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培训讲师谈管理:省钱的敞开式办公室设计:抛开固定的办公桌,还有隐私

企业培训师吉宁 2015年12月12日 培训讲师谈管理

每天早上到费城海军工业园内的葛兰素史克公司(GlaxoSmithKline)上班时,你会发现这里有一间宁静的祈祷室。高高的屋顶上可以俯瞰全市,这里被用来召开临时会议。工作台让你在敲击键盘的同时可以在跑步机上以每小时2英里的速度锻炼身体。此外你还有相当不错的机会,没准在白天的某个时刻突然碰到首席执行官。

不过在这个20.8万平方英尺(约合19323.82平方米)的空间里,你怎么都找不到一样东西,那就是固定属于自己的办公桌。

葛兰素史克公司的办公室设计体现了工作场所设计的新理念,即在坚持敞开式空间原则的同时利用有时被称作是“旅馆式办公”的概念。所有员工都被分配到“小区”内——执行相关任务的员工们聚集的地方——甚至连高管层也不例外,但没有人会有固定不变的办公桌。个人物品都被存放在小型的储物柜里面。

许多员工都使用计算机终端站进行工作。公司鼓励所有人流动——在咖啡馆内、在种满本土植物的绿色屋顶旁边的露台上,在某个安静房间的沙发上,或者是在大厅里。其基本想法就是偶遇可能会引发对话并激发合作。当具有创造力的人被固定在指定的办公桌前时,就不会有这些机会。用葛兰素史克公司的话来说,这被称作是“聪明地工作”。

它也可能被称作是聪明的成本控制。葛兰素史克公司的这家机构共有1300名员工,这项新的设计让同等数量的员工所使用的办公面积仅仅只有之前的1/4。

敞开式空间观念20世纪50年代和60年代从欧洲传入美国,并且自那之后会定期冒出来。但随着一些最近比较高调的公司总部投入使用——谷歌、脸谱网和苹果公司——许多公司又再次支持起该项运动。据葛兰素史克公司的官员介绍,有两家大型制药公司已经前来参观学习葛兰素史克的这家公司,并且考虑推出类似的设计。“敞开式空间设计在20世纪80年代曾经是一种潮流,但之后似乎消退。现在它又再次出现,”沃顿商学院管理学教授南希·罗斯巴德(Nancy Rothbard)说,“我觉得其中好处多多,不过也会导致一些代价。”

更多合作,伴随更大压力

葛兰素史克公司搬到新办公室仅仅90天,但这个空间早已经引人注目。管理层尚未进行正式的研究,对生产力、出勤率和整体满意度等指标进行评估,但据称早期的状况比较不错。

“只要时机合适,葛兰素史克公司正在全球范围内向协作性工作场所进行转变,以推动沟通和思想分享。葛兰素史克公司正在拆除办公室和格子间之间的墙壁和隔断,这样员工可以看得见彼此,并且相互之间可以进行交谈,”公司发言人詹尼弗·阿姆斯特朗(Jennifer Armstrong)说,“(海军工业园内的)新月道五号项目(Five Crescent Drive)是葛兰素史克公司全新修建的一栋大楼,旨在满足公司对协作和可持续性建筑的需求。”

据阿姆斯特朗称,其目的在于增强协作和信任,打破等级障碍,减少电子邮件和正式会议,推动决策速度,增加白天工作时间里的身体运动量,并且“最终让我们能够更好地为病人们服务”。她同时说,一些在葛兰素史克公司郊外机构里工作的员工正要求搬入这栋新大楼,即使这意味着通勤时间增加,而且还要额外承担费城工资税。

但众多观察家表示,敞开式办公室有时会给工人们造成额外的负担,并且建议公司在看到好处的同时也要考虑一下代价。“我最近与一位在大型会计事务所工作的人进行过沟通,他告诉我他们针对员工有旅馆式办公的计划,但大家都憎恶该计划,”罗斯巴德说,“这也许取决于公司类型,以及公司所采取的计划。没有自己的空间、没有自己固定的工作程序,不知道自己将会坐到哪里去,这些可能会让人感到很大的压力。一些人能够在不同的空间创立自己固定的工作程序,只要能够保证有茶或咖啡供应就没有关系。他们有自己的习惯,不在乎究竟整个空间的安排是怎么样的。但对于其他人而言,不能与他人建立起深厚的关系可能会让他们感到有压迫感。”

“坐无定所”可能也会让人感到约束。“最近的研究发现,个人的办公空间与自信之间存在关联,”沃顿商学院运营和信息管理学教授马利斯·施韦泽(Maurice Schweitzer)说,“在一项针对谈判的调查中,研究人员发现谈判者非常喜欢主场优势。他们会比客人们表现得更好,而自信就是其中的调节机制。人们在自己的空间里会感到更为舒服自在,而且也更具信心。在执行包括谈判在内的多项任务时,他们在自己的办公室里会表现更为出色。”

