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企业培训师观点:初为项目经理的工作步骤

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

你受指派负责一个项目,过去你没有这样的经验,你的专业知识也和项目内容没有太大的关系。究竟如何才能确保这个项目成功推动?你被指派负责一项具高度挑战的项目,可能是负责一宗购并案、推出新产品,或执行新的绩效评估系统等。不论你负责的是哪一类项目,都得在有限的时间与预算下,扛起为企业节省成本、创造利润的目标。

  然而,身为一名项目经理人,过去你可能没有任何类似的经验,而你的专业知识也与所负责的项目相去甚远。在这样的情况下,你如何成功推动项目?

  在去年出版的项目管理ΜBA一书中,作者科汉与葛拉汉指出,成功的项目经理人需要具备几项重要的知识与技能,其中包含了解企业策略、如何提升项目成效、了解顾客等;另外,项目经理应将项目视为一个新创事业,将自己的角色转换成一名创业家,了解企业如何为股东、顾客与企业本身创造价值。

  首先,在推动项目之前,项目经理必须先了解企业策略,让项目和企业策略结合。

  企业策略如同方向盘,让项目的推行有焦点,不致偏离轨道。举例来说,如果企业的策略着重在强化产品龙头地位,新产品研发的项目就不会把焦点集中于顾客服务,而会把目标放在产品的创新与速度上。如果项目经理人不了解企业策略,很容易就会将项目导入与企业策略相反的方向,最后徒劳无功。

  企业策略大致有三类:建立顾客亲密关系、卓越营运,与产品领导。企业应特别强化其中一类,但是在其余两类也要达到产业一般水准。例如,以卓越营运为企业目标的企业,讲求的是效率与数量。麦当劳就是其中的范例。全球麦当劳几乎都一模一样,顾客不论走到哪里,都可以有相同的期待;着重于产品领导的企业,它的目标顾客则是创新的拥护者,因此他们会要求,产品要最好、最新的。当项目经理人清楚公司的策略,在推动项目的过程才不会偏离轨道,追求和公司不一样的方向,导致事倍功半。

  其次,如何提升项目的成效?在回答这个问题之前,先要从评估的标准着手。一般而言,项目成效评估的重点有三:项目推行的速度、品质,以及它所产生的价值。

  通常,一个项目从概念形成到项目结束,称为项目循环时间,这个时间愈短,企业就愈快享有项目产生的价值,投资也愈快得到回收。因此,缩短项目循环时间,可以为企业增加现金流量、减少项目投资,同时增加经济价值。然而,如何在控制成本的同时,又兼顾品质及缩短项目循环时间?以下有六个项目经理原则可供参考:

  项目经理原则一、选派训练有素的项目经理人。

  选择项目经理人时,不可以因为他是技术背景出身,就委派他为项目经理人。项目经理人必须充满热忱,受过训练,因为他要为项目成败负责。

  项目经理原则二、迅速建立标准程序。

  建立项目标准程序的速度要快,但不需要完善。不完善的标准程序可以让问题凸显出来,进而加速形成解决问题的方案。

  项目经理原则三、组织核心团队。

  项目团队应该由跨部门的人员组成。由于团队成员来自不同的部门,因此当问题发生时,可以获得不同部门的意见和奥援,有效解决问题。同时应该注意的是,项目成员还应该包含终端使用者或顾客。核心成员必须有始有终地参与。

  项目经理原则四、确保团队成员全职负责项目。

  为了加速项目的完成,团队成员应该一次只负责一项项目,避免同时负责多项项目,削弱力量。

  项目经理原则五、团队成员最好避免分处各地。

  团队成员应该在同一个区域工作,彼此的沟通协调较容易。

  项目经理原则六、高阶主管的支持。

  项目失败通常是因为高阶主管没有参与。项目一旦开始推行,高阶主管负有全程参与的责任。

  此外,在必要的时候,为了准时达成项目目标,企业应增加额外投资。麦肯锡顾问公司曾经分析,推出新产品时,如果项目时间拖延相当于产品生命周期百分之十,潜在利润的损失可能就高达30%;但是,若项目超出百分之五十的预算,产品能准时上市,则潜在利润的损失可能只有3%。

另外,在推动项目的过程中,必须时时刻刻谨记顾客的需求。举例来说,新产品研发的项目是为了满足外在顾客的需求;但某些科技项目的推行,则是为了提升内部员工的工作效率。不论项目对内或对外,项目经理人都得先了解目标顾客是谁,他们有什么需求,才可能达成项目的成效。

然而在了解顾客之前,先得掌握市场趋势。很多项目经理人都有一个错误的认知,认为新品一推出,就会有人买。事实证明,这是错误的观念。摩托罗拉的铱计划就是典型的例子,这项透过卫星提供通讯的服务,最后证明没有市场。为了避免类似事件的发生,项目团队必需纳入行销人员,以便掌握市场。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。