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企业培训师观点:如何管理中小企业经济合同?

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

在社会主义市场经济中有许多企业缺乏对经济合同管理的深刻认识,忽略了经济合同管理的监督和落实,从而在激烈的市场竞争中逐步丧失了原有的市场份额,而陷入经营困境,步履艰难。据2007年中国企业家调查系统公布的调查数据表明:有90%以上的企业或多或少发生了合同纠纷。由此可见,随着市场竞争的加剧,中小企业经济合同管理的问题日益突出并受到关注,本文将对目前中小企业经济合同管理中存在的问题进行剖析,并在此基础上提出相应的对策。

  在市场经济中合同管理是经济手段法律化的形式之一,是商品交换的法律表现形式,因此,实行合同管理应成为企业全部生产经营管理的核心与关键所在。中小企业经济合同管理,是指企业内部为了保证合同得以完全实现的、贯穿于从签约开始全过程的控制、协调和监督。它是微观管理,但确实又是调节社会主义市场经济,保证国民经济顺利运转和有序发展的重要手段。因为任何一个经济合同对于当事人来说,都有一个约定权利和义务一一履行义务一一取得权利,即签约一一生产(作为、服务)一一清结的过程。只要这个过程的任何一链出了问题,又不能及时发现和解决,就不可避免地要发生纠纷。

  一、目前中小企业经济合同管理中存在的主要问题及原因

  当前,在中小企业经济合同管理中存在着不少问题,归纳起来主要表现在以下几个方面:

  1、经济合同管理机构、人员、制度不落实。主要是流于形式,应付检查,并没有把经济合同管理工作落到实处,也没有把经济合同管理作为一项重要的企业管理工作来抓,致使经济合同管理工作无法渗透到企业生产–销售全过程中去。

  2、经济合同签约率不高。有的认为是老关系,碍于情面搞口头的“君子协议”,而不签订书面经济合同;有的怕麻烦,图简单或只签内容条款不全的合同;有的则为偷逃国税(如印花税),故意不签书面合同。

  3、经济合同签订把关不严,签约随便,解约自由。视经济合同为儿戏,不依法签订经济合同,高兴就履约,不高兴就不履约。需要变更或解除的经济合同,不按法定条件、法定期限和法定形式办理,打个电话或口头打个招呼,简单了事。经济合同纠纷的隐患很大。

  4、不懂法,不依法办事,违约不究,自我保护能力差。

  存在的上述中小企业经济合同管理问题,究其原因主要是:

  1、企业领导对经济合同管理的重要性认识不足,经济合同法律意识淡化。只关注中小企业经济效益,忽视了市场经济是法治经济、契约经济、合同经济,忽视了经济合同管理的重要性。尤其对市场与合同、合同与合同管理、合同与合同法律这三对关系缺乏认识。

  2、外部经济、法制环境不完善,影响中小企业经济合同管理工作的开展。长期的计划价格制度使得不少企业时至今日仍对市场销势、市场价格缺乏应有的敏感与准确判断,不适应突然出现在经济关系中的市场价格波动与变化,更难形成根据市价变动而及时调整经营计划的能力。这就导致经济合同的订立、履行受制于市场销势和价格,合同纠纷大量产生,合同管理难度大。

  我国原先计划经济体制下的生产力结构,使得有些领域形成了人为的行业垄断。不少大中型企业对某些行业的生产、经营存在着实际上的封锁、垄断,支配着其他企业的生产与经营,垄断的结果必然导致地区封锁,商品流通不畅,经济合同无法签订、履行,纠纷难于解决。

  合同仲裁委员会和法院在处理契约纠纷时,普遍存在两种倾向:一是在计算违约金与赔偿金时忽视间接损失,违约方只承担有限的直接损失责任:二是过份强调调解结案,而大量的调解是以和稀泥式的折衷调和为特点,其后果不仅是使一方的合法权益得不到保护,更严重的是使违约人的违约心理得不到应有的警醒,进而产生敢于进一步违约的潜在侥幸心理,有时候,即便是公平合理的判决书、调解书,其实际执行也是多费周折,极不容易。这些有法不依,有法难依的现象,无疑挫伤了企业合同管理的积极性。

  另外,印花税的实施也给企业的签约率带来一定的影响。

  3、多层次的经济合同管理网络尚未形成,使中小企业经济合同管理缺乏推动力。工商行政管理部门、业务主管部门、金融机构还没有形成在各司其职的同时又相互配合的多层次经济合同管理网络,使企业缺乏外部推动力。

  4、中小企业经济合同管理缺乏激励机制。现在除了工商行政管理机关大面积推行“重合同、守信用”活动以外,基本上没有什么明确有力的奖惩措施。

  二、加强中小企业经济合同管理的对策

  1、企业领导应充分认识到企业合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容。企业管理的方方面面都应围绕着这个核心而开展,只有正确地处理好了市场与合同、合同与合同管理、合同与合同法律这三对关系,合同管理才能真正到位,履行责任才能真正落实。

