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企业培训师观点:中小企业质量管理体系的建设

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

企业质量管理体系是企业现行标准体系中的主流体系,它对提升质量管理水平能起到重要作用。作为国际上通用的质量标准,ISO9000等标准反映了质量管理体系的基本思想和过程要求,适用于以企业为代表的各类组织的管理和运作,也为中小企业质量管理提供了依据和工具。

  1企业质量管理体系的构成要素

  中小企业属于生产性机构,而一个企业的质量管理体系取决于四个方面的要素,包括管理职责,资源管理,产品生产过程,测量、分析与改进等。

  1.1管理职责管理职责是建立企业质量管理体系中的一个关键要素。明确管理职责的具体工作主要有以下几项。

  1.1.1制定企业的质量方针。企业提出的质量方针,应包括以下内容:企业所提供企业产品的等级;企业在质量方面的形象和信誉;企业产品质量的各项目标;在达到质量目标中所采取的措施;实施质量方针的管理人员的作用。

  1.1.2规定企业的质量目标。质量目标是质量方针的具体化,在制定时应考虑四个主要目的:实现消费者满意与职业标准一致;有利于企业产品质量的持续改进;能回应消费者和环境方面的要求;有利于提升企业的效率和效益。

  1.1.3确定企业的质量职责和权限。质量职责和权限,是对企业员工在质量工作中应承担的任务、责任和权限所做的一些具体规定。这些规定,必须与为达到服务质量所采用的手段和方法保持一致;同时,企业的质量职责,还意味着企业对客户的优质服务是以企业领导和企业员工的合作为基础。

  1.1.4进行企业的质量评审。质量评审,是对企业质量管理体系的现状是否有效、是否符合企业质量方针和质量目标的要求、以及质量体系是否适应在环境变化后确定的新目标等所做的正式评价。

  1.2资源管理

  资源管理主要包括三个方面

  其一是人力资源管理。在企业质量管理体系中,人的因素最为重要,产品是在人即企业员工直接操作下所完成的。人力资源管理,要充分发挥人的作用,调动起每一位企业员工的积极性。其中,培训和人力资源开发是最重要的组成部分,比如对企业质量管理负责人开展培训,对企业员工开展质量方针和质量目标等方面的教育,对新进员工开展质量意识的培训。

  其二是信息资源管理。企业员工之间互通信息、交流思想,是员工合作共事促进企业发展的基础之一。对于企业内部来说,质量管理体系中应形成一个有效的信息系统,作为沟通和有序作业的基础;对于企业外部,企业员工特别是与产品消费者直接交往的员工,在沟通联络方面应当具备适当的知识和必要的技能,能与外部组织和代表紧密协作。

  其三是物质资源管理。企业质量管理体系需要一些基本物质资源,包括开展管理所需要的软硬设备如计算机、储存器和数据库等;开展管理必需的基础性条件,如网络系统和通讯设施;开展质量评定的设备和计算机专用软件等。

  1.3企业产品实现过程企业产品实现过程可以用企业产品质量环来表示。企业产品质量环,是指从识别消费者的需要,到评定这些需要是否得到满足的各阶段中,影响产品质量的相互作用活动的概念模式。这个概念模式,存在于整个企业管理和企业产品的过程中,包括消费者意见汇总过程、产品设计过程和产品生产过程。

  企业产品的质量直接受到上述三个过程的影响。在消费者意见汇总过程中,企业员工要通过调查确定消费者对企业产品的要求和期望,并与企业领导确认具备提供所需产品所要求的生产能力和技术水平,形成质量要求与公开承诺。在新产品设计过程中,企业要把新产品性能的内容转化为新产品规范及新产品提供和控制的规范,同时反映出企业本身的方案选择。在企业产品生产过程中,企业通过产品规范规定所提供的产品、规定用于生产产品的技术和方法;通过质量控制规范规定评价和控制产品及产品生产特性的程序。

  1.4测量、分析与改进企业质量管理体系的运行,需要一个有效的自我完善机制,以识别产品生产过程中存在的问题,并采取措施加以解决。为适应这个要求,企业需要做测量、分析与改进工作,开展内部质量审核。目前,企业的内部质量审核主要有三种类型。一是质量管理体系审核,其审核对象是对企业质量管理有重要影响的各控制过程的职能工作。二是企业生产过程审核,一般是针对一个或一系列很具体的环节的审核。三是企业产品质量审核,这类审核的项目,可依据消费者的评价意见和生产过程控制中容易出现质量问题的环节来确定。这三种审核,能够帮助企业及时发现存在的问题,是企业特别是中小企业改进质量管理体系的一种重要手段和保证活动。

  2中小企业质量管理体系的建设策略

  一般说来,企业质量管理体系的建设策略主要包括了目标、机构、制度和反馈等多个方面。对于中小企业,也涉及到这些方面。其中,确立目标、建立质量管理领导机构对于中小企业来说尤其重要。

  2.1确定合适的质量管理目标体系从理论上说,企业质量管理体系的水平,应能参照国内外通行的先进水平加以制订。但由于各个企业的发展水平和生产条件差异较大,因此,企业特别是中小企业在制订质量管理目标时应该因地制宜,追求质量管理与企业整体的匹配和融合,建立切合企业实际的目标体系。中小企业在确定企业质量管理的内容和标准时,还必须确定:所明确的质量目标在生产实践中能够转变为现实。

  2.2建立专职质量管理领导机构中小企业虽然在规模上比较小,但是也需要设立专职的质量管理领导机构,使企业质量管理职能化。这个机构需要企业领导层的核心人物担任,并承担全面责任。质量管理体系有自己的领导和办事机构,才能够提出正确的质量方针和质量目标,并制定相应的质量计划和措施,提供足够的质量文件和进行全面的质量记录,并实现质量的审核和质量工作的监督考核。

