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管理者:如何做好时间管理(2)?

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

16.开会时间最好选择在午餐或下班以前,这样你将分发现这段时间,每个人都会很快地做成决定。

17.当你遇到一个健谈的人来访,最好站着接待他,奇怪吗?这样他就会打开窗子说亮话,很快就道出来意了。

18.将相关的工作列在一起,举例说,你应口述数小时或该与属下连串的讨论,如此会使你较有概念。

19.休息片刻,来杯咖啡、茶、冷钦,甚至只要在窗前伸个懒腰,就中够使你精神抖擞了。

20.沉思:每天花片刻时间思索一下你的工作,可寻求出各种增进工作方法及满意的灵感,受益匪浅。

每一位经营者都会有一种时间不够用的感觉,大部分的经营者发现有这个问题的时候,大都是以增加人员(如秘书)分担工作来解决,可是最后事实证明人员增加之后工作不但不会减少,反而更加忙碌。这个问题使许多企业家感到因或。

美国两家著名的管理顾问机构,管理工程师联合顾问所与史玫特顾问公司曾经就这个问题做了一个调查,这个调查发现,企业经营者之所以感觉到时间不够,主要就是浪费太多时间在下列三方面:(1)打电(2)开会(3)处理信件。

第一个经营者每天总要接到数个甚至数十个的电话,而他打出去的大概也在这个数目之下,这些电话通常都不能像其他公务一样,集中处理,尤其是来电,究竟什么时个候会铃响根本无从得知,因此许多工作常因接转电话而被干扰中断。根据心理学家的研究,当我们正在专心做一件事情或思考某一项问题的时候最好能够一气呵成,不要中途中断,因为受到中断的干扰之后,通常都要经过一段相当长的时间才能使精神或思绪再重新集中。根据研究,电话的干扰是打断经营者思路和破坏其集中精神的最主要原因。

为了解决这个问题,大部分的经营者都让秘书先“过滤”电话,把一部分可以不用亲自处理的电话先行代为处理,只有重要事情非由经营者亲自解决不可的才以转接。这个办法因然可以减少来电干扰的机会,但是仍然有限,因为大部分的秘书都无法做严格的“过滤”,而发生处理不当得罪客人的情形,况且大部分来电的人都认为事情很重要,非要经营者亲自接听不可(事实上可能只是芝麻绿豆大事件),在这情形担任过滤工作的秘书就难以再坚持,只好矛以转接,因此这种办法并无立竿见影。

每一个企业每周总要开几次会议,规模越大者,开会的次越频繁,每次开会时间20分钟,多者持续3-4小时,这些会议有些是计划公司政事,有些是检讨业务成效,有些是协调工作,其目的都是冠冕堂皇,但是根据上述两家管理顾问机构研究发现,大部分企业内所开的会议都患有“会而不议、议而不行”的毛病,大家在会信口开河或无的放弃口沫横飞,听者则是昏昏入睡,等到该说的都说完了以后主席宣布散会,于是大家带着一脸的空白,打个哈欠。这是一般企业界开会的通病,也是造成经营者浪费时间的第二个原因。

处理公私信件是一件挺浪费时间的事情,因为“写信”不比“说话”,总是比较费时间,再加上字句的斟酌,一封普通信件写下来,总要砂耗在办公室的时间能有几个半个钟头,能处理掉几封信件?

要解决这三个问题,以增加可用于创造思考方面的时间,下列几种方法值得参考:

在处理电话方面:选择一位能干的秘书,授予更大的权力,在某些之内的电话,直接交给他去处理,不必转接。如果非由经营者自行处理不可时,应简短扼要,不要在电话中扯此与主题无关的事情,养成能在3分钟内把问题解决并挂掉电话的习惯。

在参与会议方面:不参加没有准备的会议,规定员工养成开会必须准备,发言必须简短,内容必须充实,会议必做“结论”的习惯。一方面减短会议的时间,一方面使会议不流于形式。除此之外经营者应该视会议的性质,尽量减少参加会议,有些会议末必要参加,只要在会议后批阅一下会议记录即可了解全盘大要。

在处理书信方面:能交由下级单位或秘书处理的信件,可直接交给他们去处理,必须自己回复,或口授给秘书,经记录整理后,再签字发出,这样就可以节省许多时间。写信时应尽可能简短扼要,不要拖泥带水;邱吉尔说过,不能在一张纸的范围内把想表达的意思完全表达出来的,就不能算精简扼要,这个标准,可以让经营者做为处理信件时参考。

希望您可以处理好自己的时候,这样您才可以有更多的时间去让自己自由的支配。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。