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企业培训师观点:为你分析中小企业管理信息化

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

创新、蜕变、进化是社会存在的永久主题,也是企业长久发展的根本导向。中国改革开放的二十几年和我国市场运行体制的发展与壮大充分表明了把握变局、与时俱进是任何事物发展的基本规律。

  中小企业管理要确保信息化建设成功,首先应准确地把握信息化需求,制订信息化规划。信息化建设需求的获取和分析是制订规划的第一步。在这个阶段,可以由企业自身,或者由专业的第三方信息化咨询公司来帮助企业,通过高层领导访谈、书面问卷调查,查阅企业有关的资料等方式,在掌握企业的战略发展思路、所处的竞争格局、IT应用现状、企业的组织结构和作业流程等情况的基础上,综合企业各方面对信息化的要求,经过一个结构化的推理过程,确定出企业的信息化需求。

  30年来,计算机信息系统在企业的应用程度和类型,经历了不同的成长阶段,在这个过程中产生了一些有影响的方案,其中主要有3个模型,即:诺兰阶段模型,厄尔阶段模型,麦克法伦(McFarlan)和麦肯尼(McKenny)的战略网格模型。

  1、诺兰阶段模型

  诺兰阶段模型是由诺兰(Nolan)于1973年首次提出信息化系统发展的阶段理论。到1980年,诺兰进一步完善该模型,把信息系统的成长过程划分为如图1所示的6个不同阶段,又称为6阶段成长模型。该模型通过一些特征识别企业信息系统的成熟度,判断企业目前信息化所处的阶段,并指出如何计划才能成功过渡到下一个成长阶段。这一模型在美国已成为200多个咨询案例的分析基础,己经整合到IBM信息系统规划中。

  第一阶段(初始阶段):初始阶段是指单位(企业、部门)购置第一台计算机,并初步开发管理应用程序。该阶段仅仅利用计算机系统对会计、薪金和付款等大量数据进行处理。我国中小企业管理大部分处于这一阶段。

  第二阶段(扩展阶段):随着计算机应用初见成效,企业的积极性得到提升,要求开发其他信息系统(管理应用程序),单位的事务处理效率有了提升。这一阶段,企业的IT应用需求很少得到关心。IT开支的预算控制和信息系统开发的管理控制水平很低。程序开发过程中开始出现技术问题,如数据冗余性、不一致性、难以共享等。

  第三阶段(控制阶段):各部门的信息应用系统不断带来新问题;计算机的数量不断增多,项目预算每年以30%~40%的比例增长,而投资收益却很不理想。随着应用经验逐渐丰富,客观上要求加强组织协调,于是就出现了由企业领导和职能部门负责人参加的领导小组,对整个企业的系统建设进行统筹规划,主要是利用数据库技术解决数据共享问题。

  第四阶段(集成阶段):为了建立集中式的数据库及能够充分利用和管理各种信息资源,在控制的基础上,引入数据通讯技术进行信息集成。

  第五阶段(数据管理阶段):对第四阶段问题的解决方法是引入合适的数据管理。数据信息不再被看成是输入或输出的信息符号,而是当成组织的资源。这一阶段的特征是产生了用于满足全组织范围需求的数据库。应用程序的开发基于对该数据库的存取。这一阶段,用户将对信息资源的整合和正确使用方法担负起更多的责任。

  第六阶段(成熟阶段):第六阶段是组织成熟的标志。“成熟”的信息系统可以满足单位中各管理层次(高层、中层、底层)的要求,信息系统已成为组织运营不可或缺的一部分。信息系统的重要性从战略意义上得到承认。信息系统的规划得到配合并实现了进一步的综合。信息主管在组织结构中获得与财务总监或人力资源总监同等的地位。

  诺兰阶段模型本身是一个描述和分析模型,用于对组织内部信息系统的发展进行进化性解释。该模型确定了一个组织达到成熟所需要经历的成长模式。每一个阶段都包含一个学习过程,每个阶段都有一定的信息化需求,不可能在成长的过程中跃过任何一个阶段。因此,诺兰模型被广泛接受。另外,该模型也被用于分析设计信息系统的规划过程。在这种情况下,组织要识别它当前所处的阶段,以了解进化到下一个阶段需要达到什么要求。这个层面上获取的需求对企业信息化建设,特别是信息化规划,有着很重要的指导意义。

