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企业培训师观点:如何建立高效的企业管理系统

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

企业管理系统,是企业综合运作的基础和平台。一般来说,任何企业都有自己的管理系统。其区别在于有些企业的管理系统是主动的,不断完善的,与企业实际资源相匹配的;而有些企业管理系统是杂乱的,被动的,不自觉形成的,与企业资源不匹配的。通过企业管理系统的不同,可以体现企业实际状况的不同。

  具体来说,企业管理系统是一个庞大的系统,它包含了企业生存、发展和运作的各个方面和各个层面,应该说企业的每一个微细的活动和变化,都属于企业管理系统的范畴,在现代管理学中,对其内容,很难有一个完全准确和全面的阐述。而且对于不同的标准,其内容的分类也是不同的。

  我们在现实中给各类企业做实际辅导和咨询时,通常涉及的大的方面主要包括:

  1、企业文化。这是企业管理系统的核心和基础,一切的系统运转,全部是以企业文化为基础的,这是企业管理系统的生命核心。包括企业的核心文化和部分外延文化。

  2、企业组织结构。这个内容严格说应该属于企业文化的范畴,在《企业章程》中都应该有明确的表述。但考虑到在实际过程中,企业对于《企业章程》的漠视,所以在这里专门强调”企业组织结构”。它设立的好坏,直接影响企业管理系统后面的设计。

  3、企业的各项规章制度。这是企业内部管理的法律和准绳,也是企业文化在企业管理中的现实体现。为企业管理提供了方法、原则和依据。一般企业管理制度包括:企业章程、企业财务制度、企业人事制度、企业安全制度、企业激励制度、企业处罚制度.等等,还有一些与企业相适应的细节性的制度。还包括员工手册、员工行为规范等等。

  4、企业管理流程。这是企业内部血液流动的方式,通畅而完善的流程,是企业快速发展的动力源泉。在优秀的组织结构设计的前提下,企业管理流程包括企业各种管理信息的流动方向和流动程序,企业各种单证的流动方向和流动程序,各种管理行为的流程规定,具体岗位的操作规程.等等内容,为了让企业的每个岗位都清晰该做什么?该怎么做?该找谁?该如何找?.

  其具体内容包括企业与管理、企业战略管理、市场策划与营销管理、技术引进与技术创新、生产系统管理、质量管理、人力资源管理、财务管理和企业国际化经营。

  也可以细分为:一、管理基础:1、现代企业制度;2、现代企业组织;3、现代企业经营目标;企业经营计划、决策等。二、企业战略管理。三、市场营销管理。四、技术管理。五、生产管理。六、设备管理。七、安全管理。八、环境保护管理。九、能源及节材管理。十、质量管理(包括计量管理)。十一、物流管理。十二、财务管理。十三、成本管理(有单独设立也有纳入财务管理的)。十四、信息化管理。十五、人力资源管理。十六、基建管理。十七、企业国际化经营。十八、企业文化。

  在企业管理系统中,企业战略体系像人体的大脑,是企业管理的指挥系统,包括企业的愿景、使命、目标、战略、实现战略的举措等一系列内容;组织体系像是人体的骨骼,支持企业目标的实现,包括企业的组织架构、部门的职责、汇报关系、权责体系等;制度与流程体系像人体的经络和血液,起传递命令、传递信息的作用,包括企业方方面面的制度和流程,一般来说应该包括公司治理、财务、行政、业务等方面的制度与流程;人力资源系统像人体的肌肉,是企业的运动系统,人力资源管理就是如何刺激企业中的人更好的运动,包括人力规划、职位价值、素质、招聘、薪酬、培训、考核等方面;信息系统像人的眼、耳、鼻、舌、触,通过各种渠道搜集、整理、分析市场信息、客户信息、政策信息,具体包括正式的和非正式的信息收集系统、整理系统、分析系统;企业的文化像人的气质,表现出来这个企业是干什么的,包括价值理念、行为、识别等系统以及如何实现理念、行为、识别等的措施。

  企业战略管理主要包括以下内容:

  在企业管理系统中,企业战略管理主要包括战略分析、战略规划、战略实施、战略控制四个有机的动态过程。企业战略分析是在分析企业内外部环境的基础上,认清企业发展事实基础,确定企业优势、劣势、机会与威胁,企业战略分析是战略管理的基础。企业战略规划包括企业理念,企业发展战略方向、阶段、目标、重点、措施、结构等总体战略,企业竞争、科技、营销、生产、人才、质量、信息、价格、核心能力、投融资、文化等职能战略等最后综合形成企业发展战略方案,企业战略规划是企业战略管理的核心。企业战略实施包括企业战略结构调整、企业资源战略配置、企业年度计划、企业目标管理、企业绩效管理等,企业战略实施是将企业战略规划的宏伟蓝图变成现实的过程。企业战略控制主要是随着企业战略环境的变化、企业战略规划的实施进度与成效对企业战略规划和实施方法、资源进行调整与修正。
企业行政管理包括的以下内容:

  企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理,生活福利、车辆、安全卫生等。

  1、明确岗位职责。日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作;办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管、采购以及相应制度的制定;文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理;会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作;其他事务视具体情况而定。作为行政部门就要按岗位职责明确分工,保证每项工作有人抓。

  2、加强沟通。沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。与上级沟通主要是充分领悟上级领导的意图,把握住方向,同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级,这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息,这需要较强的应变能力和组织能力。横向沟通包括公司内部相关部门和外界媒体企业机关等等。在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时,务必真诚、谦虚。与外界沟通需要较强的适应能力和自我控制能力。

  3、注重信息的收集和整理,并及时提供给经理人。信息包括企业外部信息和内部信息。外部信息具体包括:国家相关政策法规;社会习惯、风俗、时尚变化;市场需求、消费结构、消费层次的变化;竞争企业信息;科学技术发展信息;突发事件等。内部信息具体包括财务状况;生产状况;产销状况;采购、库存信息;设备的使用和管理;人才资源等。作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家企业机关相关政策和法律规定的变化。

  4、培育传播企业文化。在企业中,仅仅用薪金留人是不够的,还要用企业文化去吸引、感化人。也就是我们通常所说的人文管理。通过企业文化的建设不断促进企业的快速发展。企业文化的建设包括:(1)组织结构清晰,战略导向明确。分工明确,这是企业发展的基础。企业不仅应该有近期目标,更要有远期规划。行政管理人员应该协助企业经理人制定一个好的组织结构,并制定近、远期战略目标,从而形成一个完善的团结的团队。(2)建立完善的绩效评价标准,形成公平、竞争的平台。经理人不完全控制员工做事情的方式,而去衡量做事情的结果,使任何人员能上能下。(3)注重企业形象建设。包括物质形象和精神形象。物质形象包括司容、司貌、技术装备、产品、服务设施等。精神形象包括员工精神面貌、企业风格、人文环境等。让工作”生活化”。(4)重视人才,用企业的发展凝聚人,用榜样激励人,用员工成才教育人。企业在给员工发展空间的同时,注重提供给员工再学习机会。可以开展相应的活动让员工进行职业生涯设计,让每个员工都能对未来都充满信心,对公司有认同感和归属感。

  5、踏踏实实地去执行。在企业管理系统中,完善成熟的制度有了,既定目标有了,关键就是要做好。要做好执行需要注意:(1)什么事情该做,该怎么做。(2)如何更好更快完成该做的事情。(3)清除所有障碍。(4)形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工。只要我们把行政管理工作做到位、做深入、做细致,每个人都来参与管理,那么,企业会发展得更快,走得更远。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。