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企业培训师观点:一个成功项目经理需要哪些看家本领?

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

项目经理是项目团队的领导者,项目经理首要职责是在预算范围内按时优质地领导项目小组完成全部项目工作内容,并使客户满意。为此项目经理必须在一系列的项目计划、组织和控制活动中做好领导工作,从而实现项目目标。每个项目均具有其独特之处,而且每个项目在实施过程中都可能发生千变万化的情况,因此项目的管理是一个动态的管理,这就要求项目经理必须具有灵活应变的能力,才能对各种不利的情况迅速作出反应,并着手解决。

  相信每个项目经理应该都有自已悲惨的故事,程度恐怕只有过之而无不及。项目经理到底应该有那些看家本领呢?一个称职的项目经理应该要其备以下的能力:

  1、项目经理要易于沟通

  沟通,可以很简单,也可以很复杂。对于部份人来说,反正沟通就是把我的意见表达出来吗,有什么难的。可是在项目过程中有那幺多的人与项目有关,因此要考量的,不仅是把意见表达出来而已,而在于「在什么样的时间,运用什么样的方式,将什么样的信息,传达给什么样的人」。

  很多项目经理都是属于「被动式的项目经理」。就是「你先说你要什么项目信息,我想办法去弄这些信息出来给你」。因此,信息整理的工作基本上是没有列入工作管制的,只能够见招拆招,抱着应付的心态来面对信息的供应。

  如果换个比较主动的角度来看,项目经理先了解每个与项目有关的人想要知道什么,这些信息一定有重复的地方,然后将这些信息做个整理归类,不等你开口要,我就先提供给你,让你对项目没有疑惑,化被动为主动。这些信息整理归类的动作,直接就纳入在项目经理的工作管制之中,这样对项目经理而言,也没有任何的「意外」。

  讲起来简单,做起来其实也不难,二个小时就可以做好沟通计划,几个步骤掌握住就好:

  (1)认识项目干系人

  (2)分析项目干系人的信息需求

  (3)依照信息需求找出信息种类

  (4)将信息种类归类

  (5)决定信息传递的周期

  (6)决定信息传递方式

  (7)搜集信息

  (8)传递信息

  (9)检讨信息传递成效

  2、项目经理要想的周全

  项目经理有点像魔术师。事前先考虑要表演那些魔术,然后将道具准备好,跟助手、灯光及舞台配合,先仿真演练几遍,指示每个人互动方法,并且事先想到如果发生问题时如何处置;确认都没有问题后,开始表演;表演时要掌控会场气氛,使整个场子有高潮迭起的感觉;如果环节出了问题,要马上能够应变,使节目能够继续下去,而不是就此停顿;节目结束后,感谢每个人的合作,同时检讨整个表演的过程需要改进的地方,如此一段表演才算正式收尾。

  项目经理的责任就是掌控全场,把这段表演完美无缺的呈现出来。不过太难了,执行过的项目的人都知道,首先客户的需求不容易了解,其次计划时间不够,再来执行时问题重重,等到收尾时只能草草了事。经理能不能够将未来半年、一年或二年如何执行及因应先「演」过一遍,就对项目的成功有很大影响了。而这就靠项目经理做「计划」的功夫。做计划其实是很烦人的事,相信每个人都有经验。必须考量有多少时间、要怎么做、有谁可以做、技术上是否可以支持、关键技术是否可以掌握等,做到这个地步,恐怕早已是满身大汗。

  做个小练习:取一张白纸,在纸的上缘首先将要交给客户的产品以树状方式画出来。然后在纸的中间,将如何做出这项产品的主要工作步骤(5-6个即可),以流程图的方式由左至右用箭头连起来;需要供货商供货或其它单位配合的部份,以分支的方式指向各主要步骤。再取一张白纸,将执行这些工作步骤所可能产生的问题列出来。这个是很关键的步骤,列的愈多,将来临机处理的状况愈少(试想如果项目执行过程中可能发生100个问题,你能事先考量到99个,你只要去担心那突然出现的1个;但如果你只事先考量到1个,那结果可就不得了了)。这些问题,就是你要先期处理,以减少处理意外状况的时间。

  二张纸,一个计划的框架就成形了。这样其实还不足以执行项目,但是最起码项目经理先将整个项目执行过程大概想了一遍(就有如魔术师先行彩排一样),同时也建立一个以后细部计划的基础。由以上的练习来看,做计划并不难,重点在于去不去想,去不去做。

  项目经理的工作其实是很复杂。对于一个不愿意看全局的项目经理,这些步骤全部在不知不觉中被省去。但是对于一个企业来说,由一位没有看家本领的项目经理来执行重要的项目,公司的时间、名誉、获利及质量保证,不仅仅是儿戏。您的项目经理有没有这些看家本领呢?

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。