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企业培训师观点:民企建档:给自己留个“家谱”

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

本文出处:金融界

目前广东省约有20%的民营企业建立了档案工作,而档案保管比较齐全的企业约占总数的4%。

实际上大部分民营企业领导的档案意识还较薄弱。尤其是处于创业起步阶段的企业和中小企业,往往只注意抓能够直接产生经济效益的生产、经营管理和产品销售,忽略了档案在生产经营中的凭证和信息作用,忽略了对档案管理的必要投入。有一些企业领导,将档案工作简单地理解为“保密资料”的保管,认为企业无密可保,所以不需要档案管理工作。他们并不了解健全档案管理工作不仅可以保守企业的商业秘密,还可以通过开发利用档案信息资源,为企业提供强有力的信息支撑和管理支持,是推动企业发展的重要组成部分。

“建档”可增强抗风险能力

完善的档案管理,有助于保护企业知识产权和商业秘密,为企业多创名牌、专利提供保障。知识产权和商业秘密是企业生存和发展的命脉,通过建立健全知识产权与技术商贸档案的管理,能够防止商业和技术秘密泄露和流失,有效地维护和保障企业的自身利益。同时,通过完善档案工作,建立档案信息资源库,可以为企业加强技术和知识储备,为企业多创名牌、专利提供源源不断的信息保障。

同时,还有助于企业增强抵御风险的能力,维护企业经济利益和合法权益。在国际国内两个市场的激烈竞争中,企业时刻面对机遇和挑战。如何有效防范经营风险是每个企业经常碰到的问题。完善企业档案管理,将各种有价值的档案收集、保管好,可以大大增强企业抵御风险的能力,有效防范恶意欺诈,特别是在债权债务和产权的明晰方面,档案有着不可替代的依据和凭证作用,能使企业避免不必要的损失或将损失降到最低限度。中国加入WTO后,民营企业越来越多地参与国际经济合作与竞争,有更多的产品直接进入国际市场。但国外针对中国企业的反倾销、反补贴诉讼也呈逐步上升的趋势。为了有效地做好反倾销、反补贴案件应诉工作,以出口为主导的企业应全力保存好出口产品的各种档案资料,如出口产品价格、数量、成本构成、海关手续、原始票据以及有关企业状况等相关资料,作为原始、真实的依据以备仲裁。大量的事实证明,充足的档案材料,可以大大提升反倾销、反补贴应诉的胜诉率,帮助应诉企业在更多的国家取得更大的市场份额。

民企建立档案还有助于企业打造信用体系,提升企业形象。诚信是做人之本,也是办企业尤其是办“百强企业”的根本。通过整合工商登记、信贷管理、合同收付、税费缴纳、资质认证、质量管理等反映企业良好信用的档案资料,可有效地提升企业诚信度,树立良好的企业形象,促进企业发展。

“养兵千日,用兵一时”

记者从日前召开的广东省民营企业档案工作会议上了解到,目前全省约有20%的民营企业建立了档案工作,而档案保管比较齐全的企业约占总数的4%。

档案工作有“养兵千日,用兵一时”的特点。

广东中联电缆实业有限公司的领导充分认识到档案工作的这一特点,舍得在档案工作上花大力气投入,因而收到的回报也是可喜的,档案在该公司的经济建设中发挥了重要的作用,主要表现在于为企业发展服务:一是为公司对外业务提供了详细、准确的资料,例如,在对外销售业务中,公司档案室能及时向客户提供ISO证书原件,确保了销售业务的顺利完成;二是为各生产车间、班组提供各项生产和设备的数据、资料,解决了很多生产上的难题,及时为生产提供技术支持,也有效地防止了人走技术资料也被带走的现象;三是为上级经济和统计部门提供各项经济和生产活动的各项数据,为领导决策提供可靠得依据;四是解决了财务历年的凭证报表和账薄等项的数目查询,理清了历年的各项财务账目,使财务管理走向规范,从而为该公司的生产和业务往来提供了有力的保障。

广州立白企业集团有限公司董事长办档案室王立佳小姐称,企业建档可以为公司决策层做出正确决策发挥重要作用,档案室及时提供图纸档案、基建档案和市场调查资料,可以为董事会决策提供依据。而且因为经营管理和生产服务。因立白集团企业性质,经销合同、销售合同数量繁多,如客观情况发生变更后,需要对签订后的合同内容进行部分更改,这时,妥善保管的合同档案就成为合同修订的重要依据。我们在经营工作中经常会遇到商家索要各种数据、资料、产品获奖证明等来证明我们的生产能力和科技水平,这时妥善保管的档案资料就起到重要的作用。

“建档”可为企业挽回巨额损失

民营企业档案是反映企业生产、经营、科研、管理活动和企业资产、产权、资信等的真实记录,是企业适应复杂多变的市场环境、提升竞争力的信息保障,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据。

打造了“星河湾”的广州市宏宇集团在1998年初的一次经济诉讼案中,作为原告方的该公司须向法院提供有关证据的原件,但因为没有档案管理,加上有关的业务经办人员有些已离职,一时间翻遍全公司都无法找到那份原文,眼看规定举证时间就要过了,若是无法向法院出示原文,此案的输赢将大受影响,对公司将是几百万元的损失,正当大家都万分焦急的时候,最后还是一位副总从他家里找到了那份文件。虽然是虚惊一场,但经此一事,最终让公司档案管理工作步入正轨。

无独有偶,身为民营企业的珠海惠嘉运输集团有限公司的档案管理员称,几年前,集团公司因一起经济纠纷,需要搜集资料提供佐证,维护公司正当权益。这样,平时并不起眼的档案管理工作突然显得重要起来。一份资料有无存档,能否查到,竟牵涉到公司数万元的经济利益能否得到保障的问题。后来,不负众望,资料找到了,公司避免了蒙受经济损失。从那一刻起公司意识到,档案管理工作的规范和加强势在必行。同年,即正式设置了集团公司的专职档案管理部门,并配备一位具有丰富档案知识的领导人分管此项工作,档案工作也列入了企业总体发展规划,纳入分管领导及各部门责任人的岗位职责和具体档案管理工作人员的岗位责任制中。

企业档案

企业档案的涉及面很广,有行政管理、人力资源管理、财务管理等方面的,有生产技术、产品质量、科研开发等方面的,还有基本建设、设备仪器、市场营销等方面的。特别是企业的信用信息、权属凭证是企业开展生产经营活动的重要保障。

民营企业应从维护和保障自身利益出发,自觉搞好档案管理工作。当前,尤其要注重收集保管好关系企业生存与发展的专利商标、产品设计、工艺流程、工艺配方等涉及知识产权、商业秘密的档案,注重收集保管好关系企业权益的各种权属凭证和体现企业信誉的信贷、税费缴纳、质量、资产、资质、审计及合同收付等方面的档案。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。