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企业培训师观点:企业档案与企业文化建设

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

现代企业制度和企业文化建设关系密切,而作为企业文化积累之一的企业档案,因其所具有的真实性、多元性和潜在的创造性,为弘扬企业精神,推进企业文化建设,塑造企业形象起积极的作用,因而,企业档案管理是现代企业文化建设中的重要组成部分。本文作者将立足实际,对企业档案和企业文化建设之间的关系进行探讨。

  改革开放30年来,随着社会主义市场经济体制的不断完善,经济与文化融合发展的趋势越来越明显。企业档案作为企业活动中形成的原始资料,它一方面记录和反映了企业文化的建设历史,可为新时期企业文化建设提供借鉴和依据;另一方面,对企业档案加强管理的本身就是企业文化建设的重要组成部分。企业档案管理与企业文化建设已经相互融合,相互作用了。本文作者将立足实际,对企业档案和企业文化建设之间的关系进行探讨。

  一:企业档案与企业文化的内在联系

  1、企业文化是指企业在长期的科研、生产、管理文明建设等方面中形成的,能为全体职工普遍接受和共同遵循的理想信念、价值观念和行为规则。企业文化的内容主要包括:

  第一,企业的价值观和道德观;

  第二,企业精神;

  第三,企业形象。具体地讲,企业的价值观和道德观是企业文化的基石,是企业追求的方向和目标;企业精神是企业文化的本质特征和核心组成,是企业的发展之魂,企业形象是企业文化的综合反映和外在表现,是企业的无形资产。

  2、企业档案工作是企业管理工作的重要组成部分,是维护企业经济利益、合法权益,记录企业文化和历史真实面貌的一项重要的基础工作。

  二:企业档案与企业文化工作的影响

  1、从核心的精神层次分析,许多企业缺乏服务社会和公众并被全体员工认同的企业价值观,削弱了档案工作发展的基础。

  总体上看,目前我国企业档案与企业文化的发展水平仍较为滞后,企业档案与企业文化的层级和企业发展的速度存在着不相协调的现象。企业档案与企业文化作为一种组织文化,反映了企业整体的共同追求、共同价值观和共同利益,规定着企业发展的战略方向,引导着员工的行为选择。因而,目前我国的许多企业在狭隘的价值观念的支配和引导下,经理人和广大员工的精神、作风及其他方面的行为,都受到消极的影响和制约。经理人和员工根据价值关系去选择规范和引导自己的行为,致使许多企业的运行长期处于一种“唯我”状态,缺乏共同信念和崇高目标的设定,以追求利润和财富为根本目标,处处以眼前的得失为重,很少从企业的长期利益或企业员工的利益出发考虑问题,把责任感远远“抛在身后”,不顾自己的社会责任和“企业公民”良好形象的塑造。这种功利色彩浓厚的价值观念危害严重,左右了许多企业经理人的思维方式和决策方向,在他们的观念里,档案工作至多只是一种资料整理工作,并不直接参与企业的利润创造过程,也没有直接为企业核心竞争力的培育提供资源,纯粹是只投入不产出的赔本买卖。因此,很多企业经理人缺乏基本的档案意识,本能地排斥档案工作,没有建档的自觉性和动力。即使在外界的宣传和推动下做了一些工作,但还是虚与委蛇,流于形式,仍坚持认为档案工作并不能为企业带来直接的效益,不应包含在企业的管理流程之内,属于可有可无的附属行为。概而言之,我国企业档案工作先天基础薄弱,缺乏原动力和主体积极性,极大地制约和束缚了档案工作的顺利发展。
  2、从中间行为层分析,由于长期缺乏积极稳定的企业价值观,许多企业制度层的建设难以达到规范和统一,使得管理结构不堪一击,最终殃及档案机构的生存。

