吉宁讲师观点 / 企业培训师观点 / 企业培训师观点:管理软件:运用信息技术探索科学化审计管理

企业培训师观点:管理软件:运用信息技术探索科学化审计管理

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

我国审计机关成立二十年来,审计工作取得了很大成绩,积累了宝贵经验。但从总体上说,我国审计工作仍然处于初级阶段,与发达国家相比,我国的审计工作还存在很大的差距,尤其在审计基础工作方面存在一些问题。近来审计署下发的审计工作发展规划中提出,今后五年审计工作的总体目标是,以审计创新为动力,以提升审计成果质量为核心,以加强审计业务管理为基础,以”人、法、技”建设为保障,全面提升审计工作水平,基本实现审计工作法制化、规范化、科学化。在当前的信息环境下,开发审计项目管理软件,运用信息技术实现审计管理的科学化。

  一.开发审计项目管理系统的必要性

  (一)落实审计项目质量控制,规范审计行为,防范审计风险的重要手段

  审计质量是审计工作的生命线。李审计长指出提升审计质量一是靠审计人员的素质,更重要的是依靠审计工作的规范化。自1994年审计法颁布以来,先后发布了38项审计规范和15个审计准则,其中一部分规范对审计项目的质量控制做了详细的规定,但实际工作中,审计人员并未能严格遵守审计质量控制规范,其审计行为随意性很大,如:审计实施方案的编制前未进行系统的审前调查,审计实施方案的内容不具体,审计实施未严格遵照审计实施方案进行,审计工作底稿与其相应的审计证据关联性不够,审计工作底稿、审计证据的要素填写不规范、不完整,审计报告与审计工作底稿之间的内容不一致等等。法律的生命在于执行,在信息化条件下,将审计机关的审计质量控制规范,通过审计项目管理系统加以控制,确保了审计人员规范审计行为,提升了审计质量,防范了审计风险。

  (二)保障审计项目科学管理的重要工具

  审计项目管理主要包括审计项目计划管理、审计项目人力资源管理和审计项目信息资源管理三个方面:

  1.目前审计机关的审计项目大多是行业性审计,项目大,所涉及的内容广泛,参加的审计人员多,收集或编制的审计资料繁多,如何对审计项目科学管理变得越来越突出,在手工条件下,审计人员对这些庞大的审计项目的管理显然有些力不从心。主要表现在:审计实施方案编制不能细化,普遍存在内容不具体,审计目标不明确,针对性不强,审计重点也不突出,审计人员分工混乱,导致现场审计盲目性大。有的是先审计后补方案,有的是审计工作调整了而审计实施方案并未调整,审计计划的指导、规范和控制作用根本无法保证。利用审计项目管理系统就能很容易地实现审计项目的计划管理,为审计项目的顺利实施提供了保证。

  2.在目前审计任务繁重与审计人员力量不足之间的矛盾日益突出的情况下,审计机关领导及项目负责人更加重视对审计人员合理调配。利用该系统可以掌握各审计人员的审计成果及进度情况,并及时按照审计重点调整审计力量,使审计工作达到预期的效果。同时在目前审计工作要求规范的情况下,文档编制整理工作更加占用审计人员的大量时间,据有关部门研究显示,审计人员有超过50%的时间是耗费在制定规划、编写工作底稿、复核工作底稿及准备报告上。该系统的文档编制功能可以使审计人员提升工作效率,缓解审计任务与审计力量之间的矛盾。

  3.目前审计机关审计成果的利用效率不高,主要原因是信息渠道不畅通,审计信息资源不能有效共享。而通过审计项目管理系统,审计人员可获得自己所需要的项目信息或上报自己的审计情况;审计组长可对审计人员的审计工作进行指导、监督和协调,并掌握审计进度情况;专职复核人员和业务部门负责人可对审计项目进行监督复核;本级审计机关领导对审计项目进行查询、指导和监督。上级审计机关领导可对辖区内的审计项目进行监督检查和查询,并能便于领导掌握第一手的材料。还可对项目审计的全部资料进行归档,形成历史资料,完成信息资料的积累,便于审计机关在以后的审计中利用其成果,尤其是被审计单位连续审计时,对其以前年度审计资料的利用。

  (三)为充分利用先进的审计技术方法和工作经验提供平台

  1.手工条件下,审计项目的组织管理主要依靠项目负责人,审计项目的成功与否取决于项目负责人的经验,而在实际审计工作中各审计人员之间的业务水平又参差不齐,这也必然影响了审计项目的工作质量和效率,审计风险很高。而将某些成熟的审计程序和审计人员的先进工作经验或按照某行业的审计操作指南编制成模块在审计项目管理系统中加以运用,用于指导项目负责人组织开展审计项目,指导审计人员对具体的审计事项进行审计,一方面提升了审计工作效率,另一方面保证了审计工作质量。

  2.当前我国的审计工作也正在发生变化,由帐户基础审计向制度基础审计和风险基础审计过渡,内部控制测试、审计抽样、风险评估、计算机审计等一些先进的审计技术与方法也应在审计工作中加以应用。但在实际审计工作中除计算机审计辅助审计开发应用多一些外,其他的审计方法缺乏自觉的推广应用。究其原因,主要是审计人员对这些新的审计方法还不熟悉,其次是这些审计方法在手工条件下比较烦琐,效率不高。在审计项目管理系统中可以将这些审计方法编制成模块,按照审计实施方案中计划的审计步骤与方法,在审计实施过程中加以应用,通过审计项目管理系统可将先进的审计技术方法和工作经验与项目审计有机地结合为一体,切实提升审计工作的管理水平。

