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项目经理沟通的好习惯

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

一名项目经理沟通的时间占到工作时间的80%,所以如何提高沟通效率就变成了项目经理提高工作效率的重点。
一名优秀的项目经理,无疑是一个好的沟通者。因为,专业的技能可以使你成为某个领域的专家,但出色的沟通技能,则是你迈向成功管理者的一个关键因素。毫无疑问,沟通作为一种“软技能”,是项目经理所必须具备的。
很多项目经理都知道沟通是很重要的,因为项目经理工作时间中的80%左右都是在沟通,可是现实中,有多少个项目经理真正花时间去学习、去研究过沟通呢?真正了解沟通的本质与方法的项目经理又有多少呢?这就引发了一些有趣的话题:为什么沟通这么重要,大家不去研究沟通呢?我们是不是可以得出这样的结论:提高沟通效率就可以提高项目经理的工作效率。如果结论成立,那提高沟通效率就应该成为项目经理提高工作效率的重点。如何提高沟通的效率呢?我建议可以从项目沟通需求分析开始,从培养项目经理自身沟通的好习惯做起,这样一定能提高工作效率,达到事半功倍的效果。
做好沟通规划,确定沟通目标
在项目管理人员之中,有相当多的项目经理常常都在疲于应付那些层出不穷的项目问题,基本上属于“头痛医头,脚痛医脚”的救火队员,每天忙于沟通但效率低下,虽然也有很多项目经理经常参与各层面的沟通会议,但效果却不见得有多好。这也是目前很多项目经理的工作现状,无论是管理50人/月、100人/月还是更多的人的项目,项目经理都处于责任大、压力更大的状态下。之所以会出现这种现象,部分是因为项目中缺乏行之有效的沟通流程与方法,也有部分是因为这些项目管理人员沟通意识薄弱。
一个公司的项目管理协调员A,在谈到项目管理时,感受颇多:“现在跟进项目时,一般都是我全程跟踪,跟各方面沟通,因为公司项目多,有时一个项目经理要管几个项目,所以项目经理投入到不同项目的时间有限。比如项目进行中出现了技术问题,我会要求项目工程师解决,并要求其给出计划及时间表,但往往项目工程师迟迟交不了计划,拖拉几天后才给计划,又因为别的部门拖延时间,就会导致计划又延误。类似情况我经常向项目经理反映,他因为有很多项目在身,也只能抽空催项目工程师和其他部门,更多时间是让我来催促。但我对他们既没有考核权也没有命令权,所以经常争吵不止,而出了问题,项目经理通常只会找我负责,真的很无奈!”
这个案例中的主要沟通问题是没有做好沟通规划,沟通目标不清晰,项目经理应该承担主要责任。当然这个公司的WBS(工作分解结构)也有些问题,责权不清。如果该公司项目经理能建立信息发布、绩效报告的平台与系统,区分了与不同利害关系者沟通的目的和方法,项目中的沟通问题就会比较容易理顺了。项目经理还要确定项目沟通通常需要的信息,尽可能化繁为简地沟通,为此项目经理要做好以下几方面的工作:明确组织机构图;明确项目组织和利害关系者职责关系;列出项目中涉及的学科、部门和专业;列出多少人参与项目、在何地参与项目等后勤物流因素;内部信息需求分析;外部信息需求分析;利害关系者信息需求分析。案例中的项目协调员在项目中的地位与作用都不及项目经理,项目经理不应该让项目协调员承担超出他责任与能力的工作事项。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。