吉宁讲师观点 / 企业培训师观点 / 企业培训师观点:公司沟通工具的演变

企业培训师观点:公司沟通工具的演变

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

来源:天下商机

  管理沟通工具,只要是用来解决无法面对面交谈这种问题的工具,都可以算成沟通工具…

  从风闻及接触到不少公司禁止员工使用MSN、QQ这类即时通讯工具,便想到这么一件事情,不知早期当电话、邮箱等沟通工具诞生时,是否某个组织内部也曾经发生过禁止使用的事情。

  管理沟通工具,我们不妨将其定义范围做一个放大,只要是用来解决无法面对面交谈这种问题的工具,都可以算成沟通工具,如果这种应用是管理方面的,则视作“管理沟通工具”。按照这样的考虑,如果追溯到更远的年代,烽火算得上较早时期的一种沟通工具,边境告急,寻求朝庭派兵增援,或国都遇袭,征诸侯兵马,秦以前,烽火扮演了重要的角色,燃起烽火则代表着兵戈、军情或某种紧急事务。即使汉以降骏马始扮演重要的交通工具,也可以说是一种重要的沟通工具,其实这时期,书信已经成为名符其实的沟通工具了,所谓“鸿雁传书”是也。

  一直到电话的发明,E_mail风縻,以至于QQ、MSN等即时通讯工具的盛行,人类的沟通工具走向多元,一方面人们面临更多的工具选择,相应地,管理沟通工具也发生了相同路径地变化,另一方面,开始淘太曾经风縻一时的众多沟通方式。

  电话兴盛的那一时期,无论是组织内部,还是组织之间的事务交流,打个电话成为首选;而紧接着邮箱很快成为一种时髦,“伊妹儿”这种称呼是其受青睐最直接的证明,于是,到处可见OUTLOOK、Foxmail及各类邮箱服务商的身影。发展到现在,即使两个相邻工位间的同事,都养成了发一封邮件沟通工作的习惯,而公司的高层向中层交待任务,中层分解目标与计划时,都喜欢采用邮件进行安排。发一封邮件,然后打个电话确认,成为最常见的现象。

  而逐渐地,可以在很多80后一代人中发现一种新的管理沟通工具,也即QQ、MSN等即时通讯工具。如果说60年代闯江湖、创事业之时,书信、电话是主流,邮件为辅,那么到70年代这个时期的商业人士,邮件则占据了一种不可替代的地位,而发展到80年代这一批伴随着QQ成长起来的年轻人,即时性的聊天工具自然而然地完成娱乐休闲生活的过渡,走入了工作时空。

  尤其是互联网的普及,网络生存相当于新生代人群的一个显著标签。如何引导IM的正确使用,及规避可能发生的大量与工作无关的聊天行为发生,应该是一种值得探究的事情。但作为一种新兴的效率颇高,并且能够节约一定成本的沟通工具,如果单一地采取禁止手段,恐非最佳策略。在笔者研究样本之一的从事企业法务外包与律师委托服务的觅法公司,对即时通讯工具的使用作了区别化处理,比如针对咨询、客服、媒介、推广、市场、联一类岗位的员开放工作时间里的MSN与QQ的使用权,对信息、产品、开发等岗位的员工则要求可安装IM,但不能一直保持登录状态,仅在必需时才能使用,而对一些没必要一定使用IM,并且涉及商业机密的岗位,则要求不能安装IM。这种差异化处理手段,倒是值得众多采用“一刀切”的公司参考。当然,由于企业所处行业、所经营业务等方面的差别,也难以等量齐观。

  作为一种从娱乐休闲走向商用的管理沟通工具,无论是QQ、MSN,还是专注于企业应用的即时通讯工具,继续电话、邮箱之后,势必将成为信息时代又一种占据主流地位的管理行为方面的直接沟通工具。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。