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企业培训师观点:总经理秘书的岗位职责

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

总经理秘书顾名思义是总经理的秘书,也就是总经理的日常工作助手,最重要的职责就是为总经理服务,从这个意义上来说工作也比较单纯,因为只有一个工作核心和重心,那就是围着总经理转。

  总经理秘书的工作任务非常繁多而且要求细节化,因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些,就不仅会影响自己的秘书工作,而且会影响总经理的工作,甚至影响业的形象与运营等等。那么如何做好总经理秘书的工作呢?

  总经理秘书要胜任其工作职责,需要具备知识、技能和素质:

  1、应具备较高的文化程度,因为良好的教育背景使人在看待问题,处理问题时会更加理性和全面,同时具有较强的学习新知识的能力;

  2、熟悉酒店各部门及其运作程序,掌握酒店的各项规章制度,对酒店的经营(如客房数量、房价、餐厅营业时间和电脑信息系统等)以及软件(酒店的目标、经营思想、服务理念等)情况要了如指掌,以便更好地协助总经理完成各部门的协调管理以及对外联络沟通的工作,使工作更有效率;

  3、熟练掌握中、英文文字处理技能,熟练操作各种办公室自动化设备,如计算机、打印机、传真机、复印机等;

  4、具备较强的对内、对外的沟通能力,使总经理的各项指示、计划、意愿得以贯彻和执行;

  5、能严守机密、克尽职守、吃苦耐劳,具有团队精神,忠实于自己所服务的组织,与各部门的管理人员以及酒店相关的企业、团体和企业职能部门保持良好的合作关系。

  一、总经理秘书岗位主要职责:

  1、负责总经理的办公服务工作。

  2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料;负责组织起草总经理会议材料。

  3、负责公司文秘业务指导。

  4、负责公司办公会的有关事宜,并办理会议议定事项。

  5、负责督促、检查、催办上级批件,公司领导批件及总经理办公会议定事项的办理工作。

  6、负责办理人大代表建议、批评、意见或政协代表提案的办复。

  7、协助主任做好年度工作会议的文字材料起草和会务工作,参与组织接待工作,以及综合会议的会务工作。

  8、负责纪录、整理总经理办公会会议纪要。记好大事记。

  9、负责文书收发、运转、检查、指导有文档工作的业务管理,负责保密工作。

  10、负责群众来信、来访的接待、办复工作。

  11、完成领导交办的其他工作。

  二、总经理秘书工作内容:

  1.负责起草公司年度工作总结报告及总经理讲话稿。

  2.负责起草公司股东人和董事会的会议材料。

  3.负责公司其它重要会议记录及会议纪要的整理。

  4.负责公司文件的起草、打印、登记和存档工作。

  5.负责公司印章及总经理签章的刻制和使用管理。

  6.总经理秘书岗位职责也要求秘书定期编辑《公司通讯》。

  7.协助办公室主任做好公司来宾的接待工作。

  8.完成总经理和办公室主任交办的其他工作。

  作为总经理秘书,要时刻注意避免以上的工作误区,以职业的态度对待自己工作,只有这样才能完成自己的工作职责,扮演自己的组织中应扮演的角色,发挥自己在企业中应发挥的力量。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。