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培训讲师谈管理:挽救被碎片化的注意力

企业培训师吉宁 2015年12月12日 培训讲师谈管理

因数字化信息引起的分心也许是当今职场特有的问题。我们整日被台式电脑、笔记本电脑、平板电脑和智能手机上许许多多的信息和通知轮番轰炸,想集中注意力却力不从心。要是犯了拖延症,随手点几下就能浪费大把时间。

这种持续联网的文化对人们的工作和生活都产生了负面影响。我们为那些相对而言较次要的信息和干扰浪费了时间、精力和注意力,始终忙碌却并未产生多少价值。克利福德·纳斯(Clifford Nass)与他在斯坦福大学的同事最近研究发现,频繁在不同内容间切换的人在注意力、记忆力和任务掌控力上皆不如注意力集中一处的人。数字化分心使得人们在办公室和家中的效率及参与度下降。由商务专业人士、科研人员和咨询顾问组成的非营利组织“信息过载研究小组”(Information Overload Research Group)发布报告称,美国的知识工作者浪费了25%的时间,用于处理自己庞大且持续增长的信息流,由此造成的年均经济损失高达9970亿美元。

为解决这个问题,多数人赞同要控制数字化信息过载,别让信息控制自己。但具体该如何着手?我们就此问题请教了心理学家拉里·罗森(Larry Rosen)和技术专家亚历山德拉·塞缪尔(AlexandraSamuel)。之前我们猜测,这两位有着不同学科背景的专家可能会给出迥然不同的建议——结果的确如此。罗森认为我们应当彻底离开信息流,投入其他更能提升精力的活动。塞缪尔则提出,与数字化信息所造成的分心作斗争,最佳途径是有策略地使用数字化工具。要想应对数字化信息引起的分心这个巨大且持续加剧的挑战,你可以综合参考他们两位的建议。

戒掉数码设备

拉里·罗森(Larry Rosen)| 文

38岁的马尔科是一家手机教学应用公司的经理,他每天第一件事就是看手机:起床前查看并回复信息,在早餐桌上打开CNN手机应用看新闻,甚至在开车上班路上都忍不住要看看手机。在办公室,电子邮件和短信频频令他分心,使他难以完成重要任务,且无法集中注意力开会,招致同事抱怨。

晚上下班回家,马尔科不与妻儿交流,而是把时间花在手机或笔记本电脑上。我在他孩子的学校做过演讲后,他便向我坦承了这一切,问我能否帮他改正此种习惯。我向他保证会提供帮助,并告诉他,还有人跟他一样。

过去几年里,心理学家一直在研究近年来人类与技术间关系的巨大转变。我们在2008年做过一项研究,去年又重复了一次。我们让婴儿潮一代(二战后1946年-1964年出生的人)、X世代(1965年-1976年出生的人)和新一代(20世纪80年代出生的人)三个年龄群体的受试者,在66组同时进行的活动中选出他们经常做的,例如“你是否一边上网一边发短信”、“你是否一边发电子邮件一边吃饭”。2008年,婴儿潮一代回答“是”的平均比例为59%,X世代为67%,新一代为75%。2014年,比例总体升高,婴儿潮一代为67%,X世代为70%,新一代为81%。我们在第二次实验中增加了i世代(20世纪90年代出生的人),该群体回答“是”的比例高达87%,即使他们觉得某项活动单独进行有困难,也会同时做两件事。

遗憾的是,有证据显示多任务同时进行的结果并不尽如人意:两件事中至少要有一件事可以无意识进行,才有可能同时做好。因此你大可以一边走路一边嚼口香糖,至于一边查收电子邮件一边参加电话会议、一边刷Facebook页面一边工作则不可同日而语。研究人员指出,只要拿着手机,人的效率和信赖度就有所下降,在学习时受到干扰的学生学习同样内容所需的时间更长且压力更大。加利福尼亚大学尔湾分校教授格洛里亚·马克(Gloria Mark)的研究表明,员工工作3分钟便会分心去做别的事(通常是发微信之类的),而重新集中注意力回到之前的工作需花费约20分钟。

我们被数字化引起的分心弄得疲惫不堪是何缘故?一些人将数码产品过度使用称为成瘾症。但大多数人并未从该行为中获得多少快感,而快感是成瘾症的本质特征,所以我不同意这种说法。更准确的术语是“唯恐错过”(fear of missing out)、掉线恐惧(fear ofbeing offline)和无手机联络焦虑症(nomophobia),这些焦虑症状与强迫症类似。人们不断查看笔记本电脑、平板电脑和手机,是因为担心自己对新信息的接收落后于别人,对短信或电子邮件回复太慢,或者给别人的社交媒体状态评论或点赞太慢。

