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企业培训师观点:如何提升中小企业管理水平?

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

  中小企业是国民经济的重要组成部分,对经济发展和社会稳定起着举足轻重的促进作用。但由于其产出规模小、资本和技术构成较低、受传统体制和外部宏观经济影响大等因素,使得中小企业管理方面存在着与自身发展和市场经济均不适应的情况。

  谈到中小企业管理,老板都有兴趣,因为都想被别人夸:你的管理有一套。其实有一套管理办法的老板很少,有很多套管理方法的老板很多,所以管理往往管不好,方法太多,等于没自己的方法,都是今天看书,明天问人,东拼西凑的学问。

  中小企业老板要提升中小企业管理水平也有一些好办法,随便说几招。

  如何提升中小企业管理水平?第一招:亲自写管理制度

  所谓管理制度,其实无非是上班考勤制度,财务报销制度,工资绩效制度,收入提成制度,固定资产管理这五大类,这些管理制度一定要亲自写,写的时候问自己五个问题:

  1、这个制度是想达到什么管理目的的?

  2、为什么这个制度能达到这个目的呢?

  3、我现在的企业需要管理这个问题吗?

  4、这个方法适合我现在的企业水平吗?

  5、能不能让制度写得让人一看就明白?

  坚持这样写完所有的制度,你这个老板就是没读过工商管理,也比大多数工商管理强,他们除了会一些工具和分析方法,其实都没有认真思考过最基本的制度和人性的关系,但这个是一个想做老板的人,必须认真思考的学问。

  如何提升中小企业管理水平?第二招:别和员工坐在一个房间

  公司小要挤在一起当然是没办法,但有的老板为了亲民,搞开放式办公,大公司搞这一套叫文化,小公司搞这一套就是犯贱。

  你和员工坐在一起,第一个问题,你要表现得很忙还是很闲?

  你忙,员工闲,你生气,员工不得不表现出很忙,也许是真忙。

  你闲,员工忙,员工气,老板不得不表现出很忙,也许是假忙。

  第二个问题,有些业务问题,要不要回避下员工?你和客户讨价还价这些通话要不要挡一挡,哪些找你催这费那费你当孙子的时候是不是要躲一躲,给员工留下点信心要不要?

  第三个问题,员工遇上业务麻烦,你指导还是不指导?不指导,你坐边上坐得住?一指导员工还有积极主动性?如何提升中小企业管理水平?

  做小老板要想市场,想成本,想用人,不要和员工一起想这件事情怎么做,那是培训,也属于用好人的一块。如何提升中小企业管理水平?

  总之和员工坐一起好处不多,坏处很多,不都说:距离产生美吗?

  如何提升中小企业管理水平?第三招:设置中层防火墙,记得要保护中层

  刚开公司的小老板是没经理人感觉的,想管人却不晓得怎么管,看到员工有什么问题总是很少说,期望他们自己看暗示觉悟。

  只怕这样下去员工自由散漫,连老板都不怕了,这时候老板急了,开始训人了,这下新的问题又出来了,老板一管人,就直接面向员工的问题,没有退路了。如何提升中小企业管理水平?

  要么有超强个人魅力,让员工服服帖帖,要么就把员工所有不满和矛盾都集中对准你这个新手老板,真遇到一个愣头青员工当面和你我理论是非曲直,你这老板肯定郁闷死,暴怒下肯定是炒员工维护自己的权威算了。

  其实办法很简单,不要直接面向员工,哪怕公司只有5个人,也搞个中层经理,一般的事情请他去处理,你呢就不要骂普通员工,去骂你的中层,然后你的中层自然会去骂普通员工。不过这中层待遇也必须是中层,不能和底层一碗水端平,而且他情商要好,知道自己是唱白脸的,领导需要唱红脸,这戏才能玩下去。

  日本人很会这一套,他们公司总经理很少底层员工,对底层员工可和蔼了,但他经常当着员工的面训斥中层,让普通员工很爽,但真普通员工犯什么事情了,找总经理也不行,他会说按流程处理,请直接领导负责处理。

  所以我们还得记住,任何时候员工投诉中层,要记得维护中层的威信,把中层骂废了,就等于员工直接面向你了。当员工面骂中层,是做戏,不能经常搞,偶为之,让中层处理员工矛盾,是制度,要按规程处理,不插手。

