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企业培训师观点:企业制度体系的构建研究

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

建立企业制度体系的前提条件有以下几条:

  1、已经确定了企业的中、长期发展战略;

  2、已经根据企业的中、长期发展战略完成了职务分工和设计;

  3、根据职位的设计和分工已经建立了负责企业各项业务活动的职能部门,即组织结构的设置已经完成;

  4、根据已建立的组织结构,进行了具体责任分配;

  5、根据各部门的职能和责任,已经为各部门配备了合适的工作人员;

  当这五项任务完成后,就该着手进行企业制度体系的建设了。企业制度体系一般包括四个层次:

  第一层次:公司整体的方针、政策、规定等;

  第二层次:针对某一类部门、事件或业务等制定的制度、规则等;

  第三层次:针对每项具体的工作、业务或任务等制定的操作规定、业务流程等;

  第四层次:各项工具、器具、设备的使用和操作规定以及表格记录等。

  一、建立企业制度体系的方法

  1.第一层次的方针、政策等由企业相关副总经理及总经理负责起草,总经理审批;

  2.第二层次的制度、规定等由企业相关部门的经理负责起草,相关副总经理审批;

  3.第三层次的程序、流程等由相关部门具体业务的执行人员起草,该部门该项业务主管审核,该部门经理审批。具体方法如下:

  (1)、由各部门经理确定本部门所有可能发生的日常工作和任务;

  (2)、由各部门经理确定那些工作和任务需要那些部门来配合或协助完成?本部门在这些业务中具体负责的工作是什么?承担的责任是什么?

  (3)、由本部门经理同本部门负责各项具体工作的员工一起确定:完成该项工作的标准是什么?需要什么条件和资源?是否需要事先做一些准备工作?可能出现的偏差和结果是什么?有无预防偏差的方法和手段?完成的时间或周期是多少?如何记录该项业务发生过程中的数据,已备事后检查使用?如何同其他部门进行工作衔接?等。

  (4)、由各部门负责各项具体工作的员工起草相关的业务程序,该项业务主管进行审核、修改,该部门经理进行审批。

  (5)、当一项业务需要几个部门合作来完成时,由该项业务实际发生部门或牵头负责部门来起草相关的程序和文件,其他部门的相关负责人员进行会签,必要时,由负责该项业务的副总经理进行协调。

  4.第四层次的规定、记录等由具体设备的维护人员以及具体业务的操作人员来制定和起草,相关主管审核,相关经理审批。

  建立企业制度体系的目的是为了规范企业经营和管理过程中的各种行为,减少随意性,减少偏差,从而提升工作效率,为此,首先企业制度要制定得科学、合理,其次,企业制度要有效地贯彻下去。前者靠经验积累,靠不断地优化、改进使其逐步完善,最终演变为企业高效运作的组织资本;后者在于培训和监督检查工作进行的好坏,有效的制度培训、高素质的工作人员以及制度执行过程中的监督检查是制度获得有效运行的保障。因此,对企业制度体系的建立工作来说,制度的制定是基础,制度的培训是前提,制度的监督是手段,提升效率是结果。
 二、企业制度体系的培训和执行

  1、企业制度体系的培训

  制度(包括:企业的方针、政策、规定、程序、流程等)确定下来之后,要想落实下去,就必须首先对相关员工进行培训,让其对所要遵从的制度有一个详细的了解,培训便是最有效的方法。

  一般来说,一项制度的批准日期和执行日期之间有几天的间隔,这几天的间隔便是程序的培训和学习期。在这一段时间,先由制度及文件管理部门将各项制度复印、编号、登记后下发到各相关部门,然后再安排培训的具体的日期,确保在执行期之前将培训工作进行完毕。

  第一层次制度的培训由公司人事部负责培训人员组织进行,并做出记录;由制度起草人进行相关制度的解析和讲述。

  第二、三、四层次制度的培训由各部门经理负责组织进行,一般是由制度起草人对制度中涉及的员工进行培训,然后,对培训结果要做出考核和评价,并做出培训记录,包括:培训内容、参加人员名单、培训效果评价等。对重要的环节还需要逐个进行现场实际操作的培训,确保相关员工对将要执行的制度有一个详细的了解。

  对新来的员工以及换岗的员工必须进行上岗前的培训,使他们的技能尽快地适应当前的工作要求。

  2、企业制度体系的执行和反馈

  制度的执行应该在该项制度的执行日期当日进行,也就是说制度涉及的工作从执行日期起开始按该制度规定的新方法进行。之后,如果没有新版本的制度出台,该版本的制度将一直延续执行下去,直至有更好的取代它。

  按ISO体系要求,在执行新制度的当天,应收回老的制度,并加盖“作废”印章。

  通常一项制度需要经过多次的修订和完善,才能发挥较大的效用。因此,相关执行人员将制度执行过程中存在的问题及时地反馈到主管人员那里是很重要的,便于收集信息,在必要时候对该项制度进行集中修改和补充,使其更加切合实际。

  3、企业制度体系的检查和监督

  在贯彻和执行制度的过程中,由于各种原因,肯定会有个别员工不会完全按照企业已确立的制度执行,或者会产生偏差,因此,检查和监督是确保公司各项工作按既定的制度去进行的必要手段。

  检查和监督工作一般由企业专门的管理监督机构来完成,该机构一般附属于企业管理部。

  检查和监督的方法一般有以下几种:

  1、现场检查:具体操作人员是否按规定去操作?

