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企业培训师观点:企业合同管理的重要牲——案例分析

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

  20世纪80年代初逐步转向市场经济,合同管理由于处在起步阶段,合同的内容过于简单和粗糙,甚至有漏洞。近年来,随着企业全面走向市场,因合同管理不到位而造成的风险随之提升,教训越来越多,学费交了不少。

  企业合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化,特别要掌握对我方不利的变化,及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。切不可以为签了合同就万事大吉,把合同束之高阁,要防止由于合同管理不善而遭到的惩罚

  合同管理是企业相对应合同行为的每个阶段而进行全过程管理活动的总称。鉴于合同行为在企业经营活动中的重要地位,企业必须将合同管理作为企业内部最基本的管理重点,给予高度重视。值得注意的是,合同行为并不局限于与合同相对人签署合同这样一个静态的时间点,而是一个动态、连续的过程,包括:合同样本的制定、技术性条款的设立、合同相对人资信状况的调查、合同条款的谈判、特别条款的约定、合同的签订、合同内容的履行、争议事项的发生及解决等一系列环节。企业合同管理即是围绕这一系列具体环节而展开的风险预防和实时控制活动。

  一、合同管理案例述评

  笔者曾亲身经历过这样一个关于合同管理的案例。在本公司众多的供应商中,XX公司只是一个年供货量不到百万的c类供应商,且和本公司有2年以上的合作经历,账面欠该供应商的货款一直维持在20万左右。因本公司重点供应商的账面欠款常常在1000万以上,主要原材料的欠款也都在100万以上,因此对XX公司的日常管理,公司相关人员并未作足够的重视。

  然而就是这样的一家小供应商,在2008年经济大萧条形势下,在本公司正遭遇市场淡季,资金周转出现困难时,向其当地的法院提交了要求本公司支付全部货款和违约金的请求,其所在地法院随即冻结了本公司基本账户。本来欠债还钱,天经地义,本公司本着此原则考虑尽快设法支付其全部货款21万元,试图说服其尽快撤诉,并解封被冻结的账户。然而律师在和对方的电话商谈中发现,对方态度十分强硬,坚持要求本公司在支付其全部货款的基础上,必须支付货款违约金3.5万元及相关诉讼费用等共计2.5万元,并称只有货款和相关费用共27万元确认收到XX公司账户后,XX公司方可办理撤诉。

  公司财务部门按照公司合同惯例计算应付XX公司账面欠款的违约金不足1万元,因此对XX公司的违约金主张提出了质疑,于是,公司决定打这场官司。然而,在经过律师论证,调查了解,赴异地出庭,当庭辩解,法官调解等诸多程序之后,这件官司最终的结果是,本公司除了支付账面全部欠款21万元,还额外向对方支付了6万元的违约金及相关费用,才换回账户的解封和结案,可以说是输的损失惨重!到底是什么原因导致的呢?

  总的归纳起来,主要有以下几个要点:

  1在本公司合同管理档案中未能找到2008年与对方例行续签的经济合同。

  2 XX公司在提供给其当地法院的资料中,有一份本公司盖章的2008年与之签署的合同原件,其中在“其他约定事项”栏中有附加的手写条款为:“如果出现争议,由双方协商,协商不成的情况下,由原告方人民法院依法解决,货款延期支付,按银行贷款利率的3倍执行(300元/万阴)违约责任赔偿。”

  3 XX公司在开庭日向法官当庭提供了一份其在当地信用合作社借款借据的原始凭证,标明其年借款利率12%。(彼时银行同期借款利率是5.85%),按照此利率的3倍计算的违约利率为36%,与其合同约定的300元,万元/月相符。

  至此,案情基本明朗,XX公司显然是有备而来,而且为自己的胜诉准备了充足的法律证据,因此胜券在握。因为根据本公司负责XX公司的业务人员讲,本公司之所以没有找到2008年与XX公司签订的合同,是因为在年初办理合同续签时,业务人员按照以往与该公司签合同的惯例将合同版本拟定好经领导审批后,直接先办理了本公司合同章的签章,之后向对方寄出并要求对方盖章回寄,但此后却忘记了主动追回,导致未能拿到对方盖章确认的合同。业务人员确信,自己当时寄出的合同原件的“其他约定事项”是空白的,并未添加上述手写条款,XX公司也从未向本公司商谈过要添加如上所述的“其他约定”。很明显,XX公司按住了这份合同,表面上不伤和气,继续保持供应业务不中断,私下在合同上添加了所谓的“其他约定事项”,因为有本公司事先盖好的公章,因此添加的苛刻的违约金条款和对自己有利的管辖地无需经本公司确认,便为自己的日后诉讼设好了伏笔。

  可见合同管理在企业经营管理中的重要性。稍有不慎,就有可能使企业付出惨痛的代价。
二、合同管理的风险点

  在现代企业制度中,合同管理是企业管理中的一项重要内容,因此,从制度层面上讲,大多数企业都建立了合同管理的相关制度,比如归口管理和责任管理制度等,但是在实际执行中,还是难免这样那样的风险。合同管理中常见的风险点主要存在于以下几个方面:

  1合同签订前的准备工作做得不够。

  签订合同前如果不注意合同对方的资信审查,会导致企业遭受经济损失,严重时甚至会影响企业的正常运转或引发企业的全面亏损或破产。或者虽然前期注意了资信审查,但在过程中对对方的经营状况、财务状况等缺乏持续关注,不能及时掌握对方的资信变化信息,致使企业蒙受损失。

