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企业培训师观点:中小企业ERP软件的实施分析

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

目前,国内中小企业已经达到4200多万户,占全国企业总数的99%以上。其中ERP系统整合了企业内部所有经营活动。调查显示,60%以上的中小企业认为ERP软件是目前企业的主要需求。与大企业相比,中小型企业在阿络安全方面通常面临的问题是预算不足,然而其对于安全性的要求往往是相同甚至更高。 

  中小企业对管理水平提升等方面的需求越来越强烈,迫切需要像ERP这种全面集成化的企业信息化解决方案来加速自身改造以提升企业的竞争力。基于此,本文就中小企业应如何实施ERP进行实证研究与分析。

  中小企业是我国国家整体经济结构的重要部分,也是经济发展的主力。世界上先进国家以及经济发展快速的国家,都非常重视中小企业的发展与壮大。在全球信息化时代,中小企业如何利用信息化的趋势来提升竞争力,进而提升我国的综合国力,不仅事关企业自身的发展,也事关我国在21世纪经济发展的未来。

  一、中小企业ERP软件描述

  中小企业ERP软件的概念最早是出现于1990年初,由美国著名的计算机技术咨询和评估集团GartnerGroupInc.在IT词汇表中(ITGlossary)中给予描述。中小企业ERP软件是在管理事务及信息集成处理的基础上,为企业作计划和决策,并提供多种模拟功能和财务决策支持系统,使之能对每天将要发生的事情进行分析;同时将设计、计划、质量管理、销售、运输等通过集成来并行地进行各种相关的作业,通过计划的及时滚动,保证这些作业顺利执行;它的财务系统也将不断地收到来自所有业务流程、分析系统和交叉功能子系统的出发信息,去监控整个业务流程,快速做出决策。
  二、中小企业ERP软件实施步骤

  成功应用ERP取决于三个方面,可形象的用以下公式表示:

  ERP应用成功=有准备的企业+合适的软件+成功的实施

  根据用友公司实施方法论及笔者亲自参加ERP项目实施的经验,总结出中小企业ERP软件实施的步骤,如下图所示。

  1.选型分析

  由于中小企业受到资金、人才等方面的约束,没有足够的资源进行自行开发为企业定制的ERP软件,一般都采用外购商业化软件的做法。选用商业化软件既可以节省时间、又能保证软件的质量,实施ERP的成功率比较高,但由于商业化软件考虑其通用性,可能无法照顾到一些企业的特殊需求,这点可以采用二次开发的方式加以解决。所以,中小企业需要根据自身的行业特点、了解自身现状及需求原因,了解自身发展前景,选择一个实用性、合理性、先进性、开放性、可靠性和经济性的ERP软件版本及模块。

  在这一阶段,应注意收集整理企业内部的抱怨及意见和各投标软件提供商的《项目建议书》、《实施报价表》、中标公司的《实施服务合同》及《工作任务书》等文档资料,一是便于企业自身学习,二是发生纠纷时用于维权。

  2.项目规划

  签订《实施服务合同》即选定了中小企业ERP软件供应商及ERP软件模块后,随即进入ERP项目的规划阶段。TY公司根据多方面的考量,最后选定了用友公司ERPU860版本中的总账模块、应收管理模块、应付管理模块、采购管理模块、销售管理模块、库存管理模块、存货核算模块及客户关系管理等模块。用友方就TY公司项目组成了软件提供方的ERP项目小组;在用友项目小组的协助下,经过TY公司董事长评选审定,组成了企业方的ERP项目小组,并亲任组长;实施顾问对双方项目小组尤其是企业项目小组成员培训讲解,内容包括ERP实施过程、方法及该项目的目标;之后在双方项目小组的多次沟通下,根据《工作任务书》编制一份《项目实施主计划书》,规划整个项目实施的方案及进程,以对项目实施进行有效的时间管理;同时,组织召开项目启动会,将中小企业ERP软件实施项目的目标、工作方式、时间安排等相关信息在TY公司内部中、高层以及部门的业务骨干中进行传达,使企业的高层乃至全体员工对项目实施的过程和方法有清楚的认识,同心协力,推进项目的实施。

