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企业采购管理的四大关键点

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

我们知道采购活动通常分为几个步骤:采购计划、市场调查、货比三家、讨价还价、选择供应商、合同草签、合同审批、下单订货、货物验收、品质检验、生产反馈、货款结算。不少小企业,这一系列流程活动几乎是一人承担,责任自然也在一个人身上。

企业培训师吉宁博士认为这是非常不科学的,企业采购管理有四大关键点:

第一,流程与责任细分

生产单位下达采购计划,市场调查、货比三家由一个岗位承担;讨价还价由另一个岗位承担;选择供应商与合同草签由再由其他岗位承担;合同审批由二至三个管理岗位承担;下单订货由一个专门岗位承担;货物验收、品质检验、生产反馈本来就是不同岗位在承担。

整个采购活动仍然连贯在一起,只不过责任细分到了不同的岗位。任何一个稍具商业头脑的人都不会再去琢磨歪门邪道的事儿了,降低成本、保质保量,按合同供货就成了他唯一的选择。

第二,严格挑选采购人员

公司将采购权限下放给各生产单位,但采购人员的任用权控制在公司手上。用人单位可以提报人选,但最终是否选用,还得公司负责人说了算,防止采、用人员串通一气。在企业内部又增加了一道防火墙。

第三,严格控制采购过程

当我们将采购活动按流程细分之后,控制采购过程就变得相对简单。所有市场调查、货比三家、讨价还价的信息资料都必须按规定上报存档。合同管理、供应商管理更是只能加强,不能放松。除了货物验收、品质检验、生产反馈在时时监督采购活动成果之外,还要另设监察审计部门进行重点监控。

所有采购人员的所有采购活动都在双向监督之下。采购人员的任何不法举动都可能被及时发现。由于整个采购流程上的每一个活动都有档案记录,任何一项采购结果没有达成目的,都可以迅速查明问题出在哪一个环节,责任人基本上难逃“法眼”。

第四,采购品质决定绩效

以往采购员一人大包大揽的采购方式,由于采购员是亲信,即使采购物品出了问题,往往都是不了了之。可谓买多买少一个样,买好买坏一个样。说白了就是工资照拿,回扣照吃。现在不一样了。采购数量是采购人员计算基本工资的主要指标,但采购品质才是决定采购人员工作绩效的关键绩效指标。

比如说,绩效奖金至少占采购人员工资总额的百分之五十或更多,让采购合格率成为采购人员工资收入的决定因素。

如果对采购管理还有困惑,可以参加柳荣老师的,通过培训,学习采购方法和经验,使采购管理主管和采购人员具备应有的素质和正确工作方法等。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。