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企业培训师观点:设计企业培训计划的几项技巧  

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

建立企业培训与发展规划

  如何才能持续有效地鼓励员工学习和接受新的管理/技术理念?提供高质量与多样化的企业培训是激励员工这样做的关键。原因在于,从新进员工的操作性企业培训到将一个最新的工作组的概念引入到计算机系统中的企业培训,不管企业培训模块执行得如何,组织都必须制定一个全面的、执行中及持续的企业培训计划。这一高质量的企业培训计划能激励员工不断地学习新的东西并使组织变得更为高效。

  一个全面的企业培训计划包括新聘员工企业培训、对工作总的看法和提升工作效率的必要技巧。新聘员工企业培训提供了一个基本的对岗位的了解和该岗位在组织中的重要性。新员工对岗位与其他职能部门之间的联系及工作环境了解越多,就越了解自己所在岗位在组织中的重要性及压力。

  另一方面,一个全面的企业培训计划也包括持续教育。最有效的企业培训计划是让企业培训成为每一个部门每一个员工的职责,并成为一个不能忽视的重要职能,在制度、工作流程与技术上对这一职能予以支持。

  新聘员工企业培训

  一个完整的新聘员工企业培训计划始于企业培训手册的制定。这个手册在对技术、技能有需求的个别新员工适应岗位奠定了坚实的基础,为了使职能部门更好地理解目前的政策与流程,经理或高层管理人员必须确保部门的企业培训手册保持更新,包括一些系统性提升和/或政策或流程上的一些变化。此外,制订的企业培训手册要易懂易记,并能引起新员工的兴趣,而不能用过于平淡或教条式的语句。此外,不必担心运用一些专业性词汇包括一些图形,如果可能,在计算机企业培训中,溶入一些可视化的图形作为图解是非常必要的。

  新聘员工企业培训的另一个形式包括新员工与在职员工一起进行的适应岗位的企业培训,一般称之为在岗企业培训或工作企业培训。这种企业培训方式使新员工能够发现岗位工作的不同方面(需要注意的多方面的问题),同时,也使新员工有机会与在职员工发展工作关系。新员工企业培训要注意的二个问题:

  定位:必须让所有新员工都参加企业培训

  企业培训方向与完整性

  持续教育

  必须提醒的是,部门的持续教育计划和新聘员工企业培训一样重要。遗憾的是,在实践中,只有40%的企业做到了这一点,导致组织必须不断提醒员工关于各方面的工作流程与概念。这一持续教育可以是正式的,也可以是非正式的,一般情况下,非正式的方式会多一些。

  正式的或传统的企业培训方式经常会有这样的一种形式:管理层的成员向每一位参加企业培训的新聘员工发放备忘录,而非正式的以口头形式居多,接受企业培训的人通常只记录一页纸就足够了。这一页的信息被称为企业培训警示,是一种非强制方式取得的,而且信息量非常丰富。当一些制度或流程发生变化时,非正式的方式可以以较快的方式适应部门企业培训并取得相应的效果。

  制订一个持续企业培训计划

  制订一个持续性企业培训计划时,管理层必须将他们期待得到的结果优先考虑。不可避免的一个问题是,拟订中的计划是用于提升员工的工作技巧还是需要协助员工个人的发展?

  实际上,不少企业在制订企业培训计划时都会夹在两难之中。对管理层来说,最重要的分歧在立足于培养未来的管理层成员还是解决员工目前工作技能的问题。如果管理层期望的产出只是提升技巧而不考虑员工的发展,企业培训工作会很好做,人力资源管理者只考虑如何让员工知道怎样将工作做得更好即可。这时企业培训的产出肯定是积极的,制订企业培训计划也不用考虑市场竞争因素,寻求一些能解决问题的企业培训课程即可,这种企业培训从严格意义上说,并不是一个持续性企业培训。

  制订持续性企业培训计划时,期待的产出应综合考虑技巧性与员工个人能力的提升。这种计划将使员工有机会发展管理技巧、更好地理解他们的职位与岗位的能力,和如何使自己更好地适应企业里的各种关系。例如,如果你在部门的绩效评估中发现自己掌握的工作技巧离职位描述仍有一些差距,你就可以通过相应的企业培训课程提升那些方面的技巧。

  将技巧企业培训溶入个人发展

  这类企业培训包括一些非常基本的写作技巧能力企业培训,如写作的结构和句式的纠错等。这些企业培训看似简单,但一定要提醒企业培训参与者这些企业培训内容的重要性。如向客户写一封发货滞后的道歉信就非常讲究技巧,必须向员工提供关于客户的一些背景信息,告诉他们这些客户是近十年来付款一直非常迅速的优质客户。给他们10-15分钟的时间拟出草稿并让他们轮流当众读一下自己拟订的信。当某位员工读完后,让其他的参与者提出自己的修改建议,并指出该封信中积极的方面。

