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时间管理:什么是最有效工作时间

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

为了区别,找出岗位员工有价值的工作时间,我特地加了二个字“有效”!心想,这下应该得到我想要的结果了吧。没想到调查表一收上来,我担心的情形还是出现了:90%的员工都把在企业的所有时间算成了有效工作时间。在他们看来,只要到了企业,吃饭、喝水、上厕所都是有效工作时间。就是这样时间管理的,这样的结果真让我哭笑不得。看来调查又得重做了。
到底什么时间才能算有效工作时间呢?如果不作区分,管理就不能细化,改善就无从说起。因此,我们首先得下一个定义:称职员工完成一件工作的必须时间就是有效工作时间。
  为什么要加一个“称职”来限定呢?如果一个没有经验的员工做事,别人需要三分钟完成的工作,你半天才能完成,也算有效工作时间,那企业不就亏大了?举例来说联系客户传递发货明细单,我们只能计算你打电话、发传真的时间为有效工作时间。如果你把客户的电话搞丢了,找电话号码的时间,或者电话打错了浪费的时间,或者传真机坏了的等待时间,都不能算作有效工作时间。又如库管员,我们只能计算你发货或收货的时间,以及整理货物的时间为有效工作时间,当没有收发货时,你如果坐在哪儿看天花板,或者上网聊天,是不能计算为有效工作时间的。
  还有一种情况,应公司要求加班的时间,也不等于有效工作时间。也说库管员吧,主管告诉你晚上有车货到,请你加班收货。也许你七点钟就到岗等候了,但晚上九点钟货才到厂,十点钟货才卸完。加班时间可以算你三小时,而有效工作时间只有一小时。
  这样一来,我们就应该明白,如果上班时间为八小时,通常情况下,大多数员工的有效工作时间是达不到八小时的。我们必须扣除等待、无意义的闲聊、串岗或处理个人私事的时间。为了工作的扯皮时间,也是不能计算到有效工作时间内的。
  据我个人的观察,一个员工如果能在八小时之内有效工作时间达到六小时就已经很不错了。
  如何真正了解员工的有效工作时间呢?我们不妨找几个工作比较饱满的员工做实验:让他们把每天每项工作的起始时间记录下来。告诉员工企业不是按有效工作时间计算工资,他们尽可以放心填写,谁在同一工作时间内创造的价值大或做的工作多,谁就应该受到鼓励,以后提拔干部也从效率高的员工中选拔。这样,你就可以得到比较真实的数据。
  也有的员工有良好的工作习惯写工作日志。分析员工的工作日志也能找到同类岗位员工的有效工作时间。
  把握员工有效工作时间,为改善管理做准备,是人力资源部门的基本职责,但也是被许多企业忽略的职责

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About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。