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企业培训师观点:生产线上主管的时间管理

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

来源:金兰盟管理网

 一个生产经理人需要进行时间管理。按重要程度和紧急程度,首先抓住既重要又紧急的事;第二是抓住非常重要,但是不紧急的事;第三才是处理紧急却不重要的事;第四是不重要且不紧急的事情,基本可以不干。而第三个紧急但不重要的事也可以委托别人干。一个主管如果能够做好时间管理,那么这个领导就能够充分利用时间,自己也不必事必躬亲地去劳碌奔忙了。紧急并且重要的任务:它们是危机任务。这些任务应具有最高的优先级,应该从现在就开始做。

  重要但不紧急的任务:它们是新的机遇。它们的优先级不是最高的,但应该在你的时间表中占重要位置。

  紧急但不重要的任务:它们是日常事务。这些任务现在需要时间,但优先级比紧急且重要的任务要低。

  既不紧急又不重要的任务:它们是杂乱琐事。你真的需要做这些事情吗?

  高效时间管理的秘密在于第2象限。如果你把精力集中于第2象限,就能掌握时间的主动权,保持生活的平衡,减少未来可能出现的危机。象星星集团的叶董事长就是一个潇洒的领导,他可以连续几个月不在公司,而公司的运转一切正常。

  总之,每个经理人应该首先做第一种,其次是第二种,第四种可以不做,对于第三种,不得不做,或分权去做。如果倒过来,就本末倒置了。

  如何作好时间管理?在有限的时间内,如何更好地利用它,也是有学问的,有效的时间利用法是:

  集中使用法。就是集中主要的时间用于从事主要的学习任务,例如集中一段时间去调研、进修,集中一段时间去写文章。在一天之中,也要集中最多和最佳的时间去做最重要的事情,而不要把整段时间干杂事。

  细水长流法。就是把每天零零星星的时间都充分利用起来,长期坚持,就积少成多,可以完成一件大事。例如每天利用上下班乘车的时间听广播或学外语,利用茶余饭后看报纸、杂志或电视,久而久之,就可大见成效。

  网络计划法。就是把很多要办的事情通过网络计划的并联和串联,使所用时间最少,办事效率最高。例如,一边乘车,一边吃早点,一边听广播,又例如,外出取牛奶,连倒垃圾带发信买菜,同一次串联办了三、四件事,大大节省了时间。

  排除干扰法。当自己正按计划进行工作时,常常会出现各种意外的干扰,如不速之客登门拜访,一个下级突然闯进办公室诉说自己的苦衷。当自己正专心致志地学习或写文章时,突然电话一个接一个地打来。对于这些干扰,要采取措施排除。例如在门口贴一个纸条,说明请勿打扰,或事先请人代接电话,除非急事,一律以后回话。

  决不负债法。坚持当日事当日毕,不要拖拉。凡事赶前不赶后,不要负债。因为时间的债务是无法偿还的。

  先进手段代用法。为了省时间,能发信息的不打电话,能打电话办的事情,就不要走路去办,能发文件的事就不要开会。

  交叉利用法。长时间进行单一内容的各种或学习,就容易产生疲劳,因此在脑力劳动后,要做些体力劳动来调节,例如先看书或写作,休息时再修剪花卉或清扫房间,一举两得。即便都是脑力劳动,也要适当更换内容,例如学校上课的课表,也不是单课独进,而是几门课交叉进行,这样的效果会更好些。这也是使用时间的卫生学。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。