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企业培训师观点:对工程项目经理岗位的认识

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

项目初期,该项目经理岗位斗志昂扬,但是作为初次担此重任,不免心底有些发虚,不得不用一些理论来装扮自己的合法地位。以下文字选自该项目经理一篇论述项目管理岗位的文章:

  在世行、亚行举办的项目中,招标前的资格预审,要求承包商提交的资审材料不仅要报业绩和财务状况文件,而且必须提供将承担该项目实施的项目经理岗位的资料。也就是说,业主将从以上三个方面来评价承包商承担项目的能力。由此看出,国际上对人(项目经理)的因素是多么重视。

  实际上,项目经理岗位也确实是项目成功的最关键因素之一。首先,他是项目各种需求的集中交汇点,业主对项目建设的诉求,工程公司对利润的追求,社会和分承包方的需求都要通过项目经理岗位的运作来实现。其次,他是项目建设面貌的体现者,国家的有关工程建设的法律法规,工程公司各种规章制度,都要通过项目管理来实现。

  当然,项目的成功依赖于工程公司的整体水平和项目组成员的整体素质,项目经理不可能脱离公司的客观环境与条件创造出意外的奇迹。但却可以而且应该通过自己出色的工作充分利用可利用的资源,调动各方面的积极性最好地完成项目的合同任务。项目经理岗位的工作对于项目的成功与效果起着关键的作用,具体表现在以下五个方面:

  1、合同履约的负责人:项目合同是规定承、发包双方责、权、利具有法律约束力的契约文件,是处理双方关系的主要依据,也是市场经济条件下规范双方行为的准则。项目经理是工程公司在合同项目上的全权委托代理人,代表工程公司处理执行合同中的一切重大事宜,包括合同的实施、变更调整、违约处罚等,对执行合同负主要责任。

  2、项目计划的制定和执行监督人:为了做好项目工作、达到预定的目标,项目经理岗位需要事前制定周全而且符合实际情况的计划,包括工作的目标、原则、程序和方法。使项目组全体成员围绕共同的目标、执行统一的原则、遵循规范的程序、按照科学的方法协调一致的工作,取得最好的效果。

  3、项目组织的指挥员:总承包的项目管理涉及众多的部门、专业、人员和环节,是一项庞大的系统工程。为了提升项目管理的工作效率并节省项目的管理费用,要进行良好的组织和分工。项目经理岗位要确定项目的组织原则和形式,为项目组人员提出明确的目标和要求,充分发挥每个成员的作用。

  4、项目协调工作的纽带:项目建设的成功不仅依靠工程公司的工作,还需要业主、分包单位的协作配合以及地方企业、社会各方面的指导与支持。项目经理应该充分考虑各方面的合理和潜在的利益,建立良好的关系。项目经理是协调各方面关系使之相互紧密协作配合的桥梁与纽带。

  5、项目控制的中心:对项目工期、工程质量及工程造价的控制是项目投资效益的重要因素,也是项目合同考核的主要指标。项目经理岗位要运用先进的项目管理技术对项目的进度、质量、费用进行综合控制。制定执行效果测量基准,进行进展情况分析,采取纠正偏差的措施,保证项目的正常运行,是项目控制的中心。

  总之,项目经理是工程公司法定代表人在工程项目上的全权委托代理人。对外代表工程公司与业主及分包单位进行联系处理合同有关的一切重大事项;对内全面负责组织项目的实施,是项目的直接领导者和组织者。项目经理在工程项目上的作用无疑是十分重要的。

  项目执行过程中,该项目经理岗位焦头烂额,深感心力憔悴,在刚刚搞定项目内部组织之后,又与公司总部的管理人员发生管理观念上的冲突。以下文字选自与总部人员讨论会记录:

  1、项目经理岗位的工作首先要抓组织建设,其目的是使项目的管理目标责任到人。在项目中,为起到纲举目张的作用,同样要分为决策层、管理层、执行层三个管理层次开展工作。决策层就是项目经理和项目副经理;管理层主要是控制部和安质部,控制部抓的是进度/费用的管理,安质部抓的是质量、安全的管理,是项目经理的左膀右臂;执行层是设计、采购、施工、开车、财务、行政各业务部门。作为项目经理,我们只抓8个部门经理加项目秘书的工作,通过他们的管理带动项目工作。目前,进入项目的中方人员已经有200多名,在项目高峰时会到500多人,不通过一个有效的项目组织机构来管理项目,是难以想象的。通过这7个月的组织建设,项目的组织机构已经建立并在逐步完善,而且实践证明也是有效的,项目的各项工作都在有序开展。

  我们这样的管法,还能通过检查每一个人的工作效绩,反映出这个人的工作是否到位,或者能否胜任,可以给每一个人客观公证地评价。但不足点是本项目经理岗位缺乏物质手段对人员进行考核和奖励,对于调动人员的积极性不能不说是一种欠缺。

