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企业培训师观点:项目管理五大流程

吉宁博士 2015年12月11日 企业培训师观点

来源:项目经理人联盟

  做好五方面工作,项目控制得心应手,确保项目全程成功。没有哪个项目很轻松地取得成功。但是你可以争取更大的项目成功率,靠的就是精心设计并行之有效的流程。本文探讨了防止项目偏向和失控的十大流程。
  
  只要流程界定清楚,项目经理就能保证项目的发展方向与最终目标相契合。广义而言,要掌控各种类型项目的发展,首先要关注五个要害的流程。

  一、生命周期与方法论 

  项目的生命周期与方法论,是项目的纪律,为项目开展划出了清楚的界限,以保证项目进程。生命周期主要是协调相关项目,而方法论为项目进程提供了持续稳|考试|大|一级建造师|定的方式方法。生命周期通常由项目的阶段组成(包括:开始、规划、执行/控制、完成),或由工作的重复周期构成。项目生命周期的细节一般都会随具体业务、项目、客户要求而改变。因此即使在同一个项目中,周期也会有多种可能的变化。对工作细致度、文件治理、项目交付、项目沟通的要求体现在生命周期标准和考核的方方面面。大项目的阶段一般更多更长,而小项目的阶段少,考核点也少。

  与生命周期类似,项目方法也因项目而易,细节关注程度高。产品开发项目的方法经常涉及使用何种工具或系统,以及如何使用。信息技术项目的方法包括版本控制标准、技术文档治理、系统开发的各个方面。 

  项目方法往往不是由项目团队自行确定,而由公司为所有项目设定。采用与否,其实项目团队没有太多选择。公司治理层设定的方法本身代表权威,也是你作为项目领导获得项目控制权的一个途径。考虑项目方法某方面的作用时,始终要把握其对项目人员治理的效率,即在可能出现问题的地方争取正面效应。

  二、项目定义 

  清楚的项目描述决定了你的项目控制能力,因为接下来所有工作都在描述范畴之内。不管你如何并为何要进行描述,你要对你的项|考试|大|一级建造师|目进行书面定义,让项目各方和项目组随时参考。项目定义的形式和名称各式各样,包括:项目章程、提案、项目数据表、工作报告书、项目细则。这些名称的共同点在于,项目主管方和其他相关各方面从上而下地传达了他们对项目的期待。清楚的项目定义还包括以下方面:

  项目目标陈述(一小段文字,对项目交付成果、工期、预期成本或人力进行高层次的描述)   
项目回报(包括商业案例或投资分析的回报) 
  使用中的信息或客户需求
  对项目范围进行定义,列出所有预期的项目成果 
  成本和时间预算目标 
  重大困难和假设 
  描述该项目对其他项目的依靠  
  高风险、所需的新技术、项目中的重大问题 
  
  努力将尽可能多的具体信息,囊括在项目描述或章程中,并使其在项目主管方和相关方面获得认可,进而生效。 

  三、合同与采购治理 
 
  不管你在你的组织内有多大的影响力和权力,你对受雇于其他公司的项目成员的影响会比较小。虽然不一定普遍适用,但你可以尽量不将项目工作外包,这是提升项目控制力的一个技巧。

  在考虑启用合同商或外部顾问之前,对整体采购流程进行重检。寻找有服务合同起草经验并可以帮助你的人。
  
  建立成功的外包关系需要时间和精力,这些工作要及早着手。为了不误项目工期,你要及时做到所有细节到位,所有合同及时签订。你打算外包哪部分项目交付成果,对这部分工作的细化就是你实施项目控制的着手点。记录这些细化内容、评估和接收标准、所有相关要求、必要时间规划。项目定义信息一定要包括在合同之内,相关责任及早确定。和所有你考虑到的供给商讨论这些要求,这样你的项目期望才会在各方之间明晰。
  
  四、项目规划、执行、跟踪 

  作为项目领导,通过制定有力的规划、跟踪、执行流程,你可以建立项目控制的基础。争取各方面的支持,进而在项目内全面推广。
  
  让项目组成员参与规划和跟踪活动,这可以争取大家的支持并提升积极性。睿智的项目领导往往大范围地鼓励参与,并通过流程汇聚大家的力量。当大家看到自己的努力以及对项目的贡献被肯定的时候,项目很快就从“他们的项目”变成“我们的项目”。当项目成员视项目工作为己任的时候,项目控制就会简单得多。较之于漠不关心的团队,此时的项目治理成功几率更大。运用项目治理流程也会鼓励项目成员的合作,这也让你的项目控制工作更加轻松。 

  五、变化治理

  技术性项目中问题最集中的方面就是缺少对具体变化的治理控制。要解决这个问题,需要在项目的各方面启用有效的变化治理流程。

  解决方法可以很简单,例如被项目团队、项目主办方、相关方认可的流程图。这提醒了项目人员,变化在被接受之前会进行细致地考察,并且提升了变化提案的门槛。   
  审查变化提案的时候,要注重该提案是否对变化有清楚到位的描述。假如变化提案的动因描述得不清不楚,该提案就要打回去,并且要求对变化所带来的益处进行定量评估。对于那些仅局限于技术解决方案的变化提案,要多打几个问号,因为提案人也许不能全面地判定问题。假如变化提案过多地关注问题的解决,而不注重实际问题,打回去并要求关注具体的业务形势。
  
  最后,假如不接受某变化提案,一定要做到有理有据。而且,对项目时间、成本、精力等其他相关因素所受的影响,进行合理的估计。

About 吉宁博士

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。