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企业培训师观点:企业管理系统中存在的隐结构探究

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

  信息是管理上的一项极为重要的资源,管理工作的成败取决于能否做出有效的决策,而决策的正确程度则在很大程度上取决于信息得质量。所以能否有效的管理信息成为企业的首要问题,管理信息系统MIS在强调管理、强调信息的现代社会中越来越得到普及。
 
  加入WTO后,中国将放开产品和服务市场,企业将面临国际和国内竞争加剧的紧迫形势。只有加快企业改革步伐,深化企业的管理,才能在新形势下实现企业的发展和提升企业的综合竞争能力。本文试就企业管理系统中存在的隐结构谈谈自己的看法。

  企业管理系统中存在隐结构

  企业管理系统,如职能结构、领导层次结构,从管理系统角度规定了人们在管理中的层次、地位、职权、义务以及相互关系。这些按行政和法律手段组建的结构称之为管理系统的显结构。它包括企业中的党、政、工、团和公司、科室、班组等,这是企业管理系统的主渠道,企业通过管理机构群体的功能,组织、领导、教育和激励职工。

  但是,企业中人与人之间在生产经营活动中表现出来的关系,并不仅限于上述的这些关系。例如一些职工由于从事某一相同的工作和工作岗位上的接近,就会形成一些其他的比较紧密的关系。又比如,一些科室中爱好和兴趣相投的人对待各种事物也会表现出相同的看法和态度等,从而形成一些各式各样的关系。这些关系并非明文规定的,而是自发形成的。由于这些关系对企业管理系统产生着一定的影响,并相对于管理系统的显结构而存在,故称为企业管理系统中的隐结构。

  由于显结构并不能穷尽企业生产经营活动中的一切复杂的管理问题,往往满足不了职工社会、心理、物质、精神和情感等多方面的需要。企业管理系统中的隐结构对企业管理系统功能发挥的影响却是客观存在的。这个问题过去未能引起我们的注意,在深化企业管理系统的今天,必须引起我们的重视。

  隐结构的利弊和特征

  要建立科学的领导体制和管理结构,采用现代化的经营管理方法,强化企业管理系统,往往会出现现代化的管理方法与传统方法相悖;建立科学的管理制度与有章不循的现象并存;职工一方面依赖于企业,另一方面又对企业不满;干群之间的融洽和对立情绪并存等等现象,这些都使企业管理系统整体功能受到影响。

  管理中隐结构的类型,大体上有以下几类:

  1.利益型。

  是以相互利用的朋友式为主要特征,或等价交换,或趋炎附势,你投之以桃、我报之以李,经济领域中的商品关系在人际关系中得到最充分的体现。

  2.爱好型。

  所谓志趣朋友,他们的思想情操,爱好一致,象棋友、牌友、花友、鱼友、球友等等,甚至还有酒友。

  3.感情型

  知心朋友,谈话投机,能相互袒露心怀,是友谊深厚的朋友。

  4.信仰型。

  即由于对某一事物的认识和观点一致,导致信仰上的一致。

  5.亲缘型。

  企业通过内招、退休顶替等途经,不少职工子女相继进入企业,还有照顾夫妻分居等因素,导致有些企业中有三代同企业、兄弟或夫妻同公司、叔侄同车间;还有的相互联姻、亲缘交叉。亲属群体是家庭延伸的扩大,是企业中归属感最强的隐形群体。企业管理系统中隐结构还存在着师徒、老同学、老同事,同乡等不同类型的群体结构形式。

  对于上述的几种不同的隐结构群体,具有以下的共同特点,主要是:规模小,群体内部较多地体现自由意志,一般没有统一的章程和纪律,也没有正规的组织活动,强调情绪和感情的融洽,有一两个核心人物在起重要的影响作用。

  隐结构的正反效应

  企业隐结构群体的效应并不是全部不利于企业的。我们把有利于企业的效应称为正效应,不利于企业甚至有害于企业的效应称为负效应。企业群体的正效应有以下几个方面:

  提供联络感情和交流思想的场所。群体与家庭都是人们表露个人感情与思想的场所,人的喜怒哀乐、是非议论,有些不在社会组织中暴露,而在群体中,人们则往往不加掩饰地流露和发泄。一方面,一些不便于在正式场合与渠道提出的意见、建议等,在群体中交换意见,往往能收到事半功倍的效果。组织领导不能解决的,朋友和同事推心置腹的一番话,倒可以顺利解决。

