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漫谈弹性工作制

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

一、弹性工作制的概念和分类

弹性工作制是指在完成规定的工作任务或固定的工作时间长度的前提下,员工可以灵活地、自主地选择工作的具体时间安排,以代替统一、固定的上下班时间的制度.

目前,弹性工作制主要有三种形式:

一是核心时间与弹性时间结合制,一天的工作时间由核心工作时间和环绕两头的弹性工作时间所组成.核心工作时间是指每天某几个小时所有员工必须到班的时间,弹性时间是指员工可以在这部分时间内自由选定上下班的时间.例如某公司规定每天工作时间为8小时,不算1小时的午餐休息时间,核心工作时间可以由上午9时到下午3时,而办公室实际开放时间为上午6时到下午6时,在核心工作时间内,所有员工都要求来到工作岗位,但在这个核心区段前后的弹性时间内,员工可以任选其中的3个小时工作.

二是成果中心制,公司对职工的劳动只考核其成果,不规定具体时间,只要在所要求的期限内按质量完成任务就照付薪酬.如美国技标互运媒体公司就允许其200多名员工在完成当天任务的情况下自选选择上班时间.

三是紧缩工作时间制,员工可以将一个星期内的工作压缩在两三天完成,剩余时间由自己处理.如微软公司要求的是完成工作,而非工作时间的长短,员工可自由选择一天中上班时间和一周的上班几天.

二、实行弹性工作制的好处和条件

实行弹性工作制,能让员工自己管理上班时间,给员工带来的好处是显而易见的.一方面适度的工作弹性,可以使员工灵活地处理个人生活和工作间的关系,更好地安排家庭生活和业余爱好,赢得更多可自由支配的时间,同时员工对工作时间有了一定的自主权,上下班可避免时间统一而造成的交通拥挤,免除了因担心迟到或缺勤所造成的紧张感,可以按照自己的方式和节奏进行工作;另一方面,由于员工感到个人的权益得到了尊重,满足了社交和尊重等高层次的需要,因而产生责任感,提高了工作满意度和士气.

但弹性工作制也有自身的一些条件限制.首先必须能进行精确的个体工作绩效(质量、数量)的考核;其次,企业的生产工艺流程和技术规范应允许该工作实行弹性工作制;第三,企业需具有较严密的管理规章制度,并保证各个轮班时间段有一定的具有特殊技能或知识的人才在场,以避免工作轮班发生混乱,也更便于管理人员进行计划和控制工作;第四,各级企业管理人员,包括基层管理人员均需具有较高的管理水平,而且支持这一变革措施;最后,职工对这一制度有足够的认识、理解与支持.如果不满足这些条件而盲目推行弹性工作制就会造成工作中不必要的混乱,导致工作效率的下降.

特别是在目前的中国国情下,推行弹性工作制要格外注意,因为:首先,目前国内企业仍以传统制造行业为主,对于在生产、装配等流水线上的工作人员是不允许采用弹性工作制的;而机关政府等传统企事业单位的工作环境同样不适合这种工作制度,这些人的工作都与组织内外的其他人有关联,弹性工作制通常就不是可行方案.其次,弹性工作制归根结底是一种以人为本的管理理念在做支撑,而目前国内的大多数企业的管理者还很难真正做到"以人为本",且人才市场供大于求的局面也使得一般企业觉得没有必要去"迎合"员工的需要.再者,中国企业的管理者和普通员工的职业化程度有待提高,诚信意识有待进一步加强,这些都制约弹性工作制发展.

三、实施弹性工作制需要注意的几个地方

(一)保持畅通高效的沟通渠道

不管采取何种方式,"沟通"无疑是实施弹性工作制最重要的一环.尤其每个人工作不在同一时间,对于所谓"责任"的定义就必须更清楚.

现在电子、网络虽然很发达,但是你却看不到人与人面对面沟通时,可能反映出的态度和表情,这些隐藏性因素对于主管的决策往往也很重要.

虽然通过E-mail的文字沟通,有时候可以抵减一些人际沟通时可能会产生的负面情绪,但真正重要的不是沟通工具的便利性,而是每个人在弹性的工作环境里,对于工作规划的前提与目标是否都清楚地接收到.
因此除了善用便利的电子邮件外,部门内也一定要有彼此分享的共同时间.尤其对主管来说,一定要在共同时间内,对所有成员状况都有很好的掌握与分享,这样员工之间才不会有认知上的落差.

(二)建立自律,务实的企业文化

在弹性工作制度下,如果要兼顾纪律与效率,最好的方式有时未必是另订一套严格的规范,而是在公司内部形成一种"自律"文化,透过文化去影响、约束员工的行为最有效.通常越是在人才竞争激烈的环境里,"自律行为"就越比设计任何防范制度有效.

虽然弹性工作制是基于人性化的考量,容许员工的工作模式有差异,但是公司运作毕竟还是要有纪律维持,如若规范不清楚,就容易形成部门之间产生过大的管理差异.此时,身为主管,最好也要有一套标准,尤其是人事主管,更要去清楚定义弹性工作的范围,并提醒主管,不要让公司部门内有太大的差异.

(三)保持制度实施的一致性,忌讳摇摆不定

对主管来说,在管理上要切忌"时紧时松"的态度,因为自由的弹性往往会"一放难收"如果真的碰到非要采取紧缩的管理政策时,主管一定要在沟通上有所准备,尤其在主观的想要"导正"员工行为前,这个过程非常重要.千万不要光有想法或听到别人给的意见,就武断地公布新规定.多与员工沟通新的想法,听听他们的意见,才能让新政策落实的机会增加.其实现在年轻的员工,只要你把新制度后面的道理解释清楚了,对于新的管理想法,接受度通常不会太低.

此外,主管也会碰到"越有能力的人意见越多"的管理难题,有时决策意见很难不受影响,因此也难免要用特殊的方式来解决,但更重要的是,公司的制度毕竟还是主体,千万不要让个人问题形成管理上的挑战.如果平日横向与直向的沟通都畅通无阻,员工反弹的声音自然会减少.

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。