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托马斯 达文波特:优化决策四步骤

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

精明的组织会多管齐下,将技术、信息、组织结构、决策方法以及人员等因素都考虑在内,并可以通过以下四个步骤改进决策质量
托马斯 达文波特
作者简介:托马斯 达文波特,百森学院(Babson College)信息技术及管理学总统杰出奖教授,并担任百森Process Management and Working Knowledge研究中心的主任。他的著述主要涉及企业流程再造、知识管理、竞争能力分析等领域,为这些管理理念的形成做出了巨大贡献。
关注决策,并不一定是指我们只需要关注管理人员的思维过程,它还意味着对决策过程中一些易被影响的因素进行研究——比如需要做哪些决策,有哪些信息可供使用,决策过程中有哪些关键角色,等等。精明的组织会多管齐下,将技术、信息、组织结构、决策方法以及人员等因素都考虑在内,并可以通过以下四个步骤改进决策质量:
1.确定重要决策。管理者应该首先列出必须要做的决策,并决定哪些决策最为重要,例如,“执行企业战略必须做出的十大决策”,或者“确保实现财务指标必须做好的十大决策”。有些决策具有高度的战略性,比如并购哪些公司才能获得必要的市场份额,这类决策数量很少;而其他一些涉及一线工作的决策则数量较多,比如怎样制定理赔的额度。如果不对决策做重要程度上的排序,就会对所有决策一视同仁——而这意味着重要决策可能得不到足够细致的分析。
2.研究决策的相关因素。除了确定关键决策以外,你还要对每个决策所涉及的因素进行评估。决策中不同人员的角色是什么?决策的频率为多少?做出决策的相关信息有哪些?通常来讲,此类决策的质量如何?这种反思不但有助于组织发现哪些决策需要改进,哪些流程有助于提高决策效果,还可以帮助组织确定讨论决策所需的共同语言。
3.干预决策过程。在确定要做的决策并研究了相关因素之后,你便可以设计组织在制定决策时需要用到的人员角色、流程、系统以及组织行为。有效决策干预的关键,就是要以宽广而包容的视野,考虑所有可以改进决策质量的方法,解决决策过程中各方面的问题,包括往往会被忽略的决策执行。
4.实现决策的机制化。组织需要为管理人员提供工具和支持,使他们可以随时“决定如何做决定”(decidehowtodecide)。美国空气化工产品公司(AirProductsandChemicals)就是这样做的。该公司的管理人员接受过专门培训,知道哪些决策可以由管理人员单独制定,哪些决策应该在集体谈论后再个人制定,哪些决策应该在集体表决中有半数以上的人同意后才可制定,还有哪些决策应该由集体全票通过后才可以制定。除此之外,管理人员还要明确决策的制定者、执行者,以及咨询对象或者告知对象为哪些人。
重视决策机制化的公司常会聘请决策专家,与管理人员一起优化决策流程。国际能源公司雪佛龙(Chevron)就拥有一支决策分析小组,该小组成员起到了多方面的作用:推进公司在制定决策方面的培训,协调分析数据的采集工作,建立并优化决策的经济模型及决策的分析模型,帮助项目经理和决策者解读分析报告,提醒决策者何时需要利用更多的信息及分析改进决策质量,对决策质量进行评估,并为决策者提供指导等。目前,这个小组已经通过为期两天的培训课程对2,500名决策人员进行了培训,并且通过网上培训课程为10,000名决策者颁发了证书。在雪佛龙公司,所有的大型投资项目(这在大型石油公司中很常见)都可以从系统决策分析中获益。
采用以上这四个决策步骤的组织还需要对决策进行事后评价。这种评价不仅要考察实际业绩(这可能会受到政策或者运气的影响),还要对决策过程以及管理者依据的所有决策信息进行评估。雪佛龙会定期回顾重大决策,不仅评价决策的最终结果,还要讨论当初是否能采用更好的决策流程,或者如何更好地应对不确定因素。

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About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。