  另外,我还想讲一点,公司总部对DAP项目的管理,根据项目经理岗位负责制的原则,只需对我一人即可,但是请特别注意的是,我这个人已经不是一个完全的自然人,而是代表一个项目组织机构,代表一个几百人的队伍,这样总部的同志在向我布置工作时可能会考虑的更全面、更周到一些。沟通、交流是双向的,大家都为这个项目着想,什么样的事都能解决。
2、项目经理岗位的另一项重要工作是建立规章制度,其目的是使全体参加项目的人员明确该怎么做。本项目根据管理需要已经发表了63个工作程序文件,这些程序性文件,就是项目的规章制度,并且已经报到公司备案,今后项目里编制的新的程序文件或升版文件完成后还会陆续向公司报送,希望总部的同志有时间能够翻阅一下。

  对于程序,项目经理岗位要抓3件事:首先是建程序,就是组织编写程序;其次是抓落实,程序不是放哪儿给人看的,是大家工作的依据或者说是标准,大家都按同一个规矩做,才能保证工作的有效性;最后,是在抓落实的过程中,检测程序的有效性,如果发现程序有问题,立即按编制程序的原则修改程序。但是,在这里特别要强调一点,在新的程序没有生效之前,原来的程序是有效的,是开展工作必须遵循的依据,与必要时修改或更新程序没有矛盾,在修改或更新程序的过程中,如果用没有正式发表的新程序作为衡量工作情况的标准,将给工作造成混乱。

  这几个环节抓好了,项目管理岗位的尺子就清楚了,每个人也就知道该怎样检测自己的工作了,即使需要项目经理岗位对某个人、某项工作提出批评,大家也能够接受。

  我对此总结出2句话,(1)谁的程序谁维护;(2)成绩是大家的,错误是项目经理的。后面一句话的主要意思是:项目中出现问题,很可能是程序有问题,作为项目经理没有事先发现程序的缺陷,就应该承担责任;如果项目干得很顺,说明起草编制程序的部门工作考虑得仔细,安排得当,因此需要给予大力表扬。在本项目中,确实有不少同志平时工作不吱声,但是到完活儿的时候你检查吧,漂漂亮亮,找不出一点毛病,跟这样的同志一起工作你是什么感觉,如果我有权利,我一定会重奖这样的同志,在项目里一定不能搞会哭的孩子有奶吃哪一套,如果这样,项目非乱了不可。
  3、通过这几个月的工作,我最深的体会之一是:项目经理岗位不是一个爵位,而是排球比赛中的自由人,是要比别人更多干活的人。因为别人有明确的具体工作,而你没有:项目工作哪里有空缺,你首先就要先补上,然后再研究今后怎么办(加人或修改工作程序);项目哪里有问题,提出来,你就要解决,全力支持各部门的工作。人家提出问题,肯定是依靠自身的能力解决不了,这时你再说三道四,会引起别人的反感,大不了人家下次不找你了,但受影响的是工作。项目经理的权利,正是因为这种工作关系的归集而自然形成的,天授神权是一种不牢靠的权利。正是因为如此,不是我表功,在项目里,我每天凌晨3点左右就会醒,自然而然的就会想:这一天我做过哪些决定,有没有失误的地方,如果有失误或不完善该怎样修正;没有解决的问题该怎样解决更好,下一步还会有什么样的问题,这样第二天一上班,我会做出新的安排。项目里的同志评价我有2点:没想到你扮演项目经理的角色能到位这么快;没想到从总部来的人能不摆架子,对此我很感欣慰。

  项目结束时,该项目虽然各项控制指标完成良好,但是作为项目经理确无丝毫的喜悦之情,感到留下的是万千遗憾,尤其是面对将要分手的项目成员,只能希望得到谅解,并在道声珍重。以下部分选自项目总结报告:

  本项目在一定程度上推行了在公司领导下的项目经理负责制,而项目管理工作本身具有复杂、突发、多变和时效性等特点,因此项目经理在项目管理中无疑起着十分重要的作用。虽然对于我是否胜任了项目经理岗位的工作,需要由组织上来评价,但我想借此机会,就我个人第一次组织项目管理工作,在2年工作过程中逐渐形成的一些感悟:

  1、首先,在项目经理岗位上要注意不断扩大自身的知识结构。每个人的经历和经验都会受到一些限制,而项目经理这个岗位恰恰要求必须具备全面的综合业务能力,因此这就要求我们要根据工作需要和自身情况加强学习,比如对专业技术知识、经营管理知识、金融知识、法律知识的学习等等,做到既要向书本学习,更要利用一切机会向闻道在先者学习,只有这样才能不断达到在外行面前是内行、内行面前不外行的程度,以便在工作中对于实际出现的问题,能够准确判断和决策,防止自己由于是外行又放不下架子,而用一些放之四海而皆准的原则性意见对需要处理的工作事项敷衍塞责。

  2、项目经理岗位需要有勇于实践的踏实的工作作风,在实际工作中不断丰富完善自己。一个合格的项目经理岗位不是仅仅是靠书本知识学出来的,更不是吹出来的,是靠实际工作的磨练干出来的。对于工作中出现的问题,作为项目经理,首先要敢于承担责任,其次要善于分清问题的性质,找到解决问题的方法。项目经理应该通过以身作则,在项目中形成一个平等协商、实事求是的工作风尚。同时,项目经理岗位还应注意不断培养和提升工作能力,如:决策能力、应变能力、组织领导能力、人际交往能力等,努力做到在工作中要果断但不武断,要稳重但不拖拉。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。