人际交往与成本节约

为什么一些公司会决定执行敞开式办公空间计划和旅馆式办公?其中的原因各有不同。“这个答案取决于公司的目标,”罗斯巴德说,“比较有趣的是,在当前的工作环境中,我们会收到大量的电子信息,而且我们会接触到大量的人和数据,其数量之多都是前所未有的。所以我认为这也是封闭式工作和通过电子渠道进行联系沟通所共同带来的反冲力。”

换而言之,在占领了虚拟世界之后,工人们正重新发现彼此之间互相见面、进行眼神交流,而且相互微笑等的宝贵价值所在。用罗斯巴德的话来说,也就是“重新与人进行交流”。

彭博公司(Bloomberg)建筑评论家詹姆斯·拉塞尔(James S. Russell)说:“四处走动越多,越可能碰到其他人进行闲聊,而你会在他身上发现自己恰好需要的某种专业技术,但你之前并不知道他懂得这些专业技术。”

建筑设计巨头金斯勒事务所(Gensler)的工作场所战略家/全球实践领导人吉姆·威廉森(Jim Williamson)补充表示,当建筑设计师和室内设计师与客户碰面时,双方都可能冒出敞开式办公空间设计的冲动。他说:“多数公司目前都在寻求更具协作性的工作环境,而且要求我们充分运用自身的专业技术,制订能满足他们具体需求的工作场所战略,并且该战略能够做到与时俱进。”他的公司常常被邀请制订办公场所战略,该战略要能“更好地支持他们的工作模式:精力集中、广泛协作、促进学习,以及增强社交。成功的关键在于所制订的战略要具有充分的灵活性,能够满足当前的需求,并且跟着公司和其员工队伍的发展而发展。”

斯科特·厄尔迪(Scott Erdy)是厄尔迪麦克亨利建筑事务所(Erdy McHenry Architecture)的负责人,同时也是佩恩设计学校(Penn's School of Design)的讲师。他表示,在其公司为阿拉巴马州蒙哥马利市的南方贫困法律中心(Southern Poverty Law Center)设计新总部大楼时,这家公民权利机构的创始人莫里斯·迪斯(Morris Dees)和乔·莱文(Joe Levin)回忆称,南方贫困法律中心所经历的“最具创造力和活力的时期”是“在3K党使用燃烧弹摧毁其之前的设施之后,他们在市中心的一间仓库里使用折叠桌搭建了一个临时的办公场所……因为每个人都知道其他人在做些什么。他们让我们设计一个完全敞开式的办公设施,主要是为律师们所用。该设施要能增强互动、推动协作、并且促进问题的解决。”

从另一个角度来看敞开式设计的话,去除格子间和其他固定设施可以节约成本:通过旅馆式办公、在家办公、或工人们共同使用一张大办公桌的“工作台式办公”,办公室可以容纳更多的人员。

“这些举措在经济方面存在一定的优势,”沃顿商学院管理学教授、领导力与变革管理中心(Center for Leadership and Change Management)主任迈克尔·尤西姆(Michael Useem)说,“但从更广泛的角度来说,人们在过去20年里的管理方式已经发展演变。之前更注重等级,而且依照传统的方式将人们安置在固定的办公室里,但现在已经转变成了更为扁平的一种关系。敞开式办公室的概念……体现了另一种管理方式,这种方式更为随便,更容易接触,而且不同级别之间的社会差异也更少。”

敞开式办公设计正在年轻的科技公司创造引人注目的视觉效果,赢得了大量的关注,但尤西姆从更广泛的行业角度来分析敞开式办公设计的概念,认为它有时候能带来良好的效果,但有时事与愿违。在纽约一家大型的金融机构里,公司使用玻璃墙来营造更大的透明度,不过金鱼缸的感觉让员工们很是不自在。麦当劳的总部也使用了敞开式办公设计,当需要进行私下对话时就可以使用玻璃隔间。他说:“但通过唇语和非语言沟通,人们也可以猜到别人正在说些什么。”

空间如果设计不佳,最终会破坏公司预期的财务节约。拉塞尔说:“如果做得不好,就会出现大量的抵制情绪。”许多公司“在说,‘如果我们让大家采用工作台的工作方式,就可以节约成本。’但他们会发现自己不能达到预期的效果,因为如果环境氛围不好,优秀的员工就会流失,他们也会要付出代价。”

不同的工作模式

葛兰素史克公司海军工业园的项目主管雷·米洛拉(Ray Milora)表示,公司花了整整12年来进行规划,之后才开始从传统的办公室向敞开式办公进行转变。他也承认新的办公室计划带来了一些挑战。他说:“没有人喜欢改变,而且一些人并不喜欢没了办公室的感觉。”但在转变之前,公司组织了一系列的培训课程,让员工们懂得如何减少纸质文件,了解如何使用那些不太熟悉的办公家具,以及清楚公司希望大家在办公礼仪上做哪些类型的改变。

