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企业培训师观点:浅谈项目经理所需的项目感觉

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

前一段时间和朋友一起看世界杯,有一个兄弟边看边感叹,怎么这些世界顶级球员每一个动作看起来都那么合理、那么舒服呢?球迷们管这个叫“球感”。

  爱好者们观看围棋国手的对局,总觉得他们下出的棋形很漂亮,这些高手凭着良好的直觉,就能把棋子放到合理的地方。棋迷们管这个叫“棋感”。

  一位好的项目经理,在他带的项目里,你往往会有一种“其实项目管理也就这样”的感觉,每一个决定似乎都非常简单、非常顺利成章,这一切,就是源自良好的“项目感觉”。

  本文所要探讨的,也就是如何得到项目的感觉。

  笔者绝不敢自称优秀的项目经理,幸而身边有许多这样优秀的经理人,是他们给了我帮助,让我的能力在项目执行中得以提升,对项目感觉也有了许多自己的体悟,在此谨与大家分享,亦仅贻笑大方而已。

  项目感觉中,首要的是客户感觉。

  所谓客户感觉,就是对客户显性和隐性需求的阅读能力。身为项目经理,和客户沟通是重要的职责,在和客户谈话的过程当中,他需要正确理解到客户想要自己做的事情,并且进行相应的工作,此时,是否能很好的从客户的言谈举止中“阅读”出客户真正想要的东西,就很重要了。

  我在初做项目管理的时候犯过一个错误:一次我到客户现场检查开发者的工作,到了现场时,客户方的项目负责人问我:“你是来检查项目状况的吗?”我回答了一声:“是的”,然后就跑去和开发者讨论开发过程中遇到的具体问题了。一个小时后我打算离开,在和客户方项目负责人辞别的时候,客户方负责人很生气地指责我:“你根本就不是来检查项目状况的!你走吧,我不想再跟你谈什么!”我当时就意识到,自己忽视了客户负责人见面时问话的真正意图。

  在上面的案例中,客户负责人问我是不是来:“检查项目状况”,潜台词其实是“这个项目有一些情况,我希望和你谈一下”,而我并没有意识到这一点,仍然继续按原计划做事情,结果导致了客户的不满。

  在项目执行过程中,正式的会谈只是沟通的一小部分,更多的沟通是随时随地的。在项目沟通中,必须对客户的每一句话都进行思考判断,想一想客户为什么这么说,然后再给与反馈,随着经验的积累,你就能对客户的每一句话有一种感觉——他这句话是想做什么了,这就是客户感觉。

  其次,我想谈谈项目的局面感觉。

  所谓局面感觉,就是对项目当前主要任务的判断能力。IT项目,其核心任务无非是软件开发、系统集成部署,但是要知道,最后签字验收的客户,往往是不去做技术活儿的领导,因此如何让这些人了解到我们的工作,并根据实际情况调整项目的工作重点,就很重要了。

  我曾经经历过一位项目经理的局面误判,结果直接导致了项目的全面返工。这是一个数字化校园建设项目,客户内部关系复杂,该项目在校内的推动遇上了比较大的问题。项目经理经过判断,决定以技术可控的部分为主,让开发工程师在公司仔细的重写需求分析书,自己则负责门户页面的配置。如此做下去两个多月,当距离合同规定的交付里程碑仅有一个月的时候,大伙儿发现,由于客户的不配合,需求分析还是没有写好,而门户页面,客户根本不关心,他们关心的软件系统什么时候能做出来。

  在上面的案例中,项目经理并没有很好的判断工作的重点,此时应当以客户关系处理为重点,尽量做客户领导的工作,协调他们为项目的推进提供决策上的支持,然后再根据客户领导的要求来调用本公司的技术资源。本例中项目经理的误判,导致了公司技术资源的浪费,同时耽误了项目开发的宝贵时间。

  当项目出现推进迟滞的时候,问题是多方面的,但是技术层面的问题往往是表象,此时项目经理需要积极的和各个层面沟通,透过技术问题的表面现象,看到实质性的问题,然后解决这个问题,以推进项目。好的项目经理,能够准确的根据问题表象判断出真正的症结,这就是局面感觉。

  项目中还有一个比较重要的感觉,这就是责任感觉。

  所谓责任感觉,就是对项目干系人中,每一个人的职责的定位能力。项目经理的职责在于协调资源,推进项目的整体进程,让合适的人做合适的事情是很重要的。组织内部的技术资源还比较好办,对于其他方项目干系人,如何定位和监督他们的职责,就是体现项目经理功力的地方了。

  由于各个公司组织类型的不同,定位项目经理的职责的方式也有所不同。这里仅举一个例子,在某企业信息化项目中,我们曾经把子系统分包出去,选择一个小公司来做。这个小公司做得比较好,客户也非常满意,但是问题随之出现,由于分包商客户关系的较好,加之他们已经掌握了客户的运作流程,结果竟然对我们进行了信息屏蔽,几次在客户面前故意让我们的出洋相,到后来,客户干脆不信任我们,我们要对系统平台进行升级,居然还要分包商的项目经理签字许可,总经理评价:奇耻大辱。

  上述案例只是一个很小的局部,在项目执行中,我们一定要定位好每一个项目经理的职责,并保证他们的职责不被泛化,前面所述的分包商,他的责任就被扩大了,到最后,想收也收不回,导致了客户关系的失控。

  项目的执行,是一个团队的事情,每一个人的职责都要服从项目的整体利益,不能有没有监管的权力,也不能让人负担责任,却不提供相应的资源,好的项目经理,能够在分配任务时,给与每个干系人必须的资源,并能够让每个人的权力都受到相应责任的制约,这就是责任感觉。

  观赏世界顶级球星们的表演,在他们看似轻松随意的动作中,蕴含了经年累月的努力积累,一个个看似平淡无奇、简明合理的动作,其实是精湛功力的体现。

  真正的项目经理管理高手,在他们每一个看似平淡无奇的决定中,也蕴含着他们丰富的经验积累,这些经验表现出来,就是良好的项目感觉。客户感觉、局面感觉和责任感觉,并不是项目感觉的全部,但在项目管理实践中,这三种感觉决定了项目经理对项目的整体把握。

  项目感觉的提升,来自于经验的积累,也来自于同行之间的交流,愿意与每一位项目经理交流,在案例的讨论中寻找思维的启迪,让我们把项目作得更好。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。