  2合同文本的审查不严格。

  一般说来,合同订立的双方都希望用本企业草拟的文本为合同样本,因为本企业起草的文本,基本用语,条款,格式大多对本单位有利,也较熟悉,谈判起来就方便一些。而用对方单位的文本,往往比较生疏,改动量较大。甚至有的单位故意将文本写得很长,设置了很多文字陷阱,不咬文嚼字就会导致签订不利于本企业的合同。

  3合同文本中的条款有漏洞。

  比如上述案例中,虽然本公司使用的合同文本是按照公司法律顾问设计的范本来实施的,条款中有“其他约定事项”等项目,但是为了针对不同供应商的不同需要,项目下的内容一般不固定,需要在具体谈判后根据双方的共同意见填列。但是如果没有其他约定就应该在此栏注明“此项空白”或“无其他约定”等字样,本公司正是忽略了这样的细节,拿着空白的其他约定让欺诈行为有机可趁。另外如对出现纠纷时的仲裁机关所在地的约定等,都缺乏明确的指定,导致风险加大。

  4合同章管理不严格。

  从一般意义上讲,与客户签订合同,在把握基本原则的前提下,主要以满足客户的合理要求为合同行为导向,具体表现为合同文本的使用,异地的合同谁先盖章等,而在和供应商的合作中,在供大于求的环境下,供应方是处于被动地位的。也就是说,供应商在双方谈判的合同条件下,应该先在合同上盖章后再传递给购买方,因此,上述案例中的合同章盖章程序是有疑点的,即使是需要购买方先盖章确认,也应该作为合同章管理中的一个特例来追索后续进展,如果能做到这一点,损失也是可以避免的。

  5合同档案管理不健全。

  上述案例出现时,在本公司未能找到尚在生效的经济合同,而对方却有本公司盖章的合同原件作为呈堂证供,这对合同档案管理是一个多大的讽刺!虽然这样的漏洞可以通过加强责任人追究制度予以解决,但是在实际的管理中,业务人员难免按照供应商的重要性分类来分配自己的管理精力,所以由业务人员直接追索自己负责的供应商的合同档案明显不合理。

  6合同管理的法律意识不强,对应当重视的诉讼证据重视程度不高。

  合同涉及诉讼的,并不是所有书面证据都具有法律效力。有效的证据,应当是原件的、与事实有关的、有盖章或者签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。在合同履约过程中应签证确认的没有进行签证确认,当发生纠纷时可能因无法举证而败诉。被拖欠应收款的情况出现后,由于不能及时诉诸法律,当起诉时才发现已超过了2年的诉讼时效。这些法律意识不强导致的直接后果就是企业蒙受经济损失。

  三、合同管理中的风险防范

  为了更好的防范企业合同管理风险,减少潜在的合同管理可能引起的经济损失,结合上述合同管理风险点,企业在合同管理中应做好如下几项工作:

  1建立健全合同管理制度。
  
  要使合同管理规范化、科学化、法律化,首先要从完善制度入手,制定切实可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括:合同的归口管理,合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案,法人授权委托办法,合同示范文本管理,合同专用章管理,合同履行与纠纷处理,合同定期统计与考核检查,合同管理人员培训,合同管理奖惩与挂钩考核等。建立和健全企业的合同管理制度,必须根据我国的《合同法》和相关的法规,以及企业的实际情况。企业通过建立合同管理制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

  2加强合同管理人员的培训教育,全面提升企业合同管理人员的素质,包括他们的思想水平、法制水平、文字水平和业务能力。

  有了健全的合同管理制度,只是为合同管理的风险防范创造了环境,合同管理人员的业务素质的高低以及执行力的强弱,直接影响着合同管理的质量。通过学习培训,使合同管理人员掌握了合同法律知识和签约技巧,坚持持证上岗和年检考核制度,不但增强了合同管理人员的责任感,也提升了合同法律意识。一方面,企业领导应通过公开考评和竞争招聘方式选拔优秀的人员上岗。在使用过程中坚持优胜劣汰的原则,坚持把优秀的人才放在这个岗位上。另一方面可根据企业与市场的实际,组织合同管理人员在职学习,加大智力投资。此外,建立起严格的岗位责任制。对合同管理人员明确责、权、利,建立竞争机制,对合同管理人员建立起良性激励机制。

  3从法律角度对合同管理的风险点进行严格审查和控制。
  
  企业可根据自身的规模和条件设立法律部门或者聘请法律顾问,此部门或者此岗位对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体包括对标准化合同文本的订立,合同条款的检查,违约责任的合理设定,其他合同法律风险的防范等。法律部门或者法律顾问从合同的项目论证开始,监督、检查并指导当事人资信调查,合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理等合同管理活动的全过程,预防合同纠纷的发生,减少合同纠纷中企业的损失,有效维护企业合法权益。

  4加强合同管理档案和企业合同专用章管理。

   合同档案管理是企业档案管理的一部分,同时又是合同管理工作的一部分,有的企业将合同档案交由企业经办合同的业务人员管理档案,笔者认为这种做法欠妥,首先是业务人员本身事务繁杂,对于档案管理工作要求的严谨细致等可能无法兼具;其次是按照内部控制中的牵制原则,由业务经办者负责其经办合同的档案管理并不能有效的控制漏洞。因此笔者建议合同档案应由公司设专人管理,或由合同章管理人员监管,并建立起严格的审核、登记制度和相应的管理制度,凡是经公司加盖了合同专用章的合同或其他文书都必须在公司有备案资料或登记,绝不能再出现上述本公司曾经出现的漏洞。

  5及时处理违约纠纷。

  合同关系是一种法律关系,违约行为是一种违法行为,要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。企业法律部门或法律顾问审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要。合同一旦发生违约情形,企业要区别情况,及时采用协商,仲裁或诉讼等方式,积极维护企业的合法权益,减少企业的经济损失。

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About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。