  2、记录检查;检查记录上的数据是否超出规定的范围?

  3、检查关键的控制点是否得到有效控制?等

  监督检查一般采取日常定期检查、日常不定期抽查和年度审计的方式进行。检查结果必须记录在规定的表格之内,对检查中发现的问题必须协调相关人员定期整改,并对整改过程及结果进行跟踪。

  三、企业制度体系的优化、完善和修订

  企业各项制度的修订是一项长期的工作,修订的原因大致有以下几个方面:

  1、当初制定制度时存在不符合实际情况的地方;

  2、监督检查结果显示制度中有不合理的地方;

  3、环境发生了变化,现有制度已不适合继续使用;

  4、通过不断地优化、改进和创新,有了更好的工作方法;

  5、引进和采用了新的管理理念和方法等。

  企业相互协调、高效运作的制度体系(或者说内部运营机制)是企业组织资本的一项重要内容,是竞争对手难以模仿的核心竞争力之一。但要想企业各部门之间协调高效的运作,除了需要高素质的员工外,还需要利用先进的管理理念和管理方法对企业的制度体系进行不断地优化和改进,将好的创新、好的理念通过企业制度体系固定下来,使之成为促进企业发展的动力。这个过程是循环往复、永无止境的。
四、企业制度体系的内容

  企业制度体系如果按职能来分大致包含了以下几个方面的内容:

  1、职责分配制度:“分权手册”

  (1)、企业各部门的职能分配;

  (2)、企业各部门岗位职责;

  (3)、企业各级经理人的权限与责任规定等。

  2、财务管理制度:

  2)、企业资金管理制度:

  (1)、资金使用及审批制度;

  (2)、资本金管理制度;

  (3)、公积金、公益金管理制度等。

  3)、现金管理制度:

  (1)、出纳管理制度;

  (2)、备用金管理制度;

  (3)、印章管理制度;

  (4)、支票管理制度;

  (5)、银行解款管理制度;

  (6)、财务报销制度;

  (7)、出差人员差旅费规定;

  (8)、现金汇入管理制度等。

  4)、成本管理制度:

  (1)、企业成本核算方法规定;

  (2)、企业管理费用核算规定等。

  5)、会计核算制度:

  (1)、记帐员管理制度;

  (2)、工资、福利、奖金核算及发放制度;

  (3)、财务凭证管理制度等。

  6)、企业资产管理制度:

  (1)、资产盘点制度;

  (2)、固定资产管理制度;

  (3)、采购制度等。

  7)、财务管理制度:

  (1)、财务预算及预算管理制度;

  (2)、定期财务分析制度;

  (3)、财务状况异常报告及预警制度;

  (4)、财务异常状况处理制度;

  (5)、财务偏差处理制度;

  (6)、公司帐户管理制度;

  (7)、信用管理制度等。

  3、人事管理制度:

  (1)、企业招聘制度;

  (2)、企业内部职位调整制度;

  (3)、企业内部晋升制度;

  (4)、企业各部门岗位设置、人员编制及岗位工资规定;

  (5)、企业员工工资管理规定;

  (6)、企业员工作息管理制度;

  (7)、企业员工离职管理制度;

  (8)、企业员工合同管理制度;

  (9)、企业员工业绩评价制度;

  (10)、企业员工福利管理制度;

  (11)、企业员工人事档案管理制度;

  (12)、企业员工培训管理制度;

  (13)、企业劳动纪律规定等。

  4、行政管理制度:

  (1)、企业后勤系统维护与管理制度;

  (2)、车辆使用规定;

  (3)、通信工具使用规定;

  (4)、企业对外行政事务处理规定;

  (5)、外来人员参观规定;

  (6)、企业保密制度;

  (7)、办公环境管理制度;

  (8)、办公用品管理制度;

  (9)、企业礼品管理制度;

  (10)、公司行政处罚规定;

  (11)、企业标志使用规定;

  (12)、会议制度;

  (13)、考勤制度;

  (14)、档案管理制度;

  (15)、业务合同管理制度等。

  5、企业管理制度:

  (1)、企业物资及库房管理制度;

  (2)、企业日常监督与检查制度;

  (3)、企业审计制度;

  (4)、偏差处理制度;

  (5)、计划管理制度;

  (6)、部门及子公司业绩评价制度;

  (7)、部门及子公司奖惩制度;

  (8)、企业文件管理制度;

  (9)、合理化建议与持续改进制度;

  (10)、企业文化管理制度;

  (11)、企业供应商选择与审计制度;

  (12)、企业信息收集与处理制度;

  (13)、企业内部信息控制、传递与沟通制度;

  (14)、公司网站管理制度;

  6、其他管理制度:

  (1)、企业法律事务处理规定;

  (2)、企业项目论证制度;

  (3)、企业对外信息发布规定;

  (4)、企业环保职责等。

  7、母公司与子公司业务协调处理管理制度

  (1)、母公司对子公司业务指导管理规定;

  (2)、母公司合并财务报表制度;

  (3)、母公司资金分配制度;

  (4)、子公司定期报告制度;

  (5)、子公司经营管理权限制度;

  (6)、子公司经理选拔与任命制度;

  (7)、企业内部交易及责任会计管理制度;

  (8)、母公司对子公司财务审计制度;

  (9)、母公司对子公司管理审计制度;

  (10)母公司对子公司日常检查与监督制度等。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。