这样的问题诊断有着无数研究支持。在我的实验室,我们发现许多人每15分钟或更短时间就要查看一次手机,否则便会陷入焦虑,这一现象不分年龄。我的同事南希·奇弗(Nancy Cheever)让163名学生在一间报告厅内静坐,不许交谈、工作或使用手机,一小时后对他们的焦虑程度进行检测。轻度智能手机使用者的焦虑水平未发生变化,中度使用者焦虑度提升至某一水平随即保持不变,而习惯一天到晚随时查看手机的学生则感到焦虑度迅速飙高且持续上升。

如何缓解焦虑、避免分心?我向学生、家长、老师和公司领导者推荐三种有助于离开数码设备重新集中注意力的策略。

第一,用行为准则约束自己,戒断数码设备。先把所有电子通信设备查看一遍,然后全部关闭,手机调至静音。设置一个15分钟后提醒的闹钟,闹钟响起时用一分钟查看电子设备。重复这一过程让自己适应,逐渐将戒断时间延长至一小时或数小时。

第二种策略是受纳塔涅尔·克莱特曼(Nathaniel Kleitman)启发。克莱特曼的研究表明,大脑运转在睡眠和清醒时都遵循着90分钟的作息节律。你应当在每一个半小时工作后安排一段休息时间,使用电子设备同时处理多项任务时更应如此,因为多任务并行会让大脑过劳。在大自然中休息10分钟便足以起到镇静作用,此外还可以选择听音乐、欣赏美术作品、锻炼或冥想做为休息方式。

最后一种方法,别把电子设备放在卧室。美国国家睡眠基金会(NSF)和梅奥诊所(Mayo Clinic)指出,使用会发出蓝光的LED设备有害于睡眠,而睡眠有助于消除大脑中的无用信息和日间神经元活动产生的毒素,对你白天学习的内容起到至关重要的强化作用。NSF建议睡前一小时停止查看数字化信息,梅奥诊所则建议夜间使用电子设备时调低屏幕亮度,与屏幕保持35厘米的距离,临睡前把电子设备放到房间外去。这样做的目的是为了使激活大脑的神经递质停止分泌,促进可助你入眠的褪黑素产生。

我劝马尔科定期“断开连接”,并在使用数码设备时适度休息。他开始去办公室外散步,晚上把手机放在厨房抽屉里。不到一个月,他便能坚持半小时不查看电子设备,心情更好,精力更充沛,注意力和工作效率也有所提升。

使用电子设备是为了缓解焦虑,然而过度使用却让我们更加焦虑。为打破这种恶性循环,我们必须限制自己对电子设备的使用,唯其如此方可集中注意力。

拉里·罗森是加利福尼亚州立大学心理学教授,参与编撰了威立出版公司(Wiley)2015年出版的《威立心理学、技术与社会手册》(The Wiley Handbook of Psychology, Technology and Society)。

善用工具提升效率

亚历山德拉·塞缪尔(Alexandra Samuel)|

信息技术以多种途径强行占用了我们的时间,而我们却忘了使用数字化工具原本是为了让生活更轻松。倘若使用得当,生活的确会更轻松。笔者从事信息技术运用研究20年,发现以毒攻毒之法非但可行,且势在必行。

当今数字化时代,“关机”一途并不可行。诸多工作、沟通和社交活动皆通过电子设备进行,少有人能承担在工作日长时间离线的结果,甚或连晚上和周末也不例外。塔塔通信(TataCommunications)最近一次调查显示,在美国、欧洲和亚洲,人们每天花在网络上的平均时间超过5小时,64%的人在无法联网时感到焦虑。

品牌及市场营销机构Element Three创始人兼总裁蒂芙妮·绍德(TiffanySauder)知道“始终保持在线”这个要求对于正在发展的公司的高管而言是何等挑战。自2011年大获成功、签下一位大客户后,她便做好准备要为公司和自己打造更高的公众认同度。她知道自己需要开始用推特,但打造社交媒体形象对一个已然被各种信息淹没的人来讲不啻于又一件苦差。“电子邮件简直是噩梦,”她说,“感觉就像我在为收件箱工作,不是为我自己工作。”

蒂芙妮的问题不在于信息技术,而在于她的使用方法。她与笔者见过的许多高管一样,不会自行寻找专为提高在线交流专注度和效率而设计的工具。

第一步,你要摒除“保持跟进”迷思——“保持跟进”意即你可以处理所有电子邮件、阅读媒体上所有的重要信息,在社交网络上发布有见地的内容,并且从不出错。千万别这么想。你的目标应当是将自己接收的信息分类并设限,精简阅读,只对重要信息进行回应和分享。

