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新员工培训的六个关键动作

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

陌生的公司、陌生的文化、陌生的同事、陌生的工作职责与流程,新员工怎样才能尽快熟悉企业、胜任岗位呢?作为企业来说,需要掌握六个关键动作,实施系统的新员工培训。

在瞬息万变、竞争激烈的市场环境中,每一家企业都恨不得新招来的员工一进公司就能进入工作状态,胜任工作岗位,并马上做出工作成绩。这种心态是可以理解的,但现实往往不尽人意,毕竟面对陌生的公司、陌生的文化、陌生的同事、陌生的工作职责与流程,要想让新员工马上进入工作状态确实很不现实。尽管如此,但我们是否可以通过一些努力,来尽量缩短新员工从陌生到熟悉,从怀疑到认可,从不会干到能胜任的时间间隔呢?答案是肯定的,那就是实施系统的新员工培训。那么,新员工培训都有哪些步骤和方法呢?根据不同阶段要达到的培训目的,我们可以把新员工培训的设计分成四步,每一步用关键词把它描述出来(如表1)。下面将在这些关键步骤与方法的基础上,具体讲解新员工培训的六个关键动作。

表1 新员工培训设计的步骤与方法

能够感受到来自企业的充分尊重,是新员工愿意融入团队、继而认真投入到新员工培训中来的前提,而这种尊重越是来自公司高层,越会给人留下深刻的记忆和积极影响。

2006年,笔者被广东美的集团录取为其下属某产品公司的人力资源主管,在入职的第一天,就收到了来自事业部总经理黄健先生亲笔签名的,这让笔者在惊讶之中备受感动。后来通过进一步的培训才知道,在美的公司,对于基层(含)以上管理者,在其入职时必须由事业部总经理亲自给他们致欢迎信;当然,由于一般职员的人数太多,在他们入职时,事业部总经理没有精力照顾到每个人,所以会委托下属产品公司的总经理为他们致欢迎信。这件事对笔者影响很大,继而在参加后面的新员工培训乃至转正工作后都干劲十足,因为自己信任这家公司。

新员工进入公司后,做得相对规范的公司通常都会给员工进行入职指引,在这一环节,很多公司都倾向于给员工发一本“员工手册”(美的公司曾经也是这样)。手册上会有公司发展历史、组织结构、企业文化、人力资源规章制度、产品知识、生活指南(包括吃、穿、住、用、行,甚至看病、洗衣等生活大全)。这样看起来就比较全了,已经能够帮助新员工快速熟悉周边环境、了解公司情况。但美中不足的是,长篇大论的文字让很多新员工失去了细看的耐心,更何况有些新来的一线工人本身学历不高,更不爱看这些东西。

2007年,笔者和同事对美的公司的入职指引做了改进,从一个新员工的角度出发,把其应该关注的所有信息编制成Flash(下图为截取的Flash图片),然后利用动画、声音的效果来加深大家对一些基本信息的了解;当然内容也作了一些改进,比如把公司总经理、部门经理的照片及管理风格等作了简要概述增加到了入职指引里面,也把大家日常工作中会共同涉及到的岗位及人名、照片也作了公布,比如财务报销的岗位、管宿舍的岗位、提供电脑故障解决的岗位等,这更方便了新员工日常工作的开展。

在新员工培训中,岗前脱产的入职课堂培训是必须的。但很多公司都倾向于讲解一下公司文化、产品、制度、管理常识就完事。这样做就把岗前培训简单化了,实际上入职培训还需要进一步精细化,要考虑不同岗位族所需要掌握的专业知识技能与工作信息等。比如,一个制造类的公司,岗位可分成人力行政、供应链、品质、生产制造、财务等职位族;而对应的入职课堂培训则要分成两块:一块是公共的课程培训;一块是专业的课程培训(示例见表2)。

表2 品质管理人员入职培训课程举例

课堂培训之后,就需要走进工作现场。为了保证工作现场的参观与实习质量,就必须让受训员工深刻理解工作流程,通过观察或试操作去发现工作流程中的疑点;因为有些工作比较关键或者周期较长等因素无法试操作,那么只能通过观察、提问、理解并总结记录下来以形成高质量的实习报告(示例见表3)。当然考虑到有些新员工没有相应的工作经历及经验,即使是试操作一些工作,也必须对工作进行简化,这一点很多公司都考虑到了:在岗位设计时,会特意安排新员工工作岗位,以帮助其由易到难地逐步适应岗位。

新员工正式上岗后,对于很多操作性岗位,必须通过OJT(On-Job-Training,在岗培训)式的工作现场教导,来保证员工能够独立操作。OJT培训的关键步骤如下:

首先要指定能够指导他人的员工作为工作导师;

其次,导师要亲自做示范动作3次。第一次是一次性展示并解释每项工作及其主要步骤,第二次示范则强调每项工作每个步骤的每个关键点,第三次示范需要解释每个关键步骤以及成因。在整个示范过程中,工作导师都要保证清楚、完整、耐心地给新员工做讲解。

最后,学员进行独立操作4次。第一次是让学员静静地操作并纠正自己的错误,第二次让学员在操作的过程中向导师解释每项工作及对应的步骤,第三次让学员解释每项工作每个步骤的每个关键点,第四次则让学员解释每个关键点的成因。然后,新员工继续操作练习,直到完全掌握操作要领为止。

新员工对于公司相关情况已经有了较深的了解,对于工作岗位的流程及操作要领也已掌握,那么新员工培训工作是否就此结束了呢?其实还没结束,随着时间的推移,新员工对公司的了解和认识还会有变化,对于岗位操作的熟练程度还会有反复,所以,新员工还需要进一步的跟踪指导和改善。这个环节可以帮助新员工积极主动地去发现问题,并从更深的层次上认识问题,体会企业的文化,体会工作的要领,这是一次知识的总结与经验的沉淀,同时也是新一轮工作改善的起点,其意义非常重大,必须给予高度关注。

新员工培训是使新员工融入企业、胜任工作的第一步,其设计和有效实施,对新员工更快更好地融入企业是非常关键的一环,因此,作为HR管理者不要把它流于形式,年复一年地保持一个模板,所有员工都学习同样的内容,而是要给予充分重视,并根据不同岗位员工的特点,设计不同的培训流程和内容,并不断更新培训的内容与步骤,不断优化培训的形式和方法。只有这样才能真正提升新员工的胜任能力和胜任速度。

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About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。