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时间管理的终结

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

要有更多的时间,就要少做一些事情,有两种办法可以做到这一点,但必须同时使用:1)列一张简要的“要做事务清单”(to-do list)。2)列一张“不要做事务清单”(not-to-do list)。

下面是一些帮助我们开始行动的假设情境:

1.如果你有心脏病,每天只能工作2小时,你会做什么?

不是5小时,不是4小时,也不是3小时——只有2小时。这不是我给你画的终点,而是你的起点。另外,我已经听到你脑子里的嘀咕了:真是太好笑了。根本不可能!我知道,我知道。如果我告诉你,你让自己不停运转、每晚只睡4小时,只能活几个月的时间了,你会相信我吗?也许不会。尽管如此,仍有上百万的新生儿母亲一直在这样做。这个训练是必须的。医生警告过你,3个心脏搭桥手术之后,如果在术后头3个月你不把工作量缩减到每天2小时,你就会死去。你会如何做呢?

2.如果你第二次心脏病发,只能一周工作2小时,你会做什么?

3.我最经常做哪3件事情来填充时间而让自己挺有成就感?

这些事情通常被用来推迟其他更重要的行动(一般是一些令人不舒服的行动,因为重要的行动可能会遭遇失败或者被拒绝)。老实说,我们每个人都做过这种事情,想一想你常用哪些磨蹭性的事情来搪塞自己呢?  

4.如果有一把枪指着你,要求你停止4/5的耗时工作,你会去掉哪一些工作?

要达到简洁就要做到不留情。如果你不得不停止4/5的耗时工作——电子邮件、电话、谈话、文件、会议、广告、客户、供货商、产品、服务等等——去掉哪些才可能保证收入影响最小化?可以每个月试一次,这种尝试既能保证你的健康,又能保持一切正常运营。  

5.学会问:“如果这件事是我今天惟一完成的事情,我会对今天满意吗?”

在没好好想清楚主次轻重之前,不要坐在办公室里或者坐在你的电脑前。否则你的一天就可能在阅读无聊的电子邮件和脑筋一片混乱中度过。今晚之前就列好明天要做的事情。我不推荐使用Outlook或者用电脑来列“要做事务清单”,因为这样会使清单得以无限制地增加。我用一张标准大小的纸折三次成2英寸 ×3.5英寸大小见方,正好可以放进衣服口袋,限制自己只专注于几件事情。

每天要完成的重要事情永远不能超过两件。永远不要。即使所有事情都非常重要,也没这个必要。如果陷身于一大堆看上去都很重要的事情里面——我们大多数人都会遇到这种情况,试着认真地考虑一下每一件事情,然后问自己: “如果这是我今天惟一完成的事情,我会对今天满意吗?”

为了避开那些表面上紧急的事情,你可以问问自己:“如果我不做这件事,会有什么后果?它值得我推迟重要事情来做它吗?”如果到目前为止,你今天甚至还没有完成一件重要的事情,就请不要为了避免5美元的延期罚款而用最后一小时的工作时间去还一张DVD碟片。请先把重要的事情做完,再去付5美元的罚款。

6.在电脑屏幕上做一个Post-it便条或者在Outlook里做个备忘录,一天至少提醒自己三次:“我是不是在用各种各样的杂事来避开最重要的事情?”

7.不要同时做几件事情。

我要重申一遍你早已知道的事实。一边刷牙一边打电话一边回电子邮件,是不可能的。一边吃东西一边上网查资料一边发短消息,也是不可能的。

如果你合理地安排了主次轻重,根本没必要同时做好几件事。这是“任务蔓延”(task-creep)综合症的体现——做很多事让自己有成就感,其实成功完成的很少。重复一遍:每天最多安排两件重要的目标或者任务。每一件事都从头到尾无干扰地单独完成。分心只会带来更多的中断和失误、更少的净利润和更低的满意度。

8.在宏观和微观层面应用帕金森法则。

应用帕金森法则在更少的时间内完成更多的工作。精简计划,缩短时限,才能做到专注行动和防止拖延。    从每周和每天的宏观层面上,可以尝试在每周一和(或)周五放假,每天下午4点前停止工作。这将有助于你分轻主次轻重,也可能有助于你开展社交活动。如果你面对的是一个非常严格的老板,我们会在后面的章节里讨论应对他的具体细节。

从微观层面上,要尽可能精简“要做事务清单”,并尽可能缩短时限来提高行动的速度。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。