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企业培训师观点:企业管理信息系统的瓦解与重构

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

  一、传统企业管理信息系统的不适应及瓦解趋势

  (1)在传统企业运作过程中,处于价值链各环节上的企业实体的物流、资金流,特别是信息流的流动均受到较为明显的时空限制,因此参与价值链条增值活动的供应商和分销商日益增多,拉长了生产和消费之间的中间链条,也造成了交易成本的增加和缺乏个性的“批量化产品”。而基于网络和信息技术的现代企业管理信息系统削减了生产和消费之间的冗余环节,价值链缩短并虚化,交易成本降低,交易效率明显提升。

  (2)在传统商务信息交流中管理层的层次较多,管理成本较高而效率低下,导致对客户需求及市场变化的反应迟钝。现代管理信息系统使信息交流不再受时空限制,企业内部的设计、采购、制造和销售部门之间信息沟通顺畅,界限变得模糊而具柔性,从而降低管理成本,提升对市场的响应速度。

(3)传统企业管理信息处理系统实际上是企业组织管理信息系统的各个功能子系统的简单拼接,缺乏各子系统之间的横向交流和信息共享,造成事实上的“信息孤岛”。信息技术与信息系统只是产生价值的辅助因素,其本身不是价值的来源。在采用了现代企业管理信息系统(如ERP)后,使各功能子系统(如人力资源管理者M、CRM、AIS)的信息在整个企业管理系统中实现无障碍交流与共享,形成“信息大陆”,发挥使各子系统实现信息对接的平台作用,信息资源通过聚合、组织、选择、合成和分配后创造新的价值。

  二、重构现代企业管理信息系统对组织管理的影响

  基于互联网络和通信技术的现代企业管理信息系统有助于信息资源在企业价值链内部各个活动之间以及各企业价值链之间准确及时地共享,它至少从以下几个方面对企业组织管理产生影响:

  1.模糊企业功能边界,扩展业务之间关联度

  信息系统突破了企业组织子功能间的信息壁垒,使各功能单元相互靠拢。“毫不相关”的“信息孤岛”之间由于计算机、网络、通讯等信息技术的渗入,而引起技术开发、原料采购和零部件制造方面共享机会的增加。同时,新的管理理念的运用和现代企业管理信息处理技术的介入改变了传统产品的功能,使之成为更大系统的组成部分,企业功能部门之间的界限不再泾渭分明。

  2.降低企业价值链间信息通讯成本,减少因信息延迟带来的损失

  现代企业管理信息系统和技术使获取和传播信息的成本大幅降低,实时交互级的通讯速度极大地提升了企业对市场需求的敏感度。例如,通过CRM(客户关系管理)系统,可以加速资金在资金循环链条上的周转效率,提升回款速度。企业将订单信息(如合同要素、预计成本、实际成本、交货进程安排等)存入CRM的计算机数据中,并以此为条件,模拟实施物流方案、最佳库存水平、制造周期、成本水平、不良库存排空安排等一系列关联环节,提升客户需求的满意度和及时性。这里的关键点是将买方和供应商的需求信息直接迅速地反馈到信息控制中心,以便及时预警和控制,不断修正生产计划,提升对市场的响应速度,打破传统系统下因为等级关系而造成的顾客意见上传困难而形成的信息传递瓶颈。再如企业ERP系统中的JIT(JustInTime)管理思路认为销售决定生产,生产提示供应,供应引导物流的线路和方式。在这种管理思路的影响下,企业可以追求到零库存的最佳效果,而做到这一点,必须有科学完善的管理理念以及现代企业管理信息系统的高效运转,传统企业管理信息系统是无法实现的。

  3.降低人力资源管理成本,提升企业学习能力

  持续旺盛的学习能力,是企业持久保持竞争优势的关键。而传统企业往往面临难以抉择的两难境地:一方面,担心人才流失带来培训支出的浪费;另一方面,如果不对员工进行培养,提升企业的“团队学习能力”,企业又不可能做到“开拓创新”和“可持续发展”,最终丧失曾经有过的竞争优势。利用现代企业管理信息系统可以帮助企业在两者之间做出平衡。首先,可以利用MIS系统建立员工潜力评估档案,对企业忠诚度档案,发展能力、学习能力档案等,做到实时监控和及时预警。即使员工分散于世界各地,也可以像管理本地企业那样,实现组织内部的信息零距离共享。

