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企业培训师观点:内部监控:007的企业版

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

本文出处:《快公司2.0》作者:蒋亦斌

管何种原因,卷入商业腐败的企业都会出现以下通病——效率低下、资源浪费、违纪成为潜规则。

沃尔玛启示

“我已经作神秘顾客几个月了,它是一种很好的赚取额外收入的方式。您只需扮作顾客去商店或饭店,即使不同的公司也差不多是按小时支付工资的。您需要观察您接受的服务、店内卫生等方面,然后写一个访问报告。另外,除了小时工资外,您还可以得到免费的食物或商品。您并不是公司的员工,可以算得上是一个顾问。它已经成为我的一个很好的赚钱方式”。

这是张女士给企业做神秘顾客的工作体验。

“内部监控”是企业管理非常有效的一个工具,神秘顾客就是其中一类形式,此外还有“秘密特工”、“行为监测”等。

在沃尔玛,对员工充分授权的同时,采购人员都有一个共同的意识是“不要使自己处于被怀疑的边缘”。

一位沃尔玛原采购高层说,在新员工入职的时候,公司就开始给员工制造一种紧张的气氛。如公司会告诉你在总部资产保护部有一个专门调查腐败的小组,有很多“秘密特工”,平时在公司是不露面的,谁都不知道是哪些人,但是他们可能正监视着你。

这就出现“无形胜有形”的效果,在很多企业,采购人员与客户吃饭是很平常的事,但是在沃尔玛员工都会自动避免在公司外与供应商接触。

对于快速成长企业来说,不管何种原因,卷入腐败的企业都会出现以下通病——效率低下、资源浪费、违纪成为潜规则。要保持企业高速增长,发展到一定程度建立一套“内部监控”系统是必不可少的。而新近的有关企业“内部监控”的案例和操作方式,将给快公司有益的启示。

“透明国际”的反商业贿赂报告

滋生于企业内部的各级员工腐败问题是很多企业严于防范却又颇感无奈的一个问题。非企业组织“透明国际”(TransparencyInternational)去年10月在德国布鲁塞尔发布的调查报告显示,在全世界30多个主要出口国中,印度、中国和俄罗斯的公司最常发生商业贿赂。欧盟国家中意大利商业贿赂倾向最高。而在全球商业腐败的排名中,英国排名第六,德国排第七,美国和比利时排第九,日本排名十一。然而该组织总结说,“世界出口大国的公司在全球范围内的商业腐败仍然十分普遍”,商业腐败往往难以监控,让企业防不胜防。

今年1-7月,我国通过法院处理的商业贿赂案已达4,406起。1月份,麦肯锡大中华分公司上海办公室IT部和物流部两名员工因设备采购收受贿赂被上海市公安局立案调查。8月初小肥羊香港门店采购涉嫌受贿,被香港廉政公署调查。8月底家乐福中国北区8名采购课长因受贿被警方传唤。企业采购环节中的腐败现象大量曝光,甚至一向以良好企业文化和社会责任感闻名的IBM和西门子也被曝在华业务涉嫌商业贿赂,引起各行各业对商业领域中的灰色交易,尤其是员工受贿问题的反思。

世界经济合作与开发组织(OECD)表示,制药、建筑和贸易是商业贿赂高发的重点行业,而采购、招商、工程等环节又最容易滋生腐败现象。

诱发员工腐败的原因是多样的,企业各环节缺乏相互监督制约等管理漏洞,也会为各级腐败提供土壤。
“内部监控”宝典

很多企业对员工腐败问题都进行自我监控、自我揭发,用内部监控的手段维持公司的正常运行规则,消灭潜规则,警示潜在的腐败员工。

通常而言,企业对员工的内部监控有多种形式:

1、秘密调查

(1)企业高层调查委员会的秘密调查。比如阿尔卡特公司制定了企业道德规范,分发到全球6万多员工手里,同时,他们任命高层管理人员组成道德规范委员会,还吸纳了透明国际组织法国分部的主席到这个委员会中。委员会对企业内部员工进行秘密调查。2001年,其哥斯达黎加分部的内部调查线索递交到总部,并最终把前哥斯达黎加负责人EdgarValverde送进了监狱,因为发现他及其家庭挪用公司资金。

(2)成立专门的监控部门负责调查。沃尔玛(中国)设有资产保护部,下设一个近20人的调查小组(被称为“秘密特工”)。“秘密特工”对通过各种渠道获得的腐败迹象和线索展开独立调查。他们直接向总部汇报,不受门店和其他部门的制约。他们还负责调查供货商的背景、不正常的商品价格的成因、新店建设、设备采购等成本情况。

(3)聘请调查机构或专门组织进行秘密调查。比如Outback牛排馆聘用律师调查。还有很多其他的商业腐败调查机构可以为企业提供监控员工的服务,比如神秘顾客检测协会这个机构。他们在全世界有超过150个成员,采用受过专门培训的购物者对企业的营业环境、员工服务态度、业务素质和技能、员工诚信度、商品推广情况以及产品质量等进行客观的匿名评估。电信、银行、汽车、餐饮、旅游等服务性行业都有企业在聘请他们进行匿名调查。

2、高科技手段监控

为防止员工腐败,一些企业对员工实施了高科技手段的全面监控。现在市场上有多种专门的员工电脑监管软件,可以记录企业内部各台计算机的使用情况,从技术的角度来说,公司可以随时进入员工的电子邮箱、查看电脑档案或者了解连接的时间和记录。

除电脑监管外,全球定位系统也是一种员工监控方式。去年,可口可乐公司和固特异公司给业务代表配备了安装有GPS卫星定位系统的手机,可以随时掌握其位置和动向,并通过手机传回客户名称、订货数和拜访路线。没有按照要求设置手机定位信号的,按每天500元扣除当天奖金。另外一些公司对员工的银行账户进行监测,跟踪开户及交易情况。

3、行为监测

世界经济合作与开发组织、透明国际组织等呼吁公司对员工进行细致的行为监测,包括分析测试、口头测试、问卷调查、记录核查等。

但是,很多企业的内部监控遭到了员工的质疑,质疑焦点主要集中在对个人的监控是否违反法律(个人隐私权)。比如说,固特异(中国)的手机定位系统执行后,三分之一的业务代表选择了离职。怎样才能进行有效的员工监控而又不挫伤员工的快乐呢?这恐怕是企业内部监控需要考虑的。

尾声:内部监控的“鲶鱼效应”

家乐福进入中国初期并未把反腐工作列为核心,而是充分放权,由上级评价下级。
但是现在,他们开始加强内部管控了。

对于企业来说,员工监控和财务监控、决策监控一样都是正常的企业行为,应该符合公开、公平、公正的原则。监控的主体应是企业的制度,客体应是包括老板在内的所有员工。但是,公司内部监控应该有理有度。比如事先取得被监控人同意、只在工作时间进行监控、监控结果只用于工作内容等。

内部监控对于处在商业腐败高发的公司来说,产生的“鲶鱼效应”可以激活员工的警惕感,使他们保持对腐败的谨慎态度。但是“特工”运用的多种手段应事先向员工说明,“特工”们的工作应该公正、有度,不触犯法律法规。

最后,要保证整个监控系统的有效运行,就要对违纪事件认真处理,比如沃尔玛甚至开除了接受供应商赠品笔的员工,使其他员工丝毫不敢接受不当礼物。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。