  企业领导要熟悉经济合同法律知识。为此,要对在职的企业领导,有计划,分期、分批进行培训,要把经济合同管理列为企业领导任期目标责任制,使企业树立起依法签约、依法履行为前导的依法经营思想,把抓经济合同管理放到企业抓质量管理和产品开发一样的重要位置,把经济合同管理列入企业管理的议事日程。

  2、建立、健全经济合同管理体系。现代企业的生产经营活动是一个极其复杂的过程,不能无章可循,否则,就会使经济合同管理处于自流失控的状态。中小企业经济合同管理必须结合自身的实际,制订具体、明确、切实可行的合同管理体系,这是中小企业经济合同管理中的一项基础工作,是搞好中小企业经济合同管理的保证和前提。中小企业经济合同管理体系包括合同管理的组织网络和制度网络。

  组织网络,是指企业要由上而下地建立和健全合同的管理机构(包括专职机构和兼职机构),使合同管理覆盖企业的每个层次,延伸到各个角落。大中型企业,一般地说,由于经济业务往来多,且数额大,应建立有权威的合同管理小组(或委员会),其成员可由供、产、销、技术、财务负责人、法律顾问以及分管经营的企业负责人或企业法定代表人组成,由企业的主要领导担任组长。合同管理领导小组(或委员会)还应设立具体的日常办事机构–合同管理办公室,统一管理企业日常的经济合同管理工作。经济合同管理体系在运作管理过程中要做到人员落实,应配有经济合同管理员,这是中小企业经济合同管理的主要力量。经济合同管理员的配置,必须结合企业自身的管理体制来进行:一般除在公司一级配置外,各职能科室部门,根据经济业务往来的需要,也应配备本部门的经济合同管理员,负责本部门的经济合同管理工作。公司一级的合同管理员,应专职为好,否则就没有时间和精力扎扎实实地做好合同管理工作。大型企业还可以对合同管理工作进行分工,由几名合同管理员分别管理各类合同管理中某一类或某一方面的工作。作为科室职能部门一级的合同管理员,因经济业务往来少,可兼职。凡是新从事经济合同管理工作和合同签订的承办人员必须事前接受严格的培训,经考核合格后方可上岗试用。
企业设立二级合同管理员,专兼职结合,条块相连,就能形成完整的合同管理体系,使企业在各个方面、各个部门、各个层次上的合同都有人把关,使各类合同处在有序的监控管理范围内。

  制度网络,一是指企业要就合同管理全过程的每个环节,建立和健全具体的可操作的制度,使合同管理有章可循。二是指企业各层次都应有自己的合同管理制度。

  合同管理全过程的每个环节包括合同审查会签制度:明确经济合同的签约权,即洽谈权、审查权、会签权、批准权,并划为四道关口,由四种人员分别行使这四项权能;授权委托制度:由于法定代表人不可能事事都参与每一项经营活动,签订每一份合同,因而企业必须建立这一制度,使业务承办人取得签订合同的合法资格,在授权范围和期限内依法签订合同;

  函电登记回复制度:来函,来电往往涉及合同具体实质性的内容,甚至引起合同权利义务的变化转移,如不建立这一制度,就有可能在合同发生纠纷后变为被动,甚至败诉;资信调查制度:也就是在正式签订合同前,由合同承办人就对方当事人的资金信用,主体资格、权利能力、履行偿付能力等情况进行全面的调查;合同变更、解除制度:如企业不依法变更或解除原订合同,就会导致违约而承担违约责任。合同变更、解除必须以书面形式,并在法律规定的期限内作出;合同台帐登记、统计制度:是指企业对经济合同的签订、履行、变更、解除等情况单独设立帐簿,进行系统、全面、连续地记载和汇总,以反映合同履行过程的全貌;鉴印保管制度:加盖企业合同专用章、法人公章的空白合同文本以及法人授权委托书是企业藉以对外签订合同时代表企业、具有法律效力的凭证。因此不能滥用,必须由合同管理员统一编号、保管、使用;合同档案保管制度:对已生效的合同文本、变更、解除或修改后的协议、洽谈纪要、往来书信电函、邮寄凭证、货单、运单、产品说明书、质保书、合格证、以及其它各种相关的凭证、原件或复印件等资料进行全面的搜集、汇总,统一保管,切实做到“一份合同,一份档案”;合同传递制度:其目的是使合同规定的内容能及时、准确地传递到需要履行合同义务的有关职能部门,以便各部门密切配合、通力协作,及时、实际、全面地履行合同;合同自查制度:企业必须对各部门签订的合同进行必要的检查。可定期与不定期结合开展,以便及时发现和纠正合同在履行过程中的问题;奖惩考核制度:合同的奖惩制度必须与内部经济责任制相挂勾。凡忠于职守,认真工作,严格执行积各项合同管理制度,取得显着成绩的,应及时表彰,予以奖励。反之,则根据情节轻重、责任大小和后果,分别给予处罚。

