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企业培训师观点:项目管理要注意在不同阶段的重点(四)

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

本文出处:项目经理人联盟作者:胡海林

  6、项目的质量管理知识

  项目的质量,理解为项目满足客户明确或隐含的要求的一致性程度。注意这里包括明确的要求,也包括隐含的要求。这对IT项目来说,如何满足用户隐含的质量要求,可能是IT项目质量失败的重要原因。可能所开发的系统符合需求说明中的要求,却与用户实际的要求(包含隐含的需求中),相差很大,导致不一致,结果导致IT项目的失败。

  现代质量管理经过了一个发展过程,目前已建立起相对完善的质量体系,国际组织也有相关的质量文件,以评审普通的生产质量,如ISO2000系列质量标准;对软件的生产质量,也有一些评价模型,如SQFD模型、CMM软件成熟度模型等等。其中CMM成熟度模型分成五个层次:自发的、简单的、有组织的、被管理的及适应的,分别标识为不同的级别。

  对于项目管理需要制订质量计划,并应用质量保证的工具确保质量计划的实施。在质量控制的过程中,有许多现成的工具与方法,如帕累托分析、统计抽样和标准差等。要提升项目的质量,必须在领导中形成质量意识,通过建立一个好的工作环境来提升质量,通过形成质量文化来改进质量,是全面提升项目质量管理的关键因素之一。

  在以往所经历的项目中,项目的质量管理基本上没有得到重视,公司每年都在开展QC活动,该活动的目的就是改进质量,但活动成了科技创新活动,而更多的项目实施过程中,如何开展质量管理,却未能有所体现,这也是值得探讨的问题。

  7、项目的沟通管理知识

  项目的沟通管理非常重要,对项目经理而言,就如同前线指挥需要情报管理一样,这是使整个项目组掌握项目信息,实施其他管理手段的基础,所有的控制都有基于沟通基础之上的。

  在项目的开始,需要编制沟通计划,包括什么时间、将什么内容、以什么样的格式、通过什么样的方式、向谁传递。在项目的沟通中,可以采用书面报告、口头报告或非正式的交流,各种方式有利也有弊,关键看是否有利于沟通的效果。

  沟通的复杂程度随着对象的增加而快速增加,因此要通过适当的工具和手段,使面对面的沟通控制在一定范围之内,尽量减少因无效沟通而给项目管理带来的负责影响。

  在沟通中,会议是有效形式之一。很多业务员人员喜欢通过会议,以简单的形式化的语言描述项目的进展与项目中碰到的问题,而不喜欢技术化的图表与文档。

  8、项目的风险管理知识

  当因为未能做好风险管理,导致项目的风险发生时,项目干系人将难以一下子接受风险发生的事实以及风险所带来的损失,需要用更多的时间来调整心理状态,才能恢复对项目的实施。

  项目的风险管理不仅是在项目进行过程中,有效避免风险的发生;而且能在风险发生时,帮助我们用正确的心态去面对,而不会手足无措。很多项目的失败,是因为风险发生时,对项目干系心理上造成的伤害,导致失去主观判断能力,而作出错误的决策。从这种意义上讲,项目的风险计划的制定主要是为提升项目干系人的风险意识,只要有了足够的风险意识,风险识别全面与否,在有些项目中可能重要性反而不是太明显。

  风险识别可以采用头脑风暴法、经验法则等方法,在识别这些风险因子之后,可以对这些因子加上权重,最后可以计算出项目成功的概率,并能据此决策项目是否应该开展、继续或停止。识别风险因子之后,紧接着就是制定风险应对措施。根据风险发生的概率,产生的风险成本与收益,决定相应的应对策略,如风险处理、风险接受、风险改善等等。

  实际工作中,可能识别到存在的风险,但却不能加以正确处理。风险就这样被层层传递。如因用户参与不够,导致需求不正确,进一步产生工期估计的失误,结果是计划的偏差,最后整个项目的结果产生偏差。因此,要注意从风险的源头抓起,防止风险的层层放大。

  9、项目的采购管理知识

  采购就是从外界获得产品或服务。对于IT项目而言,采购变得越来越重要。目前绝大多数的IT项目都离不开采购管理,而且很多项目的主要内容就是设备采购或咨询采购,对于企业而言,能否做好采购管理是保证项目成功的重点内容。

  有效采购管理包括以下过程:

  编制合理有效的采购计划:这是项目管理的一个重要过程,即确定项目的哪些需求可以通过采购得到更好的满足。在采购计划中,首先是决定是否需要采购、如何采购、采购什么、采购多少、何时采购等内容;

  编制询价计划:即编制报价邀请书RFQ或招标书;

  询价:进行实际询价;

  开标:评估并选择供应商;

  管理:对采购合同进行管理;

  收尾:对采购合同进行收尾。

  在整个过程中,容易忽视的两个过程,一是采购计划,二是合同收尾。采购计划的编制,是采购管理整体按需求进行的前提,如果这一步做不好,其他都是白费劲;而在采购的合同收尾过程中,最容易忘记或做不到的就是采购审计。至于供应商的选择等过程,在IT项目中,往往会过分重视技术,而忽略管理与成本。其实,管理与成本决定合同能否按期保持履行的前提。在我公司的实际情况中,一般项目以设备为主要成本时,往往就不再考虑其他内容,而仅是作为一般的设备采购,交会器材部门实施。因为不光没能做到项目管理,亦未做到采购管理,所以这类项目虽然也实施完成了,但项目的实施质量总令人不太满意。

  [结束语]

  PMP认证要求申请者必须具备的专业经历至少具有3年以上4500小时的项目管理经历。之所以有这样的要求,是因为项目管理不只是光靠读两本书,掌握几个工具的使用就能胜任的,很多知识与经验,需要在实际的项目管理实践中体会与积累。

  文章只是简单介绍了项目管理的几个概念,如果需要深入学习,还需阅读更多的资料,并在实际的项目管理中加以运用。这里,首先推荐学习美国项目管理协会编写的《项目管理知识体系指南》(AGuidetotheProjectManagementBodyofKnowlwdge),简称PMPOK,这本书介绍了通用的项目管理的知识,不过因为是指南,类似于质量标准一样的东西,阅读起来有点枯燥无味,但为了明天更好的职业,这样的付出还是值得的。期待明天会有一个新项目经理出世。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。