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企业培训师观点:加强项目管理提升竞争力

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

在过去的采访中,越来越多做IT项目的经理们诉苦说,其实软件的实施到最后就是一种服务,而可怕的是,越来越多的项目到最终总是难以收尾.结果常常是,一个项目让一批项目组人员”陷”了进去而无法抽身,不仅大大提升了成本,而且降低了企业用户的满意度。

  很明显,这样的例子常常是因为对项目的进度缺乏把握,或者对项目定义不清所致.国内最大的ISV之一的中创软件董事长兼董事长景新海在接受采访时表示,他今年考察了一些印度的软件企业,发现这些企业的发展之快的确有点出人意料.他们突出的特点是管理能力强,几家大ISV软件项目按合同完成率高达96%以上,其中一家名为Wipro的企业甚至达到了99.3%.而麦肯锡公司不久前的一项调查表明,全球软件开发项目中只有16%能按计划完成。

ISV的基本功

景新海在中创软件的项目管理上,总结出一些心得.在实施一些IT项目时,企业项目管理主要遵循三个基本原则:开放的心态、不断地学习、坚持到底,其中最重要的就是勇于实践.在实施企业项目管理时,强调一切面向客户,在企业组织结构设计、客户需求挖掘以及工具使用等方面进行面向客户的全方位调整。

第一是建立高度扁平化的组织结构.项目实施过程应该是一个使客户满意的过程.在这个过程中,要与客户保持充分沟通,以深化对客户需求的理解,获得客户的支持.为此公司打破了传统金字塔式的职能管理模式,建立起高度扁平化的企业组织结构,拉近了开发与市场的距离。

第二是实现互动式需求挖掘.项目的需求就是客户的需求,它应包括客户的现实需求和潜在需求.在项目管理过程中,有一些项目虽然如期完成了,费用控制得也比较好,项目产品的性能指标也达到了,然而用户并不真正满意.充分理解、挖掘客户需求是项目成功的关键一环.因此,企业应该密切关注世界信息技术的最新动态,特别要注意研究行业和客户需求的最新发展。

第三是建立了企业内部的”数字神经系统”.企业项目管理是复杂的,需要现代化的管理手段.数字神经系统实现了信息高度共享和资源动态调配,初步实现了零距离沟通、零时差管理和网上办公,为项目管理的实施提供了强大的支持。

对于国内软件来说,企业项目管理要解决实际问题

提升竞争力,最重要的还是切实加强项目管理,把项目管理理论扎扎实实落实到实践中去,切实提升对客户需求的分析能力,提升对工作目标的细化分解能力,提升对开发项目时间、质量、成本的控制能力,提升对市场机遇的捕捉能力。

一是项目定义中的问题.如何合理地定义客户需求,明确项目范围,是实施项目管理面临的首要问题.客户与软件企业之间具有很强的互动性,与客户充分沟通,共同进行充分挖掘,才能真正贴近客户的需求。

二是项目组织实施中的问题.软件行业是一个高智力密集型行业,也是一个比较浮燥的行业,不仅使项目资源调度复杂化,而且会影响到项目的实施进度.而项目组织实施过程中,还不可避免地存在着功能型部门与项目团队的冲突、知识员工的个性化与团队运行模式的冲突等,这也是项目实施过程中必须考虑的。

三是项目控制中的问题.软件在项目实施全过程中,企业需要与客户、合作伙伴进行充分沟通与交流,严格保证和控制各项里程碑的完成时间.其中任何一个环节、任何一个里程碑出现问题,都会影响到整个项目的进程.另外,在软件项目管理中,常常会面临应用技术、业务需求等方面的变化,这也增加了项目控制的难度。
四是项目评价中的问题.项目评价有两个方面,一是评价项目,由于IT项目客户需求难以定义清晰,导致项目范围模糊,这给合理地评价项目带来了困难;二是评价项目成员,对于IT项目来说,项目员工具有较强的个性,渴望价值创造与自我实现,如何做到公正、客观、量化地评价员工的价值,也是IT项目管理的难点。

在实施IT项目时,在企业项目管理中只有正视这些问题,并切实致力于解决这些问题,才有可能形成真正的核心竞争力。

项目管理的步骤

为了在商业竞争中获得成功,经理人必须在预算内按时完成任务.项目就是一系列活动的集合,这些活动都是围绕一个特定的目标,并在一定的预算和时间内进行.在当今的竞争性商业环境下,采用一种柔性的、能适应客户需求变化的方法至关重要。

在实施一个IT服务项目的时候,项目经理应该遵循一定的项目管理方法,克服实施中的困难,跟踪任务的进展,并适应不断的变化.从长远来看,成功地实施一些管理方法,有助于节省时间和工作量,减少失败的风险。

在实施一个项目的时候,总是有一定的规律可循.作为一名经理人,在实施项目时可以参照以下的步骤。

1、定义一个项目,确立项目的关键点。

2、考查团队关键角色,谁是赞助人、谁是项目经理、谁是核心成员、客户,供应商有哪些?

3、确保所有人都明确项目的目标,识别项目的成功要素;此时,制定一个详尽的项目计划至关重要,包括对目标、活动、资源需求和进度进行安排,这可以对项目起到指导作用.而且,由于环境和用户的IT需求常常会改变,所以不能拘泥于原有的计划.如果要完成计划,项目经理就必须有效预见、识别变化的时机,并有效评价变化造成的影响。

在IT的项目中,用户的需求往往在项目的起步阶段不甚明确,常常是随着项目的进展,随着对项目了解的深入,产生出更多的需求;而且,如果一个IT项目实施时间超过一定时间的话,往往会由于技术的进步而产生更加符合时代发展的最新需求.所以,特别需要项目经理能够及时对项目计划进行调整,以适应用户的需求。

4、确立项目阶段.项目一般都有五个阶段:启动、计划、激励、监督、结束。

在IT服务项目中,一个项目的结束并不意味着实施方和用户的关系告一段落.在许多项目中,往往在项目结束后,用户又希望”上马”更多的功能模块,此时,就需要项目经理能够继续跟进客户,发掘用户的需求,从而诞生新的项目。

5、可行性检查.在这个阶段,项目管理组织者必须同时分析出项目的驱动力和项目阻力,制定出合理的激励和管理政策。

另外,在同时管理几个IT项目时,为保证资源、时间的合理分配,必须评估哪个项目对组织最重要,区分项目的优先次序。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。