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企业培训师观点:时间管理的方法论:GTD

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

一个人之所以成功,时间管理是非常重要的关键因素,如果我们想要成功,就必须让我们的时间管理做得更好,要把时间管理好,最重要的就是做好以结果为导向的目标管理。以下为时间管理的要点。

  时间管理的要点一、时间管理心理学

  (一)心理建设:要把时间管理好,基本上要先作自我心理建设。

  (1)欲望:您要有把事情做好、时间管理好的强烈欲望;

  (2)决定:决定达成作好时间管理的目标;

  (3)操练:时间管理是一种技巧,观念与行为有一段差距,必须经常地去演练,才能养成良好的习惯;

  (4)决心:下定决心持续学习,直到能运用自如。

  (二)时间=金钱=生活:甚至於时间>金钱,即时间比金钱还重要。

   若时间管理好,才能够达到自我理想,建立自我形象,进一步提升自我价值。每个人应把自己当成一个时间管理的门外汉,而努力不断地学习。若能每天节省2小时,一周就至少能节省10小时,一年节省500小时,则生产力就能提升25%以上。每一个人皆拥有一天24小时,而成功的人单位时间之生产力则明显的较一般人高。

  (三)成就感:引起动机的关键就是成就感。要成就一件事情,一定要以目标为导向,才会把事情做好,把握「现在」,专注在「今天」,每一分每一秒都要好好把握。一位领导人物,有二个关键,第一就是工作表现,要有能力去完成工作,而非只强调其努力与否而已,第二是重视结果,凡事一定要以结果为导向,做出成果来。时间管理好,能让人更满足、更快乐、赚取更多的财富、自我价值亦更高。

  时间管理的要点二、策略性的目标设定

  (一)立定标竿、全力以赴:譬如射标,一定要有一个靶,才会射中标的。同样地,人生若没有目标,只会任由环境影响,而非自己影响环境。根据耶鲁大学研究,只有3%的学生为自己订下目标,而其他的学生则没有。经过长时间的研究指出,当初有订下目标的3%学生,其成就远超过其余97%学生的总和。

  (二)一般人不愿为自己设定目标的三个原因:

  (1)恐惧:怕万一达不到怎麽办?会有失败感;

  (2)无此意愿:为何要设定目标,每天过得好好的就可以了;

  (3)误将行动当成就:每天忙来忙去,好像很有成就感。其实行动不等於成就,有结果才算有成就,所以一定要设定成就目标。
(三)目标设定原则:

  (1)目标要具体,例如「我想要升教授、当主任、得到硕士学位」等;

  (2)目标必须是可衡量的;

  (3)目标是可能实现的;

  (4)目标是切合实际的;

  (5)一定要设定时间表。

  (四)耶鲁大学的目标设定七个步骤:

  (1)先拟出您期望达到的目标;

  (2)列出好处:您达到这目标有什麽好处?譬如您有一个目标想买房子,列出买房子对您有那些好处;

  (3)列出可能的障碍点:您要达到此目标之障碍,可能是钱不够、能力不够等,一一列举;

  (4)列出所需资讯:思索需要那些知识、协助、训练等;

  (5)列出寻求支持的对象:一般而言,很难靠自己一个人即能达到目标,所以应将寻求支持的对象亦一并列出;

  (6)订定行动计画:一定要有一个行动计画;

  (7)订定达成目标的期限。

  (五)立定标竿的四个步骤:

  (1)消除恐惧:不要担心失败,立定目标是必须的;

  (2)认同每个人一定要有「目标」这个想法;

  (3)完成耶鲁大学七步骤;

  (4)坚持目标:若不坚持,任由挫折、打击所摆布因而放弃,则永远达不到预定的目标。一位希望追求成功的人须能坚持、决不放弃,才会成功地达到目标,例如爱迪生不断地尝试及坚持,终於达成目标。

  (六)目标管理:一个人需要在三方面设定目标:

  (1)个人和家庭:这是您生活的诱因;

  (2)职业生涯和财务目标:这是您的方法;

  (3)个人发展和专业发展:这是您的成果。
(七)目标设定的步骤:

  (1)写下目标:通常用想的还是不够,一定要写下您的目标,才能加深印象,进入我们的潜意识;

  (2)设定优先顺序:目标可能有很多,一定要排定其优先顺序;

