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企业培训师观点:如何分析企业管理问题

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

有一位生于20世纪初的老先生,其早年行中医近十年,近三十岁时,接受了鲁迅先生的思想——“中医是治不了病的”,于是改行西医。若干年后,他又放弃了西医,改行中医。在他九十高龄时,笔者有机会与之探讨“中医”与“西医”哪一个更好的问题。老先生告诉我,不存在谁好谁不好的问题,中医对于功能性的疾病有特效,西医对器质性疾病有特效。事实上,医学上诊断人体病症的原理与诊断企业的原理确有异曲同工之妙。

  在企业管理问题中,我们也会遇到类似的问题——“应收账款周转率是4.5究竟代表好还是不好呢?”“流动比率是1.25,到底能说明什么?”“人人都认为公司经营一团糟,可如何来分析现状解决问题?”“公司上下层层分析,最终为什么层层都解决不了问题?”这里既有中医需要的症状特征,又有西医的化验指标。我们究竟如何形成最终的分析结论呢?

  一、“分析结论”往往是具体现象背后的东西

  看得到、摸得着的东西比较容易把握,而一些没有形体的道理让人感觉异常枯燥。比如说,如果我们一谈“人力资源部”,就会很容易联想到具体工作,可是要谈论“人力资源管理”这类功能性的东西,就会感觉比较泛泛。然而,分析工作恰恰是通过对像“人力资源部”这种现象的分析,来得到的结论就是像“人力资源管理”这样没有形体的结论,也就是要找到全公司人力资源现象背后的东西。

  事实上,很多分析者总是试图通过分析“人力资源部”来得到一个“人力资源部如何如何”的结论,这显然使问题尖锐化,被批评者会极力反对,这不仅影响了问题结论的客观性,同时使企业内部矛盾激化。人力资源问题绝对不仅仅局限在人力资源部,全公司各个部门都存在人力资源问题,这样做既无功于分析工作本身,又无功于企业内部和谐。

  所以,做分析一定要引申与扩展具有实际形体的事物,寻找其背后性质共性、相互关系,寻找这些企业管理问题背后的东西。

  二、分析结论的性质

  企业管理问题的分析结论往往不是惟一的、标准的,但在众多结论中,有一个肯定是最接近于客观现实,然而,这一结论在没有付诸实践之前,没有人可以印证与衡量它,使其达到99.99%的准确性。

  “血缘鉴定”在古代,是很难实现的,为了论证之,古人做了很多的相关分析,但得到的结果有时并不客观。直到DNA的发现,使这个问题变得简单了,并且可以得到具有99.99%真实性的答案。那么,我们是不是可以认为,世间所有的事物都可以通过这种方式来得到分析结论呢?在西医院里,有很多病人经过一系列的指标检测还是检测不出来是什么毛病,一切都正常,然而,病人却痛苦不堪。

  我们必须承认,并不是所有的事情都可以通过这样的数据分析,获得一个不易让人推翻的结论。比如说,人们认为流动比率是2比较理想,可是,如果是1.999呢?如果我们认为还凑合的话,那么,1.998、1.997、1.996……直到1.009呢?如何界定哪一个是正常的呢?况且,即使其达到2,也不一定就是什么好事。

  事实上,管理事物间的牵涉非常复杂,其复杂程度越高,就越不易通过数据直接得到具有99.99%真实性的判断。比方说,企业生产质量问题的分析,包括作业效率、交货期、生产产量、员工积极性等等都可以影响它。并且,作业效率又受到设备精度、加工技法、流程冗简等各个方面因素的影响;交货期又受到……如此复杂的问题想通过数据得到一个具有99.99%真实性的结论,谈何容易?

  中医与西医不能用好与坏来衡量,他们的哲学基础有根本性不同,但现代西医越来越趋向指标化,已经到了没有化验就诊断不了病的地步,然而,复杂的问题,有了指标也诊断不好。如果企业管理分析也越来越趋向指标化,那么结果也是无法解决功能性疾病,最终企业也得沦为“帕金森综合症”。

  像医学诊断通过对症状进行分析,从而找到病源的道理一样,我们必须依赖对这些现象(现象包括数据、指标)的分析,从而获得产生这些问题的根源所在。然而,受分析者的阅历、知识、思维方式等方方面面原因的影响,大家的分析结论不会是惟一的,越复杂的问题差异性越大,但其中不存在对与错,只存在哪一个更接近于客观现实。
三、分析结论与实体事物的关系

  人们都愿意用冰山来形容它们之间的关系,但笔者感觉这种比喻不太确切,它们之间的关系更像是我们都很熟悉的“万花筒”。我们的分析人员就是要透过表面现象,揭示“万花筒”的本质。

  “万花筒”是通过光的反射原理,随着彩色纸片的不断晃动,在旁边的镜子映出非常美妙的画面。在这里,美丽的画面(实体事物)就是企业管理中的现象,它在不断迷惑着经理人,如果经理人可以明白产生这些画面的原理(分析结论)所在,就可以完全把握这个“万花筒”了。然而,如果分析人员仅仅局限在统计每次摇动万花筒碎纸片的图象本身,或者是研究图象变换的频率,这就没有意义了。