  假如中层做得不对,单独沟通,事后补救,这样中层的管理能力和意识也就慢慢上来了,你有这样的中层,你的管理水平也会上去的。

  如何提升中小企业管理水平?第四招:大事慢断,小事立定

  做老板最怕别人说自己优柔寡断,像一些小事情,今天去哪里吃个饭,员工聚会搞个什么形式,要么放权手下处理,要么手下请示,立即决策,这是分分钟的事情。

  但如果把这些不影响业务的小事情决策作风引入到对公司业务发展有重大影响的事情上,绝对要出大问题,而且你决策越英明将来栽跟头的机会越大。

  记住很多时候:慢比快快。

  大问题求找对方向,而不是效率,小事情求尽快处理,而不是目标。

  特别是员工给老板告状投诉,客户投诉员工服务,财务投诉员工报销玩心眼时,不要立即轻信某一方的话,一定要多问几个相关人员。你可以学电视里老板或领导的做法,说:好,我知道了,等我马上了解下情况,几天之内给你回复。

  这一问,估计你犯错误的概率就大大降低了,这不就等于中小企业管理水平提升了吗?

  如何提升中小企业管理水平?第五招:习惯开例会

  公司不论大小,一定要坚持开例会,是一个月还是一周,甚至是每天,可以自己去定义。

  但是开会,通过设计会议议程,准备会议主题,讨论工作问题,提供解决办法,开例会的关键是一定要总结上次例会谈到的问题解决了没有,形成对业务的持续监控和反馈。

  假如你对自己脑袋记忆力没信心,请每次认真做例会笔记,我建议老板还是相信烂笔头比较好,这个过程不断坚持,你的中小企业管理水平就会不断提升。

  很多小老板是不忙时想起开会,忙时就不开了,这样不行,必须找时间坚持开,任何制度只有你尊重它才会成为制度,否则就让大家都明白了,老板说的事情,是今天想起来了就问,明天忘了就不记得了,他们自然就晓得如何对付你了。
 如何提升中小企业管理水平?必先解决中小企业财务管理中存在问题的对策

  我国中小企业管理在财务管理方面存在的问题是由宏观经济环境和自身双重因素造成的。所以,为了更好地解决问题,除了企业出台扶持政策、适应市场,优化价值链和供应链外,中小企业管理自身应从三方面入手。

  (一)投资要面向市场,对投资项目进行可行性研究,正确进行投资决策,努力降低投资风险。

  1、应以对内投资方式为主。对内投资主要有以下几个方面:一是对新产品试制的投资。二是对技术设备更新改造的投资。三是人力资源的投资。目前应特别注意人力资源的投资,从某种角度说,加强人力资源的投资,拥有一定的高素质的管理及技术型人才,是企业制胜的法宝。

  2、分散资金投向,降低投资风险。中小企业在积累的资本达到了一定的规模之后,可以搞多元化经营,把鸡蛋放在不同的篮子里,从而分散投资风险。

  3、规范项目投资程序。当企业在资金、技术操作、管理能力等方面具备一定的实力之后,可以借鉴大型企业的普遍做法,规范项目的投资程序,实行投资监理,对投资活动的各个阶段做到精心设计和实施。另外,要注意实施跟进战略,规避投资风险。

  (二)企业要苦练内功,强化资金管理,加强财务控制

  1、提升认识,把强化资金管理作为推行现代企业制度的重要内容,贯彻落实到企业内部各个职能部门。由于资金的使用周转牵涉到企业内部的方方面面,企业经营者应转变观念,认识到管好、用好、控制好资金不单是财务部门的职责,而是关系到企业的各个部门、各个生产经营环节的大事。所以要层层落实,共同为企业资金的管理做出贡献。

  2、努力提升资金的使用效率,使资金运用产生最佳的效果。为此,首先要使资金的来源和动用得到有效配合。比如决不能用短期借款来购买固定资产,以免导致资金周转困难。其次,准确预测资金收回和支付的时间。比如应收账款什么时候可收回,什么时候可进货等,都要做到心中有数,否则,易造成收支失衡,资金拮据。最后,合理地进行资金分配,流动资金和固定资金的占用应做到合理组合。

  3、加强财产控制。建立健全财产物资管理的内部控制制度,在物资采购、领用、销售及样品管理上建立规范的操作程序,堵住漏洞,维护安全。对财产的管理与记录必须分开,以形成有力的内部牵制,决不能把资产管理、记录、检查核对等交由一个人来做。要定期检查盘点,以揭露问题和促进管理的改善及责任的加强。最后,要不定期地突击检查,督促管理人员和记录人员保持警戒而不至于疏忽。