  二.设计审计项目管理软件的功能特点

  (一)全程控制,规范行为

  以审计质量控制体系为依据,将质量控制点部署于整个审计项目实施过程中,由系统自动控制或提示的方式予以实现;并通过用户权限管理,分级实施质量控制。

  (二)调控进度,整合资源

  根据审计实施方案规定的审计事项,进行分解和分配审计任务,明确审计项目进度计划,掌握实际进度,进行评估,并提示调整人员分工和项目进度。

  (三)记录轨迹,落实责任

  提供审计日记功能,与审计工作底稿、审计证据相结合,全员、全过程记录审计实施轨迹,清晰反映审计步骤和方法,落实责任。

  (四)强化复核,保证质量

  提供审计现场组长、业务部门和审计机关专职复核机构的三级复核子系统,使审计质量复核制度得以现场同步实现。

  (五)多维查询,决策支持

  提供快捷、方便、灵活的检索、查询功能,审计机关领导和业务管理部门可以对审计项目进展、审计人员工作情况进行多角度的检索、查询,及时掌握一手资料,及时监督、指导审计工作,实现审计决策支持。

  (六)统一归档,信息共享

  系统对审计项目全部资料进行管理,建立审计项目数据关联,统一打包归档,便于审计成果的利用,实现审计资料共享。

  (七)制作模板,审计指导

  根据审计操作指南及审计人员的工作经验将各行业的审计内容及其相应的审计程序与方法制成模板,以便于审计人员在以后的审计工作中加以利用,切实指导审计人员实施审计,实现具体审计目标。

  (八)提供平台,方法调用

  将内部控制测试、审计抽样、风险评估、计算机辅助审计等先进的审计技术方法编成程序,通过该系统,根据审计事项调用不同的审计技术和方法,灵活多样地实现审计目标。

  三、审计项目管理软件的主要功能

  本系统是对审计项目的整个过程进行管理,适合于审计中各种角色的审计人员的使用。系统分为三大功能块:现场审计子系统、领导查询子系统和专职复核子系统,满足不同角色的工作人员的需要。系统根据用户的角色赋予不同的权限,从而实现对系统中不同操作的限制。其主要功能介绍如下:

  (一)审计现场管理

  此项功能主要体现在现场审计管理子系统中,根据现场审计执行的每一步骤分别实现相关的功能。新建一个审计项目,录入项目的相关内容,确定审计组长及参加项目的所有人员。

  为审计项目准备资料,收集被审单位信息,确定审计重点,编制审计实施方案。另外在审计实施过程中还可以对实施方案修改以形成补充方案和修订稿。根据审计实施方案中的审计内容与重点、审计范围等信息,编制审计任务,分配审计人员,确定任务起讫日期,任务负责任人。

  任务分配完毕后,审计人员选择任务进行资料收集,必须将每天的工作记录于审计日记中,包括工作的内容,工作的方式。对当天未写日记的审计人员,系统将予以提示并提供自动生成工作日记的功能。

  审计人员将在审计实施的过程中发现与事项有关的问题及主要事实和情节记录下来,编制审计证明材料,证据管理提供添加,修改等编辑功能。

  根据系统提供工作底稿界面录入工作底稿的相关内容,并对相关内容进行控制,工作底稿管理提供查看证据,查看工作底稿内容,修改工作底稿等功能;可根据审计事项对工作底稿进行汇总。

  根据工作底稿编写汇报材料,为编制审计报告作准备;编辑审计报告;查看审计文书的执行情况及执行的相关证据,并对其行情况进行控制。

  本系统还将提供归档的资源树让工作人员选择相应的需要归档的文档和编制统计台帐。

  审计组组长和业务处长可将编写的工作底稿逐一复核,填写复核意见。

  (二)领导查询

  这项功能中主要是为领导查询项目的进展情况服务的,可根据项目的年度,行业等信息进行查询,将查询所得的项目基本情况用列表的方式体现,同时用柱状图来显示每一项目的进展情况;也可打开统计台帐的EXCEL文件查询各项定性数据,并提供根据定性内容反查相关的工作底稿,证据,附件等内容,从而实现责任源头;还可通过资源树展现当前整个项目的文档情况。

  (三)专职复核

  这项功能是单独为专职复核人员提供的一个子系统,它为审计专职复核提供了很好的管理和质量控制。

  专职复核人员检查与确认复核资料的完整性,在复核实施中的每一项复核事项都需要检索查看相关文档,包括目标落实复核﹑事项事实复核﹑结论依据复核﹑处理处罚复核和审计程序复核。

  复核结束后进行复核底稿汇总﹑复核意见书初审﹑符合意见书征求意见和复核报告修改功能。对复核意见书签署意见并审定,然后自动发送至业务部门和分管领导,最后将复核过程中编写的文档进行归档。

  (四)文档管理

  在审计过程的每一阶段都会产生各种各样的文档,若将这些文档散落在各个阶段中则显得比较杂乱。在本系统中我们采用类似于windows中资源管理器的形式,用资源树的形式来管理这些文档,该资源树囊括了审计项目中使用的的所有文档,包括从审计立项到归档过程中全部的现有文档。包括立项资料﹑审前准备资料﹑审前实施资料﹑审计终结资料﹑复核资料和其他资料。

  审前调查文档资源树用于记录审前调查需要的被审计单位信息的相关文档。归档资源树根据归档的需求,将项目文档资源树中的相应内容归入相应归档文件夹中。

  (五)系统维护

  这部分主要维护项目的一些辅助的功能与操作,包括审计机关、被审计单位、法规、用户、数据字典、文档模板等信息的维护。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。