  此阶段需要交付的工作文档有《项目实施主计划书》、《项目启动会议纪要》、《双方项目组成员名单及职责》和《实施方法论》等。

  3.蓝图设计

  此阶段关键任务是培训、调研及形成系统实施方案。

  用友的中小企业ERP软件提供三个月账期的试用期,以便于企业用户的培训及练习。技术顾问经过检查测试企业的硬件及网络环境后,进行安装测试软件服务器及客户机。在安装调试过程中,一个重要任务就是对企业方系统管理员进行现场培训,包括软件安装、相关数据库管理系统的操作及系统的日常维护等等,并要进行考核以确保培训效果。培训开始由用友方提供《培训计划书》,经过TY公司董事长签署后,严格按照培训计划进行。

  这个阶段需要交付的工作文档有《培训计划》、《培训总结报告》、《培训考核记录表》、《调研计划》、《需求分析报告》、《系统管理员手册》、《产品安装确认报告》、《业务解决方案》和《系统参数配置方案》等。本阶段是非常重要的阶段,关系到后续系统建设的成败,同时,在本阶段中需要提交签核的文档也特别多。

  4.系统建设

  此阶段为最后确定符合企业现状和发展需要的业务解决方案和提供静态数据的准备。首先,应根据《需求调研报告》、《需求分析报告》和《业务解决方案》的内容配置系统;其次,配合模拟数据在配置的系统上进行方案测试和解决方案调整(一次);再次,实施顾问提交TY公司董事长签署解决方案(V2.0)和客户化开发需求范围和内容。

  此阶段需要交付的工作文档有《基本确认解决方案V2.0》、《静态数据准备方案》、《测试方案》、《测试报告》、《测试案例清单》、《系统参数配置》、《测试问题记录清单》、《最终业务解决方案V3.0》、《用户标准操作手册》等等。

  5.切换准备

  此阶段的工作是完成系统切换之前的一切准备工作。包括建立保证系统稳定运行的各类制度、建立内部支持体系、进行权限规划和分配、对企业各岗位的最终用户进行培训等。

  此阶段需要交付的工作文档有《系统运行内部管理制度》、《系统内部支持体系》、《操作权限规范表》、《最终用户培训计划》、《最终用户培训考核记录》、《最终用户培训总结报告》等等。

  6.系统切换

  中小企业没有足够的硬件资源和资金积累,而且,中小企业ERP软件实施项目相对比较简单,所以一般采用直接转换法进行新旧系统的切换。静态数据转换是把前期准备好的静态数据手工录入或导入到系统中,为进行动态数据切换做准备;动态数据转换是系统切换阶段中至关重要的活动,动态数据的转换完成就标志着系统正式上线,是项目实施的一个重要里程碑。动态数据的准备、转换在系统实施中周期相对短暂,一般在4天~5天的时间就要完成转换工作,因此要求准备工作必须充分、有效。应将动态数据准备方案提前发给业务人员,提前准备旧系统的清账、存货盘点等工作。

  此阶段需要交付的工作文档有《静态数据转换计划》、《系统切换检查表》、《动态数据转换计划》、《动态数据转换方案》、《系统切换报告》等等。

  7.系统应用与维护

  此阶段是中小企业ERP软件实施成功后,交付企业正式使用、发挥效益的阶段。系统上线后,用友ERP实施顾问会对新系统进行一个月左右的现场维护。运行正常后,请TY公司董事长签署《项目验收报告》,标志TY公司项目实施完结,转为支持和维护阶段。在ERP系统上线及运行后,企业应对其进行周期性运行审查,包括改善应用效果、调整优化应用流程、提升分析水平、辅助管理评价、跟踪最新发展以及软件升级等。此外,本阶段还有一重要任务就是对ERP系统的效益进行评价。

  三、中小企业ERP软件项目实施要求

  我国的中小企业普遍存在的特点是:以民营企业为主;技术创新能力不足;缺少人才;管理水平偏低;信息化建设水平很低等。结合我国中小企业的特点,在中小企业ERP软件实施中,需注意以下的主要问题。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。