工作中被打扰是一个重要的问题,尽管在管理良好的办公空间里,可以采用不同的技巧来加以应对。米洛拉说:“作为领导人,要在敞开式的办公场所里办公会让人感到精疲力竭——你处于中心位置。这对领导人来说是一种真正的考验,你无处躲藏。”事实上,在上次参观该栋大楼的过程中,在米洛拉说话的时候,葛兰素史克公司北美制药业务总裁迪尔德丽·康纳利(Deirdre Connelly)走进来,在一张通用的办公桌前坐下来,周围坐着她所在这个“小区”的其他人。一会之后,她又坐到了布满阳光的中庭,与另一群人聊天。米洛拉说:“你们自己也看见了,人们会走上去问迪尔德丽‘您有时间吗?’”

罗斯巴德指出,哈佛商学院教授莱斯利·珀洛(Leslie Perlow)针对一群在敞开式办公环境下工作的工程师进行了一项研究。她说:“工程师们的工作总是被打断,这让他们疲于应付,而且感觉这种打扰正在降低生产力。”该研究介绍了珀洛如何进行名为“安静时间”的干预,即在事先规定好的时间里,谁也不得打扰其他人。生产力由此得到提到。

葛兰素史克公司发现了其他的工具。不同规模的静室可以被用来进行一些需要独处的事情,例如写作,或者是涉及敏感或私人话题的秘密谈话。公司同时也有面积更大的房间,可以用来进行不希望被打扰的集体会议。每层楼都会有一个门房,他将协助管理这些单独和共用的空间的使用。如果想要阻止别人走过来进行讨厌的交谈,可以使用三种夹在衣服上的标签,这些标签传达了非常清楚的讯息:绿色的标签是指“欢迎来找我”,黄色的意思是“我马上回来”,而红色则是“不要打扰我”。

在一些开放式的办公室里,噪音可能是种问题。《费城问询报》(Philadelphia Inquirer)建立了一个更为开放的新办公室,这里之前曾是一家百货商店庞大的卖场。不过报社对噪音问题没有加以处理。记者和编辑们之前都有单独的格子间,现在都在抱怨缺乏隐私,而且在写作时无法集中精力。

加州大学(University of California)的伯克利建筑环境中心(Berkeley Center for the Built Environment)在2007年对办公室声学进行了分析。该分析称噪音是影响精力集中的重大障碍物。葛兰素史克公司有众多的接线员,他们要接听来自医生和病人们的电话,所以公司在天花板上安装了声音屏蔽设施,覆盖整栋大楼。这种设施会持续发出“嗖嗖”的白噪音,就像是空调通风口发出的声音,用来遮盖让人心烦的噪音。

罗斯巴德提出,伴随敞开式办公计划而来的另一项重大的社会改变就是感觉必须始终保持状态。员工们如何来应对这项改变很大程度上取决于大家的个性。葛兰素史克公司医疗事务部门的战略能力和沟通总监詹妮弗·沃尔夫(Jennifer Wolfe)表示,相对于预先安排的会议而言,大厅的偶遇可以帮助她完成更多的工作。

简而言之,坐办公室的人也许要适应一切准备就绪的观念。拉塞尔说:“事情很大程度上都是在变化的。”如何来解决这个问题——例如是在家办公还是去办公室上班——与员工所负责的工作类型有很大的关联。“公司不是成立呼叫中心,而是将这些工作交给在家办公的那些人。对于这些机械式的工作而言,只要你有办法保证生产率,在家办公会让许多人感到开心。只要你可以实现能加以衡量的目标,那就没有问题。一切都是在同时发生的,不是人人都在家上班,也不是人人都待在格子间里面。一切只有单一选择的日子已经结束了。”

尤西姆也认同工作场所已经永远被改变。“给大家更直观一点的印象。我曾经到过许多行政楼层,那里的场景几乎就同好莱坞电影在几十年前所塑造的行政楼层一样——一层楼只有10间办公室,每间办公室里坐着一位首席执行官或首席财务官,每间办公室外面是一位行政秘书……现在,一些经理人甚至撤掉了办公室的门,鼓励员工们进来找自己。”

敞开式办公的发展演变将来会消失吗?尤西姆说:“我对此表示怀疑。”他同时补充说,不过“扁平化的结构是目前的发展趋势,这种结构更便于打交道,也是一种更好的了解当前情况的方法。但如果管理哲学再一次发生转变,也可以会再次导致不同的办公室构造。一种可能就是公司管理变得更像是管理虚拟的企业,办公室里的人员减少,更多的员工分散在世界各地,也许在20平方英里之内都没有第二个人。目前来看,这要等到下一代管理哲学占据主导地位之时。”

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。