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培训讲师谈管理:中国办公场所革新

企业培训师吉宁 2015年12月12日 培训讲师谈管理

自从奇虎360公司搬入新办公楼,企业沟通部的小刘就不再对开会感到头痛。从前,由于会议多,每天找会议室都是一件困难的事。另外,千篇一律的室内布局也令人心情不畅。现在,新办公楼每层都有大小不同的会议室,在七八楼合层还有造型独特的南瓜屋充当会议室。小刘感到新环境更能让人身心放松、思维活跃,工作和会议效率不可同日而语。

“对于办公场所的设计,我们没有一套系统理论,但公司希望办公室像家一样舒适。”奇虎360公司联席首席财务官徐祚立说,“员工是公司最有价值的资产。为他们创造一个良好的办公环境,不仅能提高员工的满意度,还能激发员工的创造力。”把办公场所从成本中心向创造中心转变,估计绝大多数中国企业管理者没有想过。随着企业越来越重视员工的积极性和创造性,办公场所的设计和布局也要实施“共享多样的办公环境策略”。

传统办公场所的局限性

长期以来,大多数中国企业在办公室布局时,无论是总裁还是行政负责人没有太多考虑,除关心交通因素外,只是按照职务不同而有差别地安排办公室,根据部门业务和人员不同而安排办公空间,会议室也是随意分布。

也有些企业家侧重于风水研究,认为风水环境的好坏对公司的成长和发展有影响。在办公室布局时,处处按照风水理论来规划:用罗盘测八卦方位、定吉凶位置。企业家更会选择宽阔明亮的地方做办公室,选择背后有靠山的位置安放办公桌。

专业研究办公场所人类行为的Steelcase对传统中国企业的办公环境,曾经做过大量调研。他们发现:固定座位为主的常驻办公区占据了绝大部分区域;以会议室为代表的合作共事区见缝插针的布局;不同等级的中层及高层管理人员有着大小不同的单独办公室;老板的办公室无疑是最大的。(见图1《典型中国办公室布局》)

中国办公场所革新-图1

Steelcase亚太区市场传讯总监Cherry Wan说,传统办公室布局主要有三方面的局限:一是对高管人员办公环境的关注大于对基层员工的工作环境的关注,这会导致员工在归属感方面的失落。二是没有充足的合作共事区域,会降低员工之间沟通协作的积极性和效率。三是在办公文化方面,中国过去是属于典型的“专制型”,即员工只需完成各自工作,决策均有高层制定。而等级森严的办公环境,会强化这样的办公文化。

如此办公环境,由于物理隔墙较多,空间设计体现出的等级标识明显,容易衍生本位主义,员工间易产生心灵的围墙,只关注自己负责的工作,不愿意表达自己的想法,不愿意彼此交换工作经验,缺乏沟通、互动与协作。

现代办公场所释放创造性

许多管理者认为,激发员工的创造性可以采取物质激励,这种想法没错,但一个良好的办公环境能够通过提高员工的工作效率和积极性,从而帮助企业提高创造力和竞争力。

Steelcase认为办公环境对员工的影响主要由五方面来实现。

促进员工身心健康。良好的办公环境可以支持员工在生理、心理以及认知层面的健康,使得员工处于理想的工作状态,这对于工作效率至关重要。

鼓励合作共事。沟通协作是当今工作的重要形式,越来越多的工作需要在员工之间、团队之间相互协作来完成,一个良好的支持沟通协作的环境就能提高效率。

支持工作模式之间的切换。在工作中,员工既需要独立处理各项事务,也需要与其他员工或团队展开合作共事。一个良好的办公环境通过合理规划办公空间,帮助员工实现在不同的工作模式之间的切换,而不会相互干扰。

塑造企业文化。办公环境是文化塑造的重要一环,能够增强员工对企业的认同感和归属感。

激发创新。Steelcase的研究表明,创新是一项实体活动,它取决于人与人之间的互动、探索和实验。这意味着,能够在现实和虚拟环境下把人们聚集到一起,这对于创新的结果来说非常关键。而在这个过程中,办公环境扮演着重要角色。

现代办公环境最本质的一点:办公环境要能够支持员工完成各种不同的工作任务,员工能够根据自己的工作任务选择工作的区域和方式。Steelcase将办公空间里的工作分成四种模式(见图2 《互联化办公形态模型》)。

