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企业培训师观点:档案资源共建共享建设中存在的管理咨询问题

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

档案作为人类社会活动历史的伴生物,以其记录信息的原始性与真实性,成为信息大家族中的重要成员。而档案记录社会活动的广泛性,激发了现代社会对档案信息的强烈利用需求。随着网络信息技术的发展,必然要求建立与之相适应的档案信息资源开发利用方式——档案信息资源共建共享机制建设应运而生,在给档案事业带来勃勃生机的同时,也带来了严峻的挑战。尤其不容忽视的是:在档案信息资源共建共享机制建设实践中还存在着一定的问题:
  
  1、档案信息资源共建共享观念意识有待提升
  
  受传统管理模式与思维惯性的影响,相当一部分档案管理机构在档案信息资源建设与档案信息服务上还沿袭着传统的模式,“条块分割”的弊端尚未割除;档案工作人员的观念有待更新,“重藏轻用”的思想依然作祟:往往寄期望于档案信息资源共享,而不主动参与档案信息资源共建;仅关注本机关部门的档案信息资源管理,而漠视全社会的档案信息资源整合;只强调档案信息资源网络设施的投入力度,却忽视整合完善具有特色的档案信息资源,致使信息高速公路上“车少货缺”,档案信息资源共建共享机制建设面临着种种隐忧。
  
  2、档案信息资源共建共享技术手段相对落后
  
  据报道,保存大量珍贵档案文献的美国国会图书馆将馆藏的“大事材料”转换成了便于下载保存的图像、文本等形式,通过现代网络技术进行传递与交流,以满足社会利用者的多样化需求。而在我国,利用网络技术环境开展的档案信息服务方式仍然主要以馆藏介绍、目录查询等为主;馆藏档案的全息上网、档案信息的网络利用在国内较为鲜见。同国外一些国家相比,差距显得尤为突出,这说明我国目前档案信息服务的可获得性水平还有待于提升。这种现实情况,要求档案信息资源的建设方式向适应新形势需要的方向发展,这无疑是对转变档案信息资源开发利用模式的一种挑战。

  国家对档案信息资源建设十分重视,已着手组织了许多研究课题推动这项工作。但是,档案信息资源共建共享缺乏国家的统筹规划和宏观调控、缺乏法律法规和管理咨询制度的保障,不同地区、不同行业内的档案信息资源共建共享机制建设缺乏全局性的发展规划,战略约束力尚显不足,致使与之相关的网络建设、理论研究、标准与规范制定、应用软件的开发与手段应用等方面都不同程度地存在着许多亟待解决的问题。
  
  3、档案信息资源共建共享标准体系建设失衡
  
  标准化是档案信息资源共建共享机制建设的生命所在,是实现档案信息资源共建共享的最具实质性意义的保障手段,必须对档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等各个方面做出统一的标准与规范,标准化是对档案信息资源各方面建设具有总揽性的前提与基础,也是最紧迫、最亟待解决的实际问题。除此,则档案信息资源共建共享建设就无法实现。但是,由于历史的原因,档案工作的标准化程度不高,从档案管理到相关信息管理软件的开发与应用,都缺乏统一的规范与标准,极大地影响到档案信息资源共建共享机制建设的健康发展。

  档案信息资源共建共享机制建设是一个规模巨大的信息系统,技术密集是其显著特征。因此,档案信息资源共建共享机制建设需要解决一系列的技术难题:如传统馆藏档案的数字化以及数字化档案信息的网上传递利用,必须应用多媒体技术、数据库技术、海量存储技术、数字通讯技术、数据加密技术、智能检索技术等等。这些技术具有复杂性、先进性,且处在不断的发展变化之中,同样对档案信息资源共建共享机制建设提出了更高的要求。
  
  4、档案信息资源共建共享网络安全存在隐患
  
  作为开放的信息交流平台,Internet的某些特殊属性对档案信息服务的安全性、可靠性带来了一定威胁。在网络环境下,影响档案信息服务安全的主要因素有三个方面:操作系统因素、硬件设备因素以及“网络黑客”因素。,其中操作系统是计算机运行的最基本的要求,实现档案信息的网上传递,首先要解决操作系统的安全问题;硬件设备对档案信息安全的影响主要来自其核心——CPU芯片的安全性,亦应引起我们的关注;“网络黑客”则是专指非法制作与传播计算机病毒或恶意攻击特定网站的人。其行为借助网络技术对档案信息资源的安全同样构成危害:存储于网络的档案信息,会因病毒的侵袭而发生严重损毁。因此,利用网络环境开展档案信息服务的安全性、可靠性问题需要我们采取必要措施,保证档案信息服务网络的安全与正常运行。并根据档案信息自身的特点与网络环境下档案信息资源整合利用的实际需要,健全相关的防火墙技术、VPN(虚拟专用网)技术、加密技术、网络病毒防治技术、跟踪检测技术以及数字档案信息资源备灾基地建设等,以切实保障网络环境下档案信息资源优化整合与开发利用的安全。