  同时在运作过程中也应对合同管理体系进行动态控制,检查该体系是否适应合同管理的需要和市场需要,对不适应部分应进行及时调整,不断完善。

  3、把好经济合同的签订关和审查关。在经济合同的管理中,把好经济合同的签订关和审查关是一个关键问题,它是提升经济合同履约率的重要保证,应对合同业务人员提出“六要”“六防”的签约要求。

  中小企业经济合同六要:主要条款要完备,合同内容要合法,权力义务要对等,经济责任要明确,文字表达要清楚,签约手续要齐全。

  中小企业经济合同六防:防止草率签约,不订“扯皮合同”;防止强加于人,不订“霸王合同”;防止越权代理,不订“衙门合同”;防止资信不明,不订“空头合同”;防止不正之风,不订“后门合同”;防止投机钻营,不订“违法合同”。

  中小企业经济合同的审查部门和企业法律顾问在审查经济合同中,应从合同当事人的资格合格性;意思表示真实性;合同内容合法性三个方面进行审查,以确保经济合同符合法律要求,减少纠纷和避免不必要的经济损失。

  当事人资格合法性是指签订合同的人必须具有法律规定的权利能力和行为能力,超越法人权限或者违反核准登记的业务范围签订的经济合同,法律不予保护。

  意思表示真实性是指当事人为实现自己的经济目的,出于自己的真实意志,愿意同对方签订合同的一种表示。如果当事人在危难之中,受胁迫,欺诈,不能表示自己真实意志,在这种情况下签订的合同法律不予保护。

  合同内容合法性是指双方当事人达成的协议,合同的各项条款,符合法律,行政法规和现行政策的规定,不违背社会公共利益,不侵害他人的利益。

  4、积极参加工商行政管理部门组织的“重合同、守信用”单位命名活动。从经济活动的角度看,企业在签订合同、履行合同中是否重合同守信用,是企业能否在激烈的市场竞争中赖以生存并得以发展的重要前提,直接关系到企业的经济效益和社会效益;从法律角度看,依法签约和依法履约是法律要求企业所必须承担的法定义务,是企业依法从事生产经营活动的综合反映。所以,我们应当围绕“重合同、守信用”和提升履约率开展经济合同管理工作。企业应当自觉地参加这项活动,接受合同管理机关的检查和考核,争创“重合同、守信用”单位的荣誉。

  5、有条件的企业要加快企业局域网建设,创造良好的信息共享平台,以努力推进管理手段现代化。一些合同,尤其是需要民主管理和民主监督的合同,可以在局域网内实现信息资源共享,以监督合同的时效性和履约率。

  6、要为企业创造良好的外部环境。

  近几年颁布和修订的一些重要的关于商品经济与市场的立法,如《民法通则》、《经济合同法》、《企业法》等法律尽管对于我国的改革开放、市场经济发展起了极到重要的作用,但其立法宗旨、立法内容之弊端与缺陷也是非常明显的。而很多有关市场秩序和市场培育的立法目前还是空白,如民法中的物权法、担保法等,商法中的公司法、信托法、合伙法等,经济行政法中的反垄断法、反不正当竞争法等。这些立法的滞后与不严密、执法的随意与不严肃的现象在一定程度上加剧了经济合同纠纷的产生,导致了经济合同管理困难重重。因此,在当前的社会主义市场经济体制下国家必须重视立法和完善现有的法制制度,为企业合同管理thldl、org、cn创造一个良好的外部市场环境。在市场经济体制下,用相应的法律来调整和规范企业与企业的关系、企业与企业的关系,使企业按照市场规律依法规范自己的行为,依法参与市场竞争,依法维护自身的利益,树立良好的市场形象。

  各专业银行要通过信贷管理和结算管理,加强对中小企业经济合同管理的监督,要避免不正当的竞争,杜绝企业多头开户;对企业间的托收承付,必须审查合同,以免乱拒付、乱支持,给企业造成不应有的损失。要实行“倾斜”政策,对“重合同、守信用”单位,给予优先贷款,优惠利率。

  7、工商行政管理部门要强化中小企业经济合同管理工作。工商行政管理部门要进一步增强为企业服务意识。宣传经济合同法,定期培训企业领导、专兼职经济合同管理员和业务人员,要帮助企业搞好经济合同管理“三落实”,搞好经济合同法律咨询服务工作,为企业排忧解难。

  8、依靠法律保障经济合同的履行。作为市场运行秩序基础的法律尊严和契约约束力的强化,是通过处理和解决合同纠纷而实现的。因此,执法部门必须加强执法,真正做到有法必依,违法必究,执法必严,保护和支持企业依法办事,起到法律为企业依法生产和经营护航的作用,促进中小企业经济合同履行率的提升。

  总之,加强中小企业经济合同管理可以有效地防范和化解经营风险,这对于中小企业经济活动的开展和经济利益的取得有着十分积极的意义,与此同时,加强中小企业经济合同管理也将有效地促进我国经济立法的完善和运作,促进市场体制的完善。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。