  2.3建立质量管理责任制度为保证质量方针、质量目标的落实和各项质量管理工作的顺利实施,企业必须明确规定各个环节应该承担的质量职能和质量责任以及相关的协调、预防和补救措施,以建立一套以质量责任制为主要内容的绩效考核办法和完整严密的管理制度。对于中小企业,质量标准、职能和责任以及相应的奖惩制度,也应通过文字形式明确予以表达,印成手册发到每一位企业员工。通过责任制度,保证每一个员工、每一个岗位、每一项程序以及每一个产品,都在质量管理制度的覆盖之下。

  2.4建立质量管理信息反馈制度信息是质量管理中的重要依据。质量信息则是进行质量管理、实施质量控制的依据和基础。质量信息包括与产品质量有关的全部活动,即产品质量环的各个阶段中所产生的反映产品质量的有关信息。要使企业质量管理体系正常运转,必须建立一个沟通企业内、外的信息反馈系统,并规定各种信息,特别是质量信息的传递路线、方法和程序,形成有效的信息网,及时地收集企业内、外各种质量信息。

  对于中小企业来说,质量信息系统也应实现如下目标。一是质量信息及时传递到各部门、各环节和各过程;二是质量决策的速度与准确性得到提升;三是产品、服务和工作质量得到提升;四是对质量体系能够部分实现远程审核和评价;五是能适应企业内外部环境的变化。另外,从长远看,质量信息系统与企业内部其他的管理信息系统能够实现信息交互和信息集成。

  2.5形成质量意识和质量文化对于中小企业,也需要企业领导和员工从意识深处来理解质量管理标准的科学性与有效性。因此,企业全体员工必须高度自觉地参与质量管理,树立企业全员质量意识,形成良好的质量管理文化氛围。

  对于中小企业的经理人,形成质量意识和质量文化主要是通过教育培训。通过教育活动,树立起“质量是赢得竞争的关键因素”、“质量是我们和顾客联络的钥匙”的经营思想。管理层首先要对质量的重要性有切身体会,将企业产品质量、服务质量与企业命运结合,将质量意识转化为自觉的行动,并以自己的行动直接影响企业的员工。

  对于中小企业员工,也需要通过培训工作,比如加强对ISO9000等标准的宣传贯彻,使员工在日常工作中对依据标准建立的质量体系自觉地进行维护,真正形成质量文化的氛围,最大程度地维护已建立的质量体系。
3中小企业质量管理体系的建设

  企业质量管理体系的建设是一个系统过程,应在ISO9000等标准的基础上,对全部的过程进行系统策划,使建立的质量管理体系有助于企业实现预期目的。对于中小企业,建立企业质量管理体系一般也包括以下几个阶段,即质量管理体系的策划,文件的编制,体系的实施和体系的完善。在实际的建设中,中小企业需要把握以下几个重点来开展建设工作。

  3.1确定核心领导者质量管理体系的核心领导者应担任企业重要岗位领导职务,具备比较丰富的工作经验,熟悉企业实际状况与质量管理工作,同时具有很强的学习能力,对质量管理的理念和思想能够融会贯通。对于中小企业而言,领导者的能力可能直接关系到推行质量管理体系的成败。

  3.2合理制定质量目标与指标如前所述,对于中小企业,质量目标制定要充分考虑目标的合理性、可追求性、可测量性和经济性。中小企业不一定套用和搬用大型企业做法,按层次、按部门制定质量目标,而是结合企业的主要经营指标,结合主要经理人的职能与责任,结合传统的考核指标,比如以年度指标等形式下达并由实际责任者负责执行。

  3.3保证资金的投入中小企业资金紧张、筹资能力差是个普遍现实问题,特别硬件装备如生产设备、工艺工装及检测设备投入方面不足。因此,中小型企业应积极筹措资金来保障质量管理体系的建设。一方面应充分利用外部资源,比如申报中央和地方各级中小企业发展专项资金项目,以提升中小企业技术创新能力和技术装备水平,推进企业向专业化发展。另一方面在企业内部集中有限资金走专业化发展的道路,确保必需的资金投入,进行必要的技术改造,增强实施质量管理体系的基础。

  3.4建立内部监控机制建立质量管理体系内部监控机制,是增强中小企业质量管理体系有效性的一个重要保障。对于中小企业,一方面,可以建立日常生产检查与集中性内审两者结合的监控机制,通过内审,进行自我改进。另一方面,可以建立与日常管理结合的管理评审监控机制。事实上,对于中小企业来说,管理评审的形式也可以灵活多样。比如,可以是专职领导对质量管理体系的评审,也可以是领导层会议对质量管理体系的评审。再比如,评审内容和评审结果也可灵活决定,不一定每次都要覆盖标准要求的所有内容,而是通过多次评审在年度内覆盖标准规定的内容。

  结束语

  对于中小企业,从确立质量管理体系建设的策略,到完成建设过程,到企业通过认证,也只是质量管理工作步入良性发展的开始。在建立质量管理目标体系后,需要采用具有可操作性的评价方法,不断的寻求自我改进,完善企业质量管理体系,以持续地提升质量管理水平。同时,中小型企业要从自身需求出发,结合企业自身的发展方向,加强必要的资源建设和配置,不断增强质量管理体系的有效性。从质量管理发展趋势看,质量管理体系也只是建立了一个质量基础,中小企业走专业特色的质量管理体系及一体化管理体系道路是未来的一个发展趋势。中小型企业需要适应这个趋势,适应社会环境和市场的变化,增强应变能力,持续设计和优化其管理体系。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。