  面对档案信息资源共建共享机制建设的现状,根据社会发展需要和其他部门信息资源共建共享建设的实践经验,实现档案信息资源共建共享机制建设需采取以下措施:
  
  1、增强意识,健全档案信息资源共建共享的管理体制
  
  档案信息资源共建共享机制建设是一个统一体的两个侧面:共建是共享的物质基础和可靠保证,共享是共建的积极成果和最终归宿,两者只有相互支持和依存,才能促进社会科技进步与信息服务领域的繁荣与发展。随着信息数字化和网络化程度的不断提升,任何信息资源的重复建设将变得毫无意义。因此,每个档案工作者都应当树立科学的档案信息服务理念:档案是国家的宝贵财富,意味着它属于全体人民,应让人民无条件地加以利用,以便尽可能多地了解与使用有关社会活动的各种信息。变追求各自信息资源的完备为追求全社会信息保障体系的完备。彻底打破各自为政的局面,加强档案信息资源建设过程中的联系与合作,把建设高质量、特色化、满足用户多元化利用需求的档案信息资源“集合体”作为追求的目标,将分散的档案信息资源融入整个社会的信息资源体系之中,通过积极的档案信息资源“共建”,提升档案信息资源“共享”水平,让无限丰富的档案信息资源储备成为各项事业发展的“宝贵矿藏”。

  2、统一管理,规划档案信息资源共建共享的建设方向
  
  目前,档案信息资源共建共享机制建设尚处于探索阶段,是一个需要付出艰苦努力加以健全和完善的过程,绝不可能“毕其功于一役”地一蹴而就。因而,要科学运作、分步实施、循序渐进,积极规划制定档案信息资源共建共享机制建设的发展规划。我国档案信息资源共建共享的规模水平同美国、日本等发达国家相比,还存在着一定的差距。面对日益激烈的国际竞争,各级企业部门应高度重视并大力宣传档案信息资源共建共享机制建设的深远意义,统筹规划,制定切实可行的法律法规,并会同国家信息产业主管部门共同研究制定档案信息资源共建共享机制建设的发展规划,统一管理,统一部署,保证档案信息资源共建共享机制建设的有序进行。档案部门应该利用网络环境提供给的便利契机,本着共建共享的原则,分工协作,大力建设各级各类档案信息资源数据库,研究开发高性能的档案信息查询系统,使其适应新形势下的档案信息在线搜索与查询的需要,提升档案资源的利用效率与利用效益,适应网络环境下的快节奏、高质量、高效率的社会需要。
  
  3、坚持标准,发挥档案信息资源共建共享的整体优势
  
  标准化通常是指为获得某种最佳效益而综合科学技术与实践经验的成果,在进行充分的有效协商基础上,对具有多样性、相关性特征的重复事物,以特定方式制订形成统一规定或统一规范的全部活动过程。也是实现档案信息资源共建共享建设的技术前提。档案信息资源共建共享机制建设将在这些标准(信息加工标准、信息记录标准、信息传递标准、信息检索标准、信息处理与信息控制标准等)的制约下,以统一、规范的形式实现网络化信息交流与利用。在档案信息资源共建共享机制建设过程中必须统一标准规范,避免出现各自为政、互不兼容的现象。
  
  4、提升素质,奠定档案信息资源共建共享的人才基础
  
  在网络环境下,档案信息服务的方法、手段与模式都发生了很大变化,计算机技术、通讯技术、网络传输技术己被广泛应用于信息的采集、组织、加工等业务环节,对档案信息管理人员的知识水平、业务技能等均提出了更高的要求。许多档案信息管理人员面临着知识更新、继续教育以及优胜劣汰的压力与挑战,客观要求每一位信息服务人员都必须建立起危机意识、竞争意识、创新意识和信息意识,通过岗位练兵、自主学习、技能培训等灵活、有效的途径,不断提升和更新自身的知识结构,掌握先进的网络通讯技术、计算机技术、信息加工处理技术和一定的外语知识。以实现根据档案信息的自身特点、结合传统的档案利用工作经验,依托网络环境的优势,与计算机技术人员共同探索解决网络档案信息资源传递、交流、利用的安全性与可靠性问题,积极开展网络环境下的档案信息资源共建共享机制建设实践。在实践中锻炼、完善队伍,培养造就一大批复合型应用人才,为档案信息资源共建共享机制建设的发展与完善奠定坚实的人才基础。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。