  目前,许多企业经理人只注重财务目标和企业的赢利能力,要求任何企业行为都能跟企业的利润直接挂钩。而企业生存空间的艰险往往使企业疲于应对内部纠纷和外部挑战,发展缺乏连续性和稳定性,无法形成积极稳定的企业价值观。因而,许多企业在发展过程中,经常屈从于外部压力,频繁改组企业的内部管理机构,导致企业的管理结构缺乏稳定性和规范化。在这种情况下,档案工作由于它的投入与产出倾向于一种隐性和长时段的状态,效益的产生又具有潜在性,难以具体量化,更难以进入企业经理人的视野,容易被忽视,本能地被剔除于企业的管理框架之外。有的企业即使配备了档案人员,也还是属于兼职性质,在企业的管理架构中处于边缘位置,缺乏足够的权力和资源,无稳定性可言。有些企业虽然建立了档案机构,但一旦面临所谓的组织结构设计优化和管理体制重新安排,在利润杠杆面前,档案机构也经常成为重组的牺牲品,不是被裁撤就是被合并到其他部门。在这种环境当中,企业档案工作难以得到企业经理人的重视,缺乏包容的企业档案与企业文化和稳定的组织基础,档案机构也自然无法在企业的管理架构中稳固立足和强化发展。

  3、从表面的物质层分析

  许多企业过于强调物质层建设,忽视精神层建设,未能深入理解档案工作的本质要求目前,许多企业偏于强调物质层建设,追求表面效应,企业档案与企业文化培育度肤浅,内容单一,往往陷入各种误区,将企业档案与企业文化口号化、文体化和表象化。企业档案与企业文化最常见的培育方式就是宣讲和培训:喊几句口号,挂几幅标语,开几次晨会,编几本手册,谱一首企业歌曲和统一员工制服,或者举行几次员工素质拓展活动等,而不是认真落实企业的日常行为。至于企业精神、企业理念、企业价值观以及创新精神等更是无人问津,结果只是形式上热闹,内涵上空洞,根本达不到实际效果,忽视了对企业档案与企业文化内涵的挖掘和体现。即使有的企业的企业档案与企业文化有所培育和发展,但也多是千篇一律,人云亦云,缺乏个性,“拿来主义”现象明显。同时,企业“伪文化”的现象也广泛存在,即企业所宣讲的企业档案与企业文化与本身所具有的文化相去很远,往往只是嘴上说一套而实际工作中又是另外一套。一旦遇到利益权衡,更是将所标榜的企业档案与企业文化远远抛之脑后。

  因此,看起来好像企业的企业档案与企业文化建设搞得轰轰烈烈,有模有样,但其实很多都是徒有其表。企业的这种“实用主义”作风和浮躁的心态对档案工作产生了很不利的影响。譬如,有些企业虽然意识到企业档案有一定的利用价值,有必要开展档案工作,依样画葫芦地建立了档案室,购置了设备,安排了相应的工作人员,但结果却往往走形变样,蜻蜓点水走个形式,档案工作并没有制度化、经常化地开展起来,仅仅成了企业档案与企业文化建设的道具和装饰品。企业经理人没有真正理解档案工作的本质要求,也缺乏落实和完善档案工作的诚意和决心,导致企业员工也错误地理解档案工作,以为档案工作只是“作秀”而已,纯粹是应景之事,没有必要真抓实干。可见,在许多企业里,上至决策层,下层普通员工,一开始就没能深入理解开展档案工作的必要性和重要性,纯粹是一种功用和应付的心态,致使企业档案工作处于一种尴尬的位置。

  三:企业档案与企业文化建设的作用

  企业档案管理对于企业档案与企业文化建设的作用,表现在真实地记录着企业档案与企业文化以及企业发展过程中的点点滴滴。企业的企业文化从企业的创建就开始产生,不管是有意识的还是无意识的,主要在于我们是否用心去发现、收集并进行整理。企业的档案管理工作就是要善于去发现企业每个方面的每一个瞬间及点点滴滴。通过真实的记录,精心的保存,把企业文化这种无形的东西归化为有形,把平常看不到、摸不着的东西以文字、图片、影音资料、实物的形式展现出来,直观而明了。

  企业档案管理对于企业文化建设的重要性作用还表现在对企业文化的归纳、梳理。“以史为鉴,可以知兴衰”,企业档案管理对于企业的文化的记录不是一种简单的记录,而是通过分类与分析使员工和领导能更好的认清企业文化建设成就与不足。同时,通过档案管理员的梳理和价值判断,可以“留其精华,去其糟粕”,从而更好地服务于企业的发展战略。

  

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。