  (3)拟定计划:依据目标之优先顺序拟定计划;

  (4)对计划设定优先等级和先後顺序;

  (5)排定时程表;

  (6)确实做、马上做。

  (八)策略性的目标设定:

  (1)您需要有六个月、一年、三年、五年、十年以及一生的目标:甚至於想好将来自己的墓碑上要刻那些字,这是一生的目标;

  (2)除掉障碍;

  (3)寻求合作;

  (4)充实知识;

  (5)决定关键步骤;

  (6)人类因梦想而伟大:作伟大的梦、并使它们实现;

  (7)每天早上重写一遍您的目标,每天晚上审查这些目标:每天如此做,这样才会进到我们的潜意识。

  时间管理的要点三、设定优先次序

  (一)每个人每天都有非常多的事情要做,为有效时间管理一定要设定其优先次序;会设定优先次序是快速晋升职位者的人格特质;

  (二)根据柏拉度80/20定律:在日常工作中,有20%之事情可决定80%的成果;

  (三)目标须与人生、事业之价值观相互符合:如此才不致浪费力气;

  (四)发展专长,从事高价值的活动:无益身心之低价值活动,会腐蚀我们的精力与精神尽量不要去做;

  (五)要设定优先顺序,将事情依紧急、不紧急以及重要、不重要分为四大类,一般人每天习惯於应付很多紧急且重要的事,但接下来会去做一些看来紧急其实不太重要的事,整天不知在忙什麽。其实最重要的是要去做重要但是看起来不紧急的事,例如读书、进修等,若您不优先去做,则您人生远大的目标将不易达成。设定优先次序,可将事情区分为五类:A=必须做的事情;B=应该做的事情;C=量力而为的事情;D=可以委托别人去做的事情;E=应该删除的工作。最好大部份的时间都在做A类及B类的事。时间应如何运用才最有价值?一个重要的观念是要做对及重要的事情,而不是把事情做对!一般人的习惯是不管所做的事情是否正确,只知一味的去做,这样是不对的。惟有努力去做「对」的事情才会有高产能,要有勇敢的特质,拒绝不重要的事,来者不拒是不好的。忘掉过去种种,而努力未来。专注於目前有什麽机会上,努力去把握,要有时间的远景。真正的成功本身是一种态度,亦即要有成功的意念、欲望、决心,每天要有足够的时间来做重要的事。
时间管理的要点四、规划与组织

  (一)保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次,经手五、六次才完成就很浪费时间,尽可能一次就把它做完,凡事若能预作准备,则才能有效地掌握时间。

  (二)文件处理流程:

  (1)投掷:将不用的资料丢掉;

  (2)转手:将资料转交给别人去做;

  (3)行动:重要的事情一定要马上去做;

  (4)归档:有使用价值且重要者才归档,根据统计约80%-90%的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案,就是不好的档案系统,所以一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。

  (三)成功的关键:

  (1)有毅力、耐心的持续工作,直到完成;

  (2)做完工作,给自己适度的报酬与奖励;

  (3)花1分钟时间规划,可节省4分钟的执行时间;

  (4)有组织的档案系统;

  (5)重视规划:善於利用内在及外在的巅峰时刻:内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情;外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段;

  (6)列出工作清单;

  (7)善用百分之三十定律:一般人完成工作所需要的时间通常会超出您所预定时间的30%以上;

  (8)善加规划能减轻压力;

  (9)练习会导致完美;

  (10)不要制造藉口,要妥订计画将工作完成。

  时间管理的要点五、提升生产力

  (一)一般人只用50%的能力工作;一分耕耘一分收获,牢记播种与收割定律;

  (二)养成环境及桌面整洁的习惯;专注工作的焦点,专心工作;

  (三)用一整段的时间工作,找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间,来做重要的事;
(四)要有坚忍的毅力,一气呵成;一次处理完成,才不会浪费时间;

(五)工作中断时,要有“回去工作”的驱动力;

(六)要有完成工作、结束工作的强制力:不要每件事都只作一半而无结果;

(七)维持高生产力的肢体语言:坐正挺胸,做出很有精神的样子,如此生产力自然会提升;

  (八)集中能力於自己的优点上,发挥自己的专长;

  (九)设定完成工作的期限;