  提供社会援助。当某一职工遇到困难时,从政策规定上看,企业的组织和领导只能同情而无办法解决。而此时,非正式群体就可以向它的成员提供帮助和安慰,职工家庭的非借贷性的额外收入,一般常是群体中好友的馈赠(比如,婚嫁喜事,伤亡病故等)。公司里上下级之间、车间中师徒之间的良好关系,无疑对生产是有利的。

  安排余暇消遣。企业文化设施的缺陷和职工文化生活的不足,可以靠非正式群体来弥补,通过积极引导,安排高尚和健康的活动(例如:棋牌类比赛等),有利于精神文明建设。

  调节个人与企业的关系。如果企业的领导利用群体的正效应进行感情投资,群体就会把领导交办的任务作为大伙自己的事情去办,这有利于企业加强团结,干群一心。

  企业隐结构的负效应,其主要表现是:当群体的目标与组织的目标不一致时,会促使群体成员产生对抗心理。例如,在公司中发生奖金分配、人员工作安排等问题时,群体成员可能采取对抗、怠工等,假如其中有人不愿这么干,群体就会采取取笑、嘲弄、辱骂直至排挤出群体,既耽误了生产,又影响了职工之间的关系。

  在工作作风上,跟人不跟组织,喜欢搞关系学,刮“裙带风”。属于一个群体的,拉拉扯扯,互相利用。不属于一个群体的,互相指责,互相挑剔。不是以真理划线,而是以人划线、以群划线。不是任人唯贤,而是任人唯亲。参加群体的领导干部,对下不一视同仁,有亲有疏,群体里的一好百好,群体外的一无是处。

  定势的影响。由于隐结构群体的感情联系一般比较密切,所以很容易形成一致的心理状态,甚至“团结”得像一个人,产生定势的倾向。如果群体中某一人产生了逆反心理,因为定势的影响,在群体中也就容易形成共同的逆反心理状态。

  隐结构的正效应途径

  综上所述,既然企业中存在着隐结构的事实,那么,作为企业的领导者和经理人就要充分面对现实,因势利导,克服其消极作用,发挥其积极作用,共同为企业组织目标服务。

  首先,要创造一个使企业成员感到有家庭般温暖的环境。

  “家庭”对于我们东方民族来说是一个亲切而高尚的字眼,它能起到稳定社会、连接整体和积极向上的作用。隐结构群体成员在企业中感受到了家庭般的温暖、亲人般的关怀,长处有人夸,短处有人抓,难处有人帮,每个成员都是这个“家庭”中平等的一员,都是这个“家庭”的主人,“职工是企业的主人”才会名副其实,才会焕发出他们的积极性和创造性。
  其次,要用共同的价值观将隐结构群体联系在一起。

  企业的领导者和经理人要尊重群体成员的感情,体谅其困难,理解其处境,关心其追求和成长,使其感到企业是一个可亲可信、大有作为的天地。为了保证群体成员在价值观上的追求,企业还应尽可能做到:

  1.要有经济保证,使他们意识到他们所化的时间和取得的工作成果会得到合理的报酬。

  2.要有情绪保证,企业各级经理人必须成为使职工信赖的上级,而且认为他们的工作是值得去努力的目标。

  3.要重视表扬,群体成员工作得好,就应受到重视和表扬,千万不要轻视“表扬”对职工的激励作用。

  4.要发扬民主,使他们都意识到进入企业,并非放弃自己的民主权利。

  他们的意见、建议、忧虑和看法应有权向上级反映而不必担心会受到惩罚,而且,好的意见和建议还会被听取和采纳。

  第三,要善于充分发挥隐结构的积极作用。

  企业内部群体形成并发挥作用的时机往往会出现在一些关键的环节,在这些环节中,隐结构群体容易形成并显示能量,处于活跃的状态。因此,这时候就要根据具体情况,有意识地把这些群体的能量,引导到实现企业的目标上来。隐结构群体有时之所以会产生负效应,其中重要的一条原因就是纪律和法制观念淡薄,对理想缺乏追求,生活目标不明确,因此加强理解和教育尤为重要。

  企业信息管理通常是比较复杂,由于各类信息繁多难归集,利用计算机支持企业高效率完成企业信息管理,是适应现代企业制度要求,推动企业信息管理走向科学化、社会化、规范化和自动化,从而提升企业信息管理效率。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。