  另一种方法是将正在进行的持续教育溶入到员工或团队的发展中去,这种企业培训方式是切实可行并经企业实践证明可以取得非常良好的效果。员工籍此有机会聚在一起,讨论他们在企业中新近获得的经验与体会。

  这一经验之所以可取并为绝大多数员工所接受,是因为通过这种方式的企业培训获取的信息非常实用,员工有机会参与其他员工的工作中去。同时,其他员工也可以体会类似的情境并有机会与同事讨论有效解决问题的方法。

  制订企业培训计划的技巧

  下述是制订企业培训计划时必须考虑的几个要点:

  根据《华尔街日报》的调查,绝大多数的成年人的写作水平是在八级,然而,却一直都停留在只摘取要点的水平上。提升员工的写作水平看似普通,却非常必要。

  在安排企业培训的时候,努力使受训组的组成成员多样化。这可以显著提升讨论的质量。

  在每一个工作区域都挑出一个重点员工。这样做有二个目的:如果是一个新的系统或流程将被引入公司,这一重点员工可以学习到这些新的系统或流程后企业培训其他员工(人们总是在被要求企业培训他人的时候会学得更好)。第二,可以充分利用企业内的优质资源,同时也解决了企业内一些员工理解水平较低的问题。这种情况下,可以造就一种非常融洽的工作氛围,因为相对于人力资源部或组织发展部门派去企业培训的人来说,这些理解能力稍差的员工对日常一起工作的员工来指导自己,更容易接受而不会感到紧张。

  首选的持续教育计划

  对组织来说,一个首选的持续教育计划应该是量身定制的。但是,怎样才使组织了解员工的需求?一种方法是和那些在岗位上的员工一起工作,如果可能,做一个绩效面谈的随机取样,了解一下员工对个人发展的需求。另一种办法是收集企业培训需求评估或与员工沟通,征求他们的意见,哪些技能适合他们,他们希望得到哪些方面的发展。这种方法最好用匿名的形式开展以确保收集到理想的结果。很简单,当人们知道他们并不会因为自己的不足被指出后而受到嘲讽,就会以更公开、更诚实的方式填写问卷。

  不管如何,确定什么内容的企业培训是非常重要的,它直接关系到课程的选择、企业培训理念的贯彻等。必须提醒的是,生产性的企业培训最好在二个小时内完成。超过二个小时,不少受训者就会离席而去。最后,在企业培训期间,尽可能搞一至二个活动以保持参与者的记忆清醒,避免他们进入半睡眠状态以影响企业培训效果。

  是否真的需要一个集中式企业培训?

  虽然集中的企业培训极可能是有效的,但也并不一定就是首选的方式。如果你要做的企业培训内容是比较基本的或普通的知识,不妨建立一个企业培训警示来代替。这是一种非常好的沟通方式,可以就一些知识或新的工作要求质等信息进行沟通,使员工得到观念的更新与技能的加强。可以用撰写企业培训警示或将一些闪光的观点或/和思路写在特制的纸上。不要误以为这样使用没有多大意义,这些一闪而过的观点往往会使你的纸“变色”。在我的工作经历中就曾发现,员工把一些写有“闪光的”观点的纸留在纸盒里,而写在白纸上的附言,更多的是一扔了事。

  保持学习的持续性

  保持学习的持续性非常重要,下面是一些建议:

  如果部门需要一些娱乐来促进学习,不妨做一个游戏。这个游戏可以是来自家庭争执等,同时让员工回答一些与工作环境和/或员工有关的问题。这会使人吃惊地记起游戏情节中的一些事,相对于硬性学习而言,这种效果更好。

  当进行一个企业培训课程的时候,一定要保持沟通通畅和情绪轻松愉快。尽管一些思想上的沟通是重要的,但首要目的是让员工保持兴趣并从企业培训中感到快乐(这可能会有点困难,如果你聘请的不是一个善于调动气氛的企业培训师的话,然而,一般情况下,绝大多数的企业培训师都是比较活跃的)。

  把溶合学习的理念引进到部门。鼓励员工充分利用不同的资源提升学习水平。当企业培训警示和集中式企业培训直接来自管理层的时候,会改变员工对互联网、图书馆或是部门内部学习持旁观态度的看法,通过与其他员工的沟通也不失为学习的一个极为宝贵的资源。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。