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企业培训师观点:总经理秘书工作职责及具体内容

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

1、总经理秘书协助总经理起草酒店综合性的业务报告、工作计划、备忘录、规章制度等;

  2、总经理秘书参加由总经理组织召开的行政例会(有的酒店也称之为早会或例会)、财务会议以及其它会议,做好会议记录,了解各项决定的执行情况并及时反馈信息;

  3、总经理秘书协助总经理做好日常来访接待、来函等情况处理;

  4、总经理秘书负责总经理的日常电话转接,尽可能地减少外界对总经理工作不必要的打扰;

  5、总经理秘书负责各种会议记要、备忘录及其它文件的整理、打印、分发、归档、保管等工作;负责酒店内其它部门或者外界报送总经理的各种会议记要、备忘录及其它文件和信函的呈送、处理、归档等工作;

  6、总经理秘书负责酒店介绍信、印章的保管和监督使用,负责与外单位联系,办理各类许可证和归档保管工作;

  7、总经理秘书负责搞好总经理的日常工作安排,如会议、工作约会、宴请等;

  8、总经理秘书负责总经理办公室设备保管、维护正常运行等;

  9、总经理秘书负责总经理出差前以及出差后的工作处理(借款、日程安排、酒店预定、车辆接送、礼品准备、电话联系、车旅费报销等);

  10、总经理秘书完成总经理临时交给的其它工作。

  总经理秘书要胜任其工作职责,需要具备知识、技能和素质:

  1、应具备较高的文化程度,因为良好的教育背景使人在看待问题,处理问题时会更加理性和全面,同时具有较强的学习新知识的能力;

  2、熟悉酒店各部门及其运作程序,掌握酒店的各项规章制度,对酒店的经营(如客房数量、房价、餐厅营业时间和电脑信息系统等)以及软件(酒店的目标、经营思想、服务理念等)情况要了如指掌,以便更好地协助总经理完成各部门的协调管理以及对外联络沟通的工作,使工作更有效率;

  3、熟练掌握中、英文文字处理技能,熟练操作各种办公室自动化设备,如计算机、打印机、传真机、复印机等;

  4、具备较强的对内、对外的沟通能力,使总经理的各项指示、计划、意愿得以贯彻和执行;

  5、能严守机密、克尽职守、吃苦耐劳,具有团队精神,忠实于自己所服务的组织,与各部门的管理人员以及酒店相关的企业、团体和企业职能部门保持良好的合作关系。

  总经理秘书的工作任务非常繁多而且要求细节化,因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些,就不仅会影响自己的秘书工作,而且会影响总经理的工作,甚至影响酒店企业的形象与运营等等。那么如何做好总经理秘书的工作并搞其效率呢?专家指出有五种方法,值得借鉴:

  1、工作标准化,即把工作惯例化或日常化。也就是说,如果没有特殊情况,尽量在每个工作日的同一时间段内,做同样或同样性质的工作。如果秘书能把自己更多的工作任务标准化,就能在有限的时间内完成更多的工作,或者有更多的剩余时间完成其它临时性工作。

  2、在同一时间段内做类似的工作。如在同一时间段内往拨打电话,把需要复印的文件积攒在一起,然后去复印等,这样,既可以节约时间,也可以提升工作效率或质量。

  3、重新分配工作。如紧急各重要的工作,先办理紧急的事情;重要和不紧急的工作,先做重要的工作;不重要和不紧急的工作,可以另找时间做,或者找他人做;自己不擅长的工作,而且该工作也不保密,可以与别人交换工作来做等。

  4、预测。总经理秘书可用预测的办法来减轻工作压力、舒缓工作节奏,把工作做到前面,如明天14点总经理要召开财务会议,作为秘书,可在明天10点左右把上次会议的记录以及其它财务报表等从档案柜内找出来,放在总经理的办公桌上。如果任职者能更好地预测明天会做哪些工作,他就能更好地完成本职工作。当然,也不能把第二天的工作日程根据预测,安排得满满的,因为不管你的预测能力如何强,第二天总是会有些突发事情需要处理,因此要留出一定的空余时间来处理这些突发事件。

  5、平衡精力,分清工作主次。一个人的工作时间及精力毕竟是有限的,如何有有限的时间内完成更多的工作是对每个工作者提出的挑战。因此,总经理秘书在做任何一项工作时,都要具备权衡轻重缓急的意识。如上文所说,为使工作更有效率,尽量要把相同的工作放在一起来做,但是,如果酒店集团的总部人员正在与总经理商讨工作,而此时,总经理需要秘书去复印一份文件,那么你还会等到与其它的文件放在一起复印吗?答案是:当然不会,而且你需要放下手头的工作,立即去复印。

  有些总经理秘书不具备职业态度或者对该职位认识不清,容易在工作中犯一些错误。常见的错误有:

  1、对于酒店其它部门或者外界报送给总经理的备忘录、报告、申请以衣其它信息文件等,不及时呈送或报告给总经理,影响了酒店对内、外的沟通,甚至严重影响了酒店的经营和管理工作。

  2、由于工作的性质等原因,总经理秘书几乎在第一时间就知道了总经理对组织人事的任免、管理的决策等,有些任职者不能严守机密,为了自己的利益或者其它目的,私自把这些机密泄露给有关人员,使组织蒙受一定的不必要的损失。

  3、在总经理的日常工作安排中,事前不征得总经理的同意,代替总经理作出某些工作约会的决定等,这些都严重影响了总经理的工作,给总经理造成了一些不必要的麻烦,忘记了自己的协助而不是代替总经理工作。

  作为酒店总经理秘书,要时刻注意避免以上的工作误区,以职业的态度对待自己工作,只有这样才能完成自己的工作职责,扮演自己的组织中应扮演的角色,发挥自己在企业中应发挥的力量。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。