  2、厄尔阶段模型

  厄尔通过对组织各成长阶段的成熟度进行研究,提出企业信息化不同成长阶段适用不同的技术,并且存在着学习效应。如图2所示的S曲线代表新技术发展的周期,随着时间和认识的突然提升可以把曲线拉向一个新的平台;进一步发展、改进的过程和更高的平台是永恒的趋势。这一模型适用于各种技术,描述了组织学习过程、技术和时间之间的关系,主要关注的是每一阶段的规划任务与目标。随着组织沿着学习曲线发展,规划的目标也随之改变。企业高层经理人认识到把信息系统的发展同业务目标关联的必要性,从而在规划过程中担任着重要角色。

  3、战略网格模型

  麦克法伦(McFarlan)和麦肯尼(McKenny)的战略网格模型法(SGM,strategicgridmodel)通过分析现行信息技术应用以及未来信息技术对企业战略影响的高低,诊断企业在当前信息技术应用状态的基础上需要调整的信息化建设战略方向等。企业通常可以纳入以下4类模型中的一类:支持型、工厂型、转换型和战略型。他们建议根据组织当前所处的类别和将来发展的可能类别制定不同的信息系统战略。

  (1)支持型:属于双低型,信息系统的角色是对企业事务处理提供支持,表明信息技术用于减少成本,只起到辅助作用,不需要太多投资。

  (2)工厂型:当前信息系统是企业组织战略规划中的一部分,虽然也使用大量信息技术,但影响不大,IT工作的重点是对当前系统的改进。

  (3)转换型:这是个过渡阶段。由于受到内部和外部的压力,企业从支持型向转换型转化。一方面,内部压力是由于对管理支持系统的信心,认识到信息技术作为战略竞争武器的益处,注意发挥信息技术的杠杆作用;另一方面,由于技术不断改进使同业竞争对手越来越多地利用信息技术。如果企业不断进行信息化战略调整,它将转入战略型,否则将转回支持型。

  (4)战略型:属双高型,表明企业需要从战略层次通过采用信息技术对信息系统进行持续改进,直到信息系统能够具备高级管理功能,换句话讲,企业的现在和将来都将离不开信息系统的支持。

  4、中小企业管理信息化需求分析

  20世纪90年代我国的中小企业管理大部分实施会计电算化,经过多年的发展,只有少部分企业建成了管理信息系统,但总体来说硬件设备安装的多,缺乏应用软件投资的思想意识;在应用方面建设了单项应用,缺乏综合的支持管理和决策系统。根据以上介绍的3种模型,我国的中小企业管理大部分处于诺兰阶段模型中第二阶段和第三阶段,即停留在“扩展阶段”和“控制阶段”之间。并且据有关学者分析,我国企业计算机管理信息系统(MIS)建设成功实施的仅占10%~20%,完全失败的约占50%,其余30%~40%只是实现了一部分,与初始设想目标相差甚远,有的甚至成为企业的包袱,使企业的经营更为艰难。

  以高科技为代表的一部分中小企业管理已经达到相当高的水准,但是,这部分企业还不到1%;大部分中小企业管理的信息化水平还处于财务管理、人事管理等初级阶段;网络的应用主要停留在获取和发布信息上,用于生产过程控制的很少;还有相当一部分中小企业管理处于单机使用的起步阶段。据有关部门统计,截至2004年上半年,国内近63%的中小企业管理还未建立自己的网站,利用互联网进行交易的中小企业管理仅占企业总数的11%。
在2001年中国加入WTO之后,企业信息化需求明显增长,即使一些以前信息化应用薄弱的行业(如服装、食品行业)、企业(如民营企业)、地区(如西部地区),也纷纷做了信息化可行性分析、规划和应用调研。当然,这里存在企业和行业组织大力推动的因素,但主要取决于企业对入世后国际竞争日益严峻这一发展趋势的清醒判断。在最近有关媒体的需求调查中,应用需求按技术领域分类为:管理系统最高,81%;电子商务24%,较以往增加;CAD20%;自动控制13%;其他20%。这表明企业对管理信息化的重视程度,对发展企业电子商务前景的乐观。

