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企业培训师观点:构造设计院基于项目管理的组织结构

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

专业模式和综合模式是设计院现行的两种非彼即此的组织模式。实践中,很多设计院从初期的专业模式变革到综合模式,现在,又有很多设计院再次回到专业模式,同时,还有为数众多的设计院仍处于痛苦的两难选择之中。两种组织模式分别存在严重的实践缺陷,使设计院在两种组织模式间摇摆,难以走出组织模式设计的困境。上海复斯管理咨询公司根据长期的实践经验研究认为,设计院只有完善项目管理,并在此基础上构造专业矩阵制结构或超矩阵制组织结构,才能真正解决设计院在组织模式设计中遇到的问题,步入设计院组织发展的良性轨道。

  一、设计院现行组织模式及其缺陷

  专业模式和综合模式是设计院现行的两种基本组织模式。本质上,专业模式是直线职能制组织结构在设计院的具体表现,综合模式是事业部制组织结构在设计院的具体表现。

  在专业模式下,专业生产资源按专业集中配置在各个专业所(或专业处),管理资源集中配置在院级职能部门,由院级职能部门完成项目管理——从编制生产计划,到组织落实、专业协调和监督检查,由各专业所(或专业处)按院生产作业计划要求完成本专业的设计生产任务;在综合模式下,各专业生产资源按各业务需要,分散配置到不同的二级综合院内,管理资源也根据各业务需要分散配置到二级综合院中,由各二级综合院负责本院内所有项目的计划管理,并由二级综合院内的各专业生产资源完成自身的项目生产任务。

  由于两种组织模式在资源配置方式上的差异,导致这两种组织模式优缺点的差异。生产资源按专业集中配置,有利于形成各专业的规模经济,各专业的生产能力较高;管理资源分散配置到各二级综合院,从理论上说,就是对二级综合院进行管理分权和业务类型管理的专业化,即“管理分工”,如同“劳动分工”可以提升劳动效率的道理一样,管理分工可以提升管理能力,使得设计院业务管理能力(包括经营能力和生产管理能力)较高。因此,对于一个既定的设计院而言,专业模式的优点在于其较高的专业生产能力,缺点在于其较低的业务管理能力;综合模式的优缺点与专业模式相反:业务管理能力高而专业生产能力低。

  除此之外,两种组织模式还分别存在各自的其它缺陷,尤其是综合模式,对专业建设和技术进步的破坏性很大,目前很多采取综合模式的设计院,也已经越来越明显的感受到了这方面的问题。

  二、项目管理是走出设计院组织模式困境的基础

  从当前设计院产能和组织效率不高角度看,两种组织模式都不是很好的选择。

  对设计院而言,实际生产能力受制于两个因素:各专业生产能方和生产管理能力。如同“木桶原理”——木桶能装的水取决于木桶最低一块木板,设计院的实际生产能力取决于“产能”和“管能”中某个“短板”的水平。在专业模式和综合模式中,“专业生产能力”和“生产管理能力”好似“跷跷板”,两者呈现相互矛盾的反比例变化,结果无论采用哪种模式,始终都存在制约实际生产能力的“短板”,导致两种组织模式都不能最大程度的发挥潜在生产能力,都存在产能低、效率差的问题。

  必须改变现行的业务运行方式,才能走出设计院组织模式的困境。集中计划管理的业务运行方式是当前许多设计院普遍采用的业务管理方式——很多设计院虽然引入了项目管理,但由于完善程度不够及组织环境的支撑性不强,导致业务管理方式的实际转变不大,最多不过是“以项目为对象”的集中计划管理而已。该管理模式主要是通过常规组织体系的行政指挥系统实现的,而、旦通过常规组织体系的行政指挥系统完成业务,则整个业务运行的实现过程必然需要行政权力作为保障,而一旦如此,则必然导致设计院在组织模式上出现困境:采用综合模式时,各个二级综合分院要想做到指挥有效,必然要求将其所需要的生产资源(专业设计生产人员)纳入其行政指挥系统内,即将生产资源分散配置到各个二级综合分院,于是专业生产规模经济必然被破坏;若采用专业模式,生产管理就必然只能由院集中进行,而不可能进行管理分权化,于是业务管理能力必然下降。

  项目管理的业务运行方式不需要大量借助常规组织的行政指挥系统,而是在项目管理制度制约下,通过项目部和内部各业务单位之间的商务关系完成项目生产工作。这样,就自然避免了“集中计划管理模式”下设计院组织模式的设计困境。在项目管理基础上,即使采用专业模式,也仍然能通过管理的专业化和分权化实现综合模式管理能力高的优点。上海复斯管理咨询公司在为机械部二院、铁道部第三勘察设计院等的管理咨询中,通过引入和完善项目管理,并在此基础上进行相应的组织设计,很好的破解了设计院组织设计的困境,既保证了设计资源按专业配置的专业模式的优点,又实现了对综合模式优势内容的兼容性设计。

三、建立专业矩阵制结构和超矩阵制组织结构

  项目管理的良好运行离不开所在的组织环境——组织结构、收入分配和业绩考评体系等,为此,设计院需要对整体的组织结构和相关制度进行变革。

  根据上海复斯管理咨询公司的研究,业务类型单一的小型设计院和业务类型多元的大型设计院,在组织结构的设计上有不同的取向;对于业务类型单一的小型设计院,应建立专业矩阵制结构,即在专业模式基础上建立专业项目管理部门,完善业务管理部门不够专业化的现行矩阵制结构。这种模式的组织结构是由专业所(室或处)加院专业项目管理部门组成。在对院业务管理部门进行整合和专业化设置时,应根据项目管理的成熟程度和院业务量的大小,掌握专业化的精度,合理设置项目经营部门、项目管理部门和各类项目控制部门等。

  对于业务类型多元的大型设计院,如铁道部的四个大型设计院,人数都在三干人以上,业务类型涉及传统的铁路设计和新发展起来的城市轨道交通设计和公路设计等。这样的设计院适合构造“超矩阵制”组织结构。超矩阵组织结构是上海复斯管理咨询公司为大型设计院管理咨询过程中创新出来的,整体构架由“专业所(处)+业务管理单元+院职能管理部门”组成。业务管理单元可以继续称分院,但其资源构成和功能不同于原综合性分院。首先,它的资源构成中不包括设计资源,所有的设计资源都集中配置专业所(处)中,所配置的全部是项目管理资源;其次,它的功能不包括设计生产功能,而仅是生产管理功能和部门经营管理功能。不同类型的业务,由不同的业务管理单元指派项目经理和设计经理,并通过特定的资源提出和确认程序,由院级管理部门负责落实完成项目部的组建;组建后的项目部(组),在相应的业务管理单元的控制和协调下完成全部生产任务;项目部(组)和业务管理单元协调失灵时,由院级管理部门负责协调,并依据最后的责任认定裁决对相关部门的制度处罚。

  无论是建立专业矩阵制结构,还是构造超矩阵组织结构;都需要同时在预算管理体系、业务管理制度、项目的收入分配制度和业绩考评制度等方面上作出配套性的变革,以实现组织管理模式的整体变革,否则,结构本身不过徒有形式而已。

  需要强调的是,项目管理是专业矩阵制结构和超矩阵制结构建立的基础,因此,在根本上需要设计院加强对项目管理的理解,完善项目管理体系的建设,并在此基础上,根据项目大小、难易等特点,灵活选择不同的项目部(组)组织形式,运用不同的项目业务程序体系、项目专业职能管理与控制体系,和项目业绩管理体系,以实现与项目特点的最佳匹配。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。