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企业培训师观点:关于企业制度建设的一点思考

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

企业制度建设的重要性已被越来越多的企业所认识,企业的发展壮大与成功都离不开一套系统、科学、严密、规范的内部管理制度。笔者所在的(集团)公司在制度建设方面积累了丰富的经验,以《基本制度》这一“根本大法”的颁布为标志,自2004年以来,公司制度建设进入全面推进阶段,逐步形成了较为完整的制度体系框架和中期建设目标;以《制度管理制度》的实施为标志,企业制度建设及其组织保障机制不断完善。企业制度建设作为一项系统工程,需要在实践中不断摸索。现就公司企业制度建设情况结合自己的工作实践,提出自己的一点看法,以引发大家共同思考和探讨,文中不当之处请指正。

  一、企业制度建设必须注意系统性、完整性,并突出重点

  公司制度建设有一个完整的体系,每项制度又包含具体完整的内容,各制度起草小组在制订制度过程中,要根据公司管理需要和轻重缓急突出各阶段的建设重点及制度本身的重点,注意制度与制度之间的系统性、关联性。比如,物品管理规定,涉及办公用品、各类低值易耗品、各类办公家俱、设备等固定资产的管理,其重点应该突出固定资产的管理,在制订时要与采购、预算管理、会计政策等制度关联,车辆管理规定、计算机网络硬件管理规定等在制订时要与物品管理规定的相关内容统一。

  可能存在的误区:内容面面俱到,但重点不突出;制订时就制度而制度,孤立存在,不考虑关联制度,或矛盾或重复。

  二、企业制度建设应具可操作性,粗细适度,简单有效

  制订的制度需要通过推行来规范管理,如果制度本身不具有可操作性,那么制度就仅仅成为摆设和累赘。制度的表述或表现形式与操作性有很大的关系,为了提升制度的适应性、灵活性和可操作性,制订的制度要有粗有细,粗的地方符合原则性管理要求,细的地方则符合操作性管理要求。基本管理制度的条款尽量是原则性的;具体管理规定、办法、细则、流程等要细化到可具体操作。同一项企业制度的不同条款也可有粗有细,原则性条款尽量概况,操作性条款在不影响功能及操作情况下尽量精简。

  另外,一项具体制度是采用规定形式还是流程形式,或者两者兼有,或规定中附带流程,我认为应该看哪个形式既便于执行,又简单有效。如果规定更简单且可操作的,就不再制订另外的流程。如果规定不直观,可附带流程。如果流程本身很复杂,条件判断框等过多,可通过规定来明确。如果两者内容相差不多,只取其一。

  可能存在的误区:制度或条款过原则或过细;同一管理事项的规定与流程内容相差无几。

  三、企业制度建设要切合实际,适当超前

  制订制度要从企业实际出发,要切合企业实际,切不可照搬或网上下载后略改完事。这就需要事先进行周密调研,要考虑现有的做法和先进的管理理念,要宽严适度、逐步提升,并考虑信息化管理的要求和企业未来发展的需要,但不宜过超前。如果制订制度有难点或不够成熟,可先试行,在实践中总结经验并不断完善。如果相关管理事项过超前,没有相关制度或做法可借鉴,可在工作中边总结,边以备忘录形式记录有关做法,待条件成熟时再行制定。

  可能存在的误区:制度与现实脱节,或过于超前,即使制定了,也得不到有效执行。

  四、要注重制度的推行、检查、评估

  企业制度建设一定要注重推行和检查评估环节。制度的制定过程本身是对管理过程的规范,由于一项制度从报批到批准有一个过程,建议在制度报批后,对新制度与原有制度或做法没有原则性冲突的,可按新报批的制度执行起来。待制度正式批准后进行重点的落实、推进,并不定期地对执行情况进行检查、纠正、提醒员工违反制度的行为,逐步使员工对一项制度从最初发布时的抵触情绪变成其自觉行为,形成独有的制度文化。同时,制度建设不是一劳永逸,是一个PDCA循环。制度执行一段较长时间后,相应职能部门和制度管理部门要定期检查其有效性,如不符合企业现有情况,应及时组织修订完善,避免失修。

  可能存在的误区:对推行、检查不够重视,认为制度报批后就万事大吉。或者制度失修,形同虚设。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。