  4.快速实现从“大鱼吃小鱼”到“快鱼吃慢鱼”的角色转变

  企业对市场需求变化的反应速度决定了企业的利润水平和运作效率,基于互联网络和通信技术的现代管理信息系统可以帮助企业克服因距离遥远而带来的物流不畅和交货延迟。同时企业管理信息系统使企业组织规模对空间地域的依赖程度、敏感程度降低,既可使企业组织扩大甚至实现全球化,也可使它变小,只针对某细分市场进行价值链的重建。企业应用信息系统技术增大了对较大地域空间的控制力,不仅让自己的有形资产得到更充分的使用,而且企业的无形资产也能在更大范围内发挥作用,避免了重复建设和资源闲置,不再扮演“大鱼”,而向“快鱼”进行角色转变。
三、重构现代企业管理信息系统的实施步骤

  现代企业管理信息系统是一个具有高度复杂性、多元性和综合性的人机系统,它全面使用现代计算机技术、网络通信技术、数据库技术以及管理学、运筹学、统计学、模型论和各种最优化技术,为经营管理和决策服务。这要求构建企业现代管理信息系统要具备系统的思想和遵循一定的步骤。

  1.管理理念建设

  在现代企业制度下开发建设管理信息系统是一项综合复杂的系统工程,为了保证未来系统的高效运转,必须对企业的组织重整和系统再造过程有一个充分的理解和科学规划,明确系统再造的目的和未来系统的目标。例如,目标可以定为:通过新系统的实施,使分2/3以上与供货商的交易借助于新系统;通过CRM的实施,使客户流失率降低15%;通过ERP的资金电子汇划子系统,使回款效率提升一倍等。表达不明确的目标如笼统的获得更多市场份额、较大提升管理水平等,因缺乏量化指标日后难以反馈和考核而应尽量避免。同时,重构中的管理信息系统应基于对企业现有资源和外部环境的分析,即企业的这个目标必须是切实可行的(包括技术可行、经济可行、管理可行和环境可行)。目标确定之后,要由企业高层通报所有相关人员,使大家统一认识,明确努力的方向。

  2.企业管理信息系统建设

  明确目标和统一认识后便进入管理系统的构建阶段。信息系统的建设是一个逐步提升的循序渐进过程,下图是一种有效的信息系统的建设思路,表达了从信息系统的基础网络建设到核心和增值业务的循序延展模式。

  企业管理信息系统的建设开发往往采用系统工程的结构化方法,该方法将建设过程分为3个阶段:系统分析阶段、系统设计阶段和系统实现阶段。信息系统的成功实施取决于3个因素的统筹安排:第一是前期的系统分析阶段,包括诸如对现有业务流程的初步和详细调查,流程瓶颈的分析,业务流程的整合再造,员工观念的培训和转变,技术上的教育和疏导等。理论和实践都表明,前期分析准备工作越充分,后期风险越小,系统成功的可能越大。第二是以原系统为依托,以确定的新系统目标为开发方向,创新突出,设计出实用可行而且具备一定前瞻性和灵活度的新系统方案。第三是具体实施已通过的设计方案,选择优秀的实施顾问和技术指导,该顾问或指导必须具备相当的专业知识和丰富的系统成功实施的经验,例如专业机构或同行业中的成功实施企业。

  3.管理信息系统后续管理

  前期的管理准备和方案分析工作固然重要,但科学完备的后续管理对系统的成功运行同样不可或缺。管理信息系统按其在企业中发挥的作用可分为3部分:BackOffice(后台)、FrontOffice(前台)、NoOffice(虚拟)。

  应针对不同的组成部分实施不同的管理手段。以ERP系统为代表的企业内部信息管理系统,又称后台管理系统,包括财务管理、采购管理、库存管理、生产管理、人力资源管理和项目管理等。它主要用于管理企业内部运营的所有业务环节,并将各业务环节的“信息孤岛”联结成“信息大陆”或“信息对接平台”,而此时后续管理的主要任务应是保证各种业务的信息能够实现集成和共享。

  以CRM为代表的企业前台管理系统实施于企业的市场、销售和技术支持等与客户有关的职能部门。它一方面通过提供更快速和周到的优质服务吸引和保持更多的客户,另一方面通过对业务流程的全面管理降低企业交易成本,而该系统后续管理的重点则应是收集、追踪和分析每一客户的需求信息(包括现实的和潜在的),同时观察和解析客户行为及其对企业利润的影响,使企业与客户的关系及企业盈利达到最优化。

  NoOffice原意是指虚拟的、无实体的办公环境,而放在整个管理信息系统中则是指企业与企业间的电子商务BtoB系统,它利用更好的方式和技术不断完善BackOffice和FrontOffice,将企业与相关业务伙伴联结成紧密的供应链,在经济全球化大市场环境下实现企业再造和系统重构。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。