举个例子,电子邮件几乎都不需要立即予以注意,而一些行业新闻与你的工作全不相干。为收件箱设限可能有些困难,寻求笔者建议的多数人都十分担心会错过一些东西。但他们着手过滤掉垃圾信息后便发现,自己能够更高效地与客户和同事交流、跟进行业动态、树立社交形象,而这一切所需的时间投入并不多。

电子邮件可能是最易引人分心的存在之一。倘若你的收件箱总是塞满邮件,或者你忙于回复邮件而无暇完成其他工作,那么借助工具自动完成一部分整理邮件的工作将大有裨益。Outlook、Gmail及其他许多主流电邮工具都可以设置邮件过滤条件,确保只有最必要的邮件能寄达收件箱。你可以设置将不太紧急的邮件自动归档至其他文件夹,以待稍后查看。

无须立即查看的电子邮件包括新闻、购物收据、公司内部通知、社交媒体通知、抄送的邮件乃至已在日历上有标记、不必从邮件中查看的会议邀请。记住,这些信息并未消失,而是存放在其他文件夹里待你方便时查看。每天或每周安排一个小时浏览这些邮件,频率依其具体内容而定。

过滤电子邮件会为你对收件箱的邮件进行分类查阅提供便利。如果担心会有重要信息被误判为垃圾邮件,你可以定期浏览所有邮件(在Gmail中选择“所有邮件”,或在上方搜索栏中键入字母“a”以显示全部邮件)。

至于新闻,自动化也能提供同样的便利。多数人广泛关注各种内容产出方、意见领袖和话题,但如果你在网络上乱逛、浏览许多不必读的社交媒体状态或文章,那就是浪费时间。你可以利用新闻阅读应用如feedly(笔者强烈推荐这款应用,在电脑和移动设备上都可使用)、Flipboard或Reeder收集与自己相关度最高的内容。

你可以关注或订阅最感兴趣的新闻源、博客和话题讨论,通过新闻应用一次性获取所需内容,然后每天或每星期留出一段时间专门阅读。

倘若你十分清楚自己碰到的文章类型,此法会令你受益颇多。举例来说,要设置自定义文章订阅源,先找个搜索引擎试试不同的关键词、标签和符号组合,比如“效率和 #自动化”这样的组合,再把搜索结果放进一个或多个RSS(意为“真正简易聚合”)订阅中。不是所有搜索引擎都提供RSS订阅服务,而且一些搜索引擎的RSS有点儿难找,但你只要把自己创建的订阅源地址粘贴到新闻阅读应用里就可以了。

记住,你不可能也没有必要读完所有东西。你要找的是自己领域内的重大事件和洞见,外加一点能让你就新事物思考一下的特殊内容,以及一些可供分享的独特东西。

那么你自己的网络产出呢?点赞、收藏和发推特可以帮助你在业内建立信誉、发展新的关系,但打造和维护网络形象须耗费大量时间。因此,笔者建议忙碌的高管将此项工作部分移交自动化处理。

一个简单的办法是借助你设置的新闻阅读应用。这种应用大都提供一键分享到推特、领英和Facebook的功能。此外,Hootsuite、Buffer或Social Inbox等工具可向多个社交媒体推送信息,并可提前设置发送时间,更为便捷高效。将这样一个系统设置好,你就能在不到一小时的时间里创建足够更新一周的内容。

只要在浏览新闻阅读软件时将有价值的内容加入推送列表,必要时添加评论。如此在阅读时稍加动作,便可在社交媒体上维持你的存在感,即使无暇搜寻可供分享的最新链接亦无伤大雅。

如今蒂芙妮正坐拥自动化带来的若干益处。她用Gmail过滤功能将市场营销相关新闻、社交媒体通知与必读重要邮件分开,白天查看电子邮箱时便能集中注意力处理重要事务。她每周设置了几个时间段留意行业动向,用Social Inbox发布与自己读到的行业新闻内容相关的信息。她不再为收件箱工作,并且重新获得了晚上的闲暇时光,而公司业绩也节节攀升。

自动化无法消除数字化引起的分心,但可助你一臂之力。电子邮件过滤器、新闻阅读应用、定时内容发布工具以及其他工具,能够对争夺你注意力的内容进行整合精简,为你减轻负担,让你无论工作还是生活,无论在线与否,都能更好地投入重要任务。(蒋荟蓉 | 译 安健 | 校 万艳 | 编辑)

亚历山德拉·塞缪尔是在线交互问题专家,著有《善用社交媒体》(Work Smarter with Social Media,《哈佛商业评论》出版社2015年出版)一书。她曾为客户智能领军企业VisionCritical公司主持社交媒体研发,该公司与本文提到的部分公司有过合作关系。

 

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。