中国办公场所革新-图2

一个互联化的办公场所为固定办公的员工安排好固定的办公区域,为移动办公的员工设置可以共享的“流动办公区域”,为个人和团队办公提供多种区域,方便大家使用。

这种概念所形成的现代办公空间由原来割裂、封闭的状态变成共享多样的办公环境。“多样化办公环境策略”具体是大力压缩封闭的办公位,扩大多功能共享区域。合作办公不仅出现在严肃的会议中,还出现在休息区域、团队办公区域、项目会议室,通过一些轻松的非正式互动来展开。(见图3 《现代办公室规划图》)

中国办公场所革新-图3

奇虎360公司办公面积有7万多平方米,员工人数5000多。徐祚立说:“我们不想把办公场所布置成等级森严的传统形式,而是要给员工创造一个灵活有创意的环境。”奇虎360的办公场所没有分成明显的条块,尽量在里面融入方便交流的功能。公司在办公楼的7层和8层间建造了“南瓜屋”广场,在办公区中还设有滑梯、吊椅。事后证明,这个办公环境特别受到员工的欢迎,大家喜欢在这里开会和非正式沟通。(见图4 《奇虎360的“南瓜屋”广场》)

中国办公场所革新-图4

作为一家互联网创业公司,奇虎360公司还根据工作特色安排办公空间。有的团队工作需要大范围大强度的沟通,公司尽量把这些团队放在开阔的地方,以便提高沟通效率。有的研发团队由于工作目标已经确定,不需要强烈的发散型思维,工作性质要求不受外界的干扰,公司会安排到相对封闭幽静的环境。对于办公桌椅的摆放,奇虎360把研发部门的一些小团队布局成一个一个岛的形状,桌椅的布局由传统的并排式变成十字交叉式。这种安排没有明显隔断,目的也是方便大家沟通。

员工的创造型思维多产生于相互沟通之时,现代办公场所在设计时应注重实现这一功能。新城集团是一家商业地产企业,Steelcase在帮助他们规划总部新办公空间时,把封闭工作位的空间压缩在30%以内,取而代之的是大量非正式会议和交流空间。这些空间大小各异,能够让员工方便地在与一个同事近距离接触的环境下自行选择交流的空间。

这种设计使新城集团总部员工间相互交流变得普遍和频繁。据Steelcase的统计数据,员工一天中与其他同事沟通的次数由改造前的2次变成改造后的4-5次;改造后员工间的沟通效率提升了50%。

针对中国企业的建议

对于传统的中国式办公空间,Steelcase建议中国企业把注意力从关注等级转移到工作模式上来。按照工作模式所需要的人员和设备的支持来设计办公空间,以下是具体建议。

1.优化置业使用。根据研究,中国员工可以忍受相对密集的办公区域规划,这就为设计其他活动空间腾出了更多位置。更为先进的行政领导办公区域设置可以选择相对较小的办公室,取消传统的用于私人休息或者学习的功能,创造出一个适合个人办公的空间,同时也可以作为私人办公室来接待公司的访客。如果领导办公室很大,可以将办公室规划成几个区域:领导个人工作区、会客区、与高管成员合作共事区等,提高空间利用效率和工作效率。

2.强化合作共事。合作共事并不一定意味着四面封闭的会议室和冗长的会议,越来越多的合作共事可能是随时发生、持续时间不长(15-30分钟),因此规划不同的非正式的合作共事区域对提高员工参与的积极性至关重要。在对中国办公环境的调研中,Steelcase发现,中国企业普遍缺乏支持“我们-占有”这种工作模式的办公空间,而这样的工作模式对于创新往往特别重要。因为在中国企业,设立专门团队从事前沿工作是非常普遍的模式。另外,自然采光对员工健康很重要,Steelcase建议提前设计通风空调等系统,将光线敞亮和通风透气好的地方留给普通员工。

打造一个能够激发创造力的办公空间,是一个值得企业管理者研究的新课题。今后随着技术尤其是追踪感应、移动互联等技术的发展,我们可以通过技术手段找到公司里最具创造型思维的人才。这些被标识出来的人可作为领军人物,带领团队成员一起提高创造力,最终提升公司的竞争力。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。