  4、加强对存货和应收账款的管理。近年来,很多中小型企业陷入经营流动资金紧缺的困境,加强存货及应收账款管理是重要的解困措施。加强存货管理,尽可能压缩过时的库存物资,避免资金呆滞,并以科学的方法来确保存货资金的最佳结构。加强应收账款管理,对赊销客户的信用进行调研评定,定期核对应收账款,制定完善的收款管理办法,严格控制账龄。对死账、呆账,要在取得确凿证据后,进行妥善的会计处理。

  5、 保持财务资料完整。很多中小企业疏于日常记录,很难提供一份完整的财务资料,这势必会给自我评估、融资、计划、预算等财务管理工作带来很多困难。现代化的企业管理,特别是有效的财务管理,必须要有完整的财务资料,以帮助经理人分析过去和预测未来。

  (三) 优化财务结构,平衡高成长和稳健发展。

  太阳神等大企业的破产案例说明,企业如果不顾自身条件通过负债经营盲目铺摊子,就容易聚集过多盈利能力差的资产或业务,规模再大也难逃被淘汰的命运。对企业来说,只有在财务稳健的前提下取得的成长性才是合理的。

  优化财务结构是企业财务稳健的关键,其具体标志是综合资金成本低,财务杠杆效益高,财务风险适度。企业应当根据经营环境的变化,不断通过存量调整和变量调整(增量或减量)的手段确保财务结构的动态优化。

  中小企业管理财务结构上的重点是对资本、负债、资产和投资等进行结构性调整,使其保持合理的比例:

  一是优化资本结构。企业应在权益资本和债务资本之间确定一个合适的比例结构,使负债水平始终保持在一个合理的水平上,不能超过自身的承受能力。负债经营的临界点是全部资金的息、税前利润等于负债利息。在达到临界点之前,提升负债将使股东获得更多的财务杠杆利益。一旦超过临界点,加大负债比率会成为财务危机的前兆。中小企业受企业规模的限制,承受财务风险的能力比较低,因此,形成合理的资本结构,确定合理的负债比例尤为重要。负债过多,一旦情况发生变化,就会造成资金周转困难;负债过少,又会限制企业的长期发展。企业的长期发展,需要外来和自有资金的相互配合,既要借债,又不能借得太多,以形成合理的资本结构。

  二是优化负债结构。负债结构性管理的重点是负债的到期结构。由于预期现金流量很难与债务的到期及数量保持协调一致,这就要求企业在允许现金流量波动的前提下,确定负债到期结构应保持安全边际。企业应对长、短期负债的盈利能力与风险进行权衡,以确定既使风险最小、又能使企业盈利能力最大化的长、短期负债比例。此外,企业还应密切关注各地经济、金融形势和汇率的变化情况,调整贷款的银行结构和币种结构,尽可能避免过份集中向某一国家或区域的金融机构融资或以单一货币进行借贷或业务结算,以预防和降低借贷和汇率风险。

  三是优化资产结构。资产结构的优化主要是确定一个既能维持企业正常生产经营,又能在减少或不增加风险的前提下给企业带来尽可能多利润的流动资金水平,其核心指标是反映流动资产与流动负债间差额的”净营运资本”。

  四是优化投资结构。主要是从提升投资回报的角度,对企业投资情况进行分类比较,确定合理的比重和格局,包括长期投资和短期投资,固定资产投资、无形资产投资(如研究开发、企业品牌等)和流动资产投资,直接投资(项目)和间接(证券)投资,产业投资和风险投资等。

  (四)加强财会队伍建设,提升企业全员的管理素质

  目前,不少中小企业会计账目不清,信息失真,财务管理混乱;企业领导营私舞弊、行贿受贿的现象时有发生;企业设置账外账,弄虚作假,造成虚盈实亏或虚亏实盈的假象;等等。究其原因,一是企业财务基础薄弱,会计人员素质不高,又受制于领导,无法行使自己的监督权;二是企业领导的法制观念淡薄,忽视财务制度、财经纪律的严肃性和强制性。为要解决好上述问题,必须加强财会队伍建设,对财会人员进行专业培训和政治思想教育,增强财会人员的监督意识。加强全员素质教育,首先从企业领导做起,不断提升全员法律意识,增强法制观念。只有依靠企业全员上下的共同努力,才有可能改善企业管理状况,搞好财务管理,提升企业的竞争实力。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。