  在不同的行业中,项目分布比较均衡,轻工、纺织、建材、化工等中小企业管理相对集中,选择项目有趋同性,考虑到了自身的需求和技术的发展。从地区分布看,江苏、广东、浙江、山东等经济发达的沿海地区较集中,中西部地区则相对落后,企业信息化与所在地区经济发达程度密切相关。

  中小管理信息化需求主要内容包括:办公自动化(OA)、企业业务流程重组(BPR)、企业资源计划(ERP)、客户关系管理(CRM)、供应链管理(SCM)及物流、决策支持系统(DDS)、电子商务及协同商务和企业建模等等。

  中小企业管理信息化咨询服务需求内容包括:信息化需求分析、信息化项目选型、信息化咨询、信息化规划、项目实施服务、信息化监理、信息化评估、信息化培训、联系专家等。

  中小企业管理的信息化需求存在多样化、差异化现象。在中小企业管理中,还要具体情况具体分析。比如中型企业更重视ERP,以优化资源配置,提升管理水平和效率,加快市场反应为目标;而小型企业多以严格制度、堵塞漏洞、强化库存管理、规范业务流程、加快资金周转为目标。中小企业必须针对自身行业的特点、企业的成长阶段、企业信息化阶段模型和企业发展的战略目标,进行信息化需求分析。中小企业信息化在“政策导向、典型引路、链式推动、分步实施”的指导思想下,正进入快速建设期。随着经济全球化、制造敏捷化的发展,中小企业信息化的趋势也将体现在以下几个方面:

  (1)中小企业信息化技术向智能化、虚拟化、集成化方向发展

  智能化:在柔性化和集成化基础上进一步地发展与延伸。当前与未来的研究重点是具有自律、分布、智能、仿生、敏捷、分形等特点的新一代制造系统;虚拟化与集约化:在数字化基础上,虚拟化技术的研究正在迅速发展。虚拟化技术主要包括虚拟产品开发(VPD)、虚拟制造(VM)和虚拟企业(VE)等;集成化:企业内部各系统间的集成;软件投资比重越来越大,将超过硬件投资。

  (2)中小企业从事信息化建设的发展速度将明显加快

  外在的竞争压力迫使他们产生了内在的强烈需求。有研究报告显示,2006年是中小企业信息化建设的活跃期,越来越多中小企业管理的信息化应用已从被动接受转变为主动规划,预计中小企业管理应用市场规模将达1132亿元,比上年增长186.5亿元,增幅达19.7%。

  (3)中小企业管理信息化的集成ERP(企业资源计划)模式

  中小企业面向客户关系管理的管理信息CRM(客户关系管理)模式和中小企业基于供应链管理的管理信息集成SCM(供应链管理)模式,正成为企业进行管理信息化建设的主要模式。

  (4)中小企业信息化建设划分为几个阶段

  从CAD、CIMS单机生产过程的自动化,到OA、MRP、MRPⅡ、SCM、ERP、CRM、BPR、MIS、DSS管理和决策集成信息化,再到KM(知识管理)等,中小企业的信息化建设将快速从低层应用向高层管理和决策迈进。

  中小企业管理信息化模式的构建,通过对中小企业管理信息化整体全面综合考虑分析,保证了在信息化基础模式及相关技术平台等的选择上具有适当的量化依据,同时明确了信息化相关影响因素,具有帮助企业高层对企业实施信息化进行有效的监控和管理的能力;进行企业信息化规划,能较好地实现企业信息化战略与企业经营战略的动态一致,有助于中小企业信息化建设的选型,避免了中小企业信息化需求的盲目性、从众性;合理进行信息化的投入,节约了有限资金,抓住宝贵的时机,为中小企业信息化进一步深化、升级奠定良好基础。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。