  (十)达成对别人的承诺。

  时间管理的要点六、有效的专案管理

  (一)当在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时,可能会被指派更多的工作,有效的专案管理(组织和执行能力)将是成功的关键,其内容包括(1)多重的工作计画:若您越能做多重的工作计画,即代表您的能力越强;(2)规画和组织:事先一定要有很好的规画及组织;(3)定义理想的结果:譬如您希望届时会有署长、处长等人之莅临及热闹场面等的理想成果;(4)设定完成期限:任何事情一定要设定一个期限来完成它;(5)列出完整的工作清单;(6)判定限制的步骤:看看那些事情会影响结果,想办法解决;(7)多重工作计画的管理可依循序法或并行法进行;(8)指派和授权:事情实在太多,不可能自己一个人完全承担,有些事情一定要指派给别人;(9)检核:当事情指派给别人时,一定要记得做检核的动作,检视对方是否有依照自己的理想去做;(10)风险预估和替代方案:要评估风险,若失败的话是否有其它方案可以替代。

  (二)墨非定律:

  (1)凡是可能出错的都会出错;

  (2)每次出错的时候,总是在最不可能出错的地方;

  (3)不论您估算多少时间,计画的完成都会超出期限;

  (4)不论您估算多少的开销,计画的花费都会超出预算;

  (5)您做任何事情之前,都必须先做一些准备的工作。

  (三)崔西定律:

  (1)任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比:例如完成一件工作有3个执行步骤,则此工作的困难度是9,而完成另一工作有5个执行步骤,则此工作的困难度是25,所以必须要简化工作流程;(2)简化工作是所有成功主管的共同特质,工作愈简化,愈不会出问题。

  时间管理的要点七、消除时间杀手

  所谓时间杀手就是浪费时间的事情,如:(1)电话干扰:一般人在接电话後习惯聊天一阵子,这样很浪费时间;(2)开会:不重要的会尽量不要召开,开会一定要准时开始及结束,要好好地计划,才不会浪费时间;(3)不速之客:临时有人敲门拜访,一闲聊就花掉数十分钟,所以尽量花费数分钟即结束;(4)救火:即总是在做应急的事情;(5)拖延的习惯;(6)犹豫不决;(7)过度承诺;(8)个人组织能力不佳;(9)缺乏目标;(10)缺乏优先等级;(11)缺乏完成期限;(12)授权能力不佳;(13)权力或责任界定不清;(14)缺乏所需资源。若要消除时间杀手,您一定要厘清工作的重点:把工作重点拟出来,然後作出抉择。通常自己就是时间杀手,要设法控制自己。

  时间管理的要点八、克服拖延的习惯

  (1)要有良好的组织;(2)由重要的事情开始著手工作;(3)建立一个报酬时间表;(4)培养紧急的意识;(5)以快节奏工作;(6)一旦开始,不要停止;(7)订出一段特定的时间工作;(8)从最糟的事情开始;(9)详细的计划;(10)不可找藉口;(11)设定截止期限。九、授权与沟通(1)工作时间中有75%的时间是花在与人沟通上;(2)在世界上最浪费时间的,就是不良的人际关系;(3)在职业生活中您是否成功,百分之84决定於您如何有效地与别人沟通;(4)每一次沟通的破裂,都发生於意见表达不明确;(5)不良授权是浪费时间的主要因素;(6)您与上司的沟通,要弄清楚您要去沟通什麽?(7)要使自己成为解决方法导向的人;(8)要将可能交办出去的工作授权出来;(9)要教导您的部属,如何做您所交办的工作;(10)要向外界争取资源协助您。十、时间管理哲学(1)培养个人的时间管理哲学;(2)要有远大的眼光;(3)要有延後满足的能力;(4)培养个人的特质,在行动中自我操练;(5)学习微视,以每分钟来衡量时间;(6)学习如何说“不”;(7)要记住时间等於金钱;(8)要以每小时的工资为基础,来衡量每一件您被期待去做的事;(9)完成较高价值的工作;(10)时间管理是一生的技巧;(11)以榜样去引导您的部属;(12)平衡与适度:放轻松、要休假和运动;(13)确定您的目标与价值一致;(14)定期健康检查;(15)吃清淡的食物;(16)下定决心活到100岁。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。