五种现象各有各的特点,这么多的关联,如果我们割裂地去讨论它们,仅仅希望通过现象A来论证其本身的合理与否,或者仅仅去将“废品率”这种指标分解给部门Ⅰ、部门Ⅱ、部门Ⅲ,这种问题仍然得不到解决。我们必须将有突出关联的五个现象A、B、C、D、E汇总起来,来总结他们之间的关系,把它们当中最重要的关系提出来。

  还是那句话,我们得到的结论各异,这是由于分析人的思维模式、阅历、知识等方方面面决定,但其中乙结论最为接近于客观现实,最接近于客观现实的答案当然是最下方的红色圆点。

  四、企业管理问题分析的必备要素

  企业管理问题的分析水平也不是一天就可以炼成的,而是需要不断地实践,不断地总结“分析问题”的方法与经验。要想获得较为准确结论,在两个方面是必要的。

  1、充足的信息

  没有信息,什么都谈不了,什么结论都只是捕风捉影,没有说服力。

  就像是一张藏宝图,如果被撕成10块,只是得到其中的一、两块是很难推测出图之全貌的,得到块数越多,就越可能获得更准确的藏宝地址。信息不分企业内、外,也不分经济、政治、军事,更不分秘密、公开,只要是与分析事件有关,就是“韩信点兵,多多益善”。

  然而,有时我们并没有办法得到比较全面的信息,每个企业中都存在不同程度的信息不对称问题,或者是高层的信息基层人员无权知晓,或者是基层的信息高层人员没有沟通获取。这就要求分析者必须通过各种渠道获取所需信息。

  充足的信息是准确得到分析结论的必要条件。

  2、恰当的思维方式

  人们思考问题的思维方式不是形成后就保持稳定不变了的,它往往是伴随着实践,不断趋向合理化。当某种思维方式总是取得成功时,大家就会把这种思维方式固化下来,人也会越来越趋向成熟、稳重起来。在这个过程中,有人愿意就事论事,有人愿意挖掘事物本质,有的人愿意浮想联翩,去寻找事物间的关系。

  一般来讲,分析企业管理问题就是要找到事物的本质,就要找到制约事物发展的关键要素;当然,极个别时候也会就事论事,关键在随着经验的增长,人们就会做出越来越正确的判断。只要我们有能力把握好这个分寸,分析企业管理问题的思维方式就具备了。如果恰当的思维方式不仅可以用于企业管理问题的分析,即使是家庭、邻里、朋友间的关系也完全可以用它来分析。
五、分析过程

  尤其是像分析问题这样的工作,绝对不会有标准化的分析过程,不会规范第一步、第二步、第三步应该如何,这里所展示的分析过程,只是希望能够抛砖引玉。

  1、信息的收集与整理

  我们不要认为信息只是数据,数据只是众多信息中的一部分而已,事实上,只要与这件事情有关的任何细节都是信息之一。大到国际政治经济事件(如911),小到员工的举手抬足都有可能成为有用之信息。

  分析人员应该贯穿全程,不可让别人代劳,否则无法保证信息的有用性。一般来讲,人们获得信息的渠道有面谈、数据收集、问卷等,但应用最为广泛与实际的应该是交流,尤其是高层经理人与基层人员的沟通,尤其重要。

  在整理信息时,可简单地归类,把复杂的零散的信息客观真实的记录下来。另外,对于虚假信息要通过多方比较的方式,来识别真伪,在该环节就应该将其剔除。

  2、寻找信息间的关联

  这些现象之间会存在一些关系,如现象A影响现象B;现象C是现象D的子项;现象E导致了现象A、现象B的发生;现象A、B、C、D具有同一个本质性特点等等,总之我们要找到这些信息间的关联。

  3、抽出关键的关联

  这么多对的关联,其中一定有一对,或几对是最关键的,分析者可以根据自己的知识、经验等判断哪几对是最关键,这几对关联对全局具有重大意义。有时,分析有结果有误,在这个环节上出现差异得比较多,因为人与人的经验、知识等会有不同,同一个关系,有人可能会认为是关键的,有人会认为是普通的。

  4、形成结论

  将分析信息的过程,形成具有逻辑性的结论。

  在这个环节,我们需要将前面的信息一直到后面结论形成的过程,统统记录下来,并把它进行有逻辑性的编排,这样更有利于他人对这个观点的理解。我们可以通过文字的方式,还可以通过讲解的方式将自己的观点传达给别人。

  5、结论验证

  比如说,5+X=10当我们算完X=5时,一般需要再验算这个答案是否正确,如果5+5≠10,那么我们的答案就是错的,所以,我们也要对这个结论做最后的验证,看看其是否可以解释刚才的那些现象,如果不可以解释这些问题,就必须重分析。

  这种验证可以通过自我反推理的方式,也可以将分析过程讲解给其他人听,让他们将结论与实践结合起来,看看是不是符合客观现实,再综合大家的意见,形成最终结论,以此增加结论的准确性。

  大家不必期望本文可以解决一切企业管理问题,关键在于笔者的这篇文章是不是给大家带去了可以借鉴的观点,如果可以结合自己的性格、阅历等特点,在实践中反复这些可借鉴的观点,最终实现良性循环,实现更好的工作业绩。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。