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学习时间管理,为自己而努力工作

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

身边有很多人是这样的,当自己在有限的工作时间内无法完成工作的时候,往往出现焦躁的情绪,不得已加班加点。不仅工作中如此,生活中也是如此,不知道合理地安排自己的时间。

一个字概括就是:乱!当他们知道自己需要学习时间管理的时候又很盲目,胡乱地买一些书籍看,然后生搬硬套。效果微乎其微的,有时候反而还降低效率。我的建议是,在你学习时间管理之前,需要好好地分析一下事实。

很多公司会屏蔽网络,或者局部网络,不让员工上网做无关的事情。这虽然起到了一定学习时间管理时间的效果,但总是怨声载道。主管和HR们每天都会监督员工是否今天完成了工作,于是,你需要每天详细地将工作内容以日报的形式发送给他们检查。对很多人来说,这是非常累人的一件事情,但没有办法,只能照做,久而久之不满的情绪还是有的。

这就是学习时间管理问题。有的人8小时内能做9小时甚至更多的事情;而有的人8小时还不够自己用。每个人的时间都是一样的,每天有8个工作小时,如何在这8个工作小时内做更多的事情,也就是把时间在感觉上延长呢?

最好的办法绝不是加班,也不是把工作带回家,而是要学习时间管理自己的时间,其中一个关键方法就是集中注意力!工作和上学一样,注意力是一个重要的心理品质,高度集中注意力可以大大提高效率。也就是说,只要我们在工作过程当中尽量让自己的注意力集中,就可以让工作的效率提升。

有人认为8小时就是上班时间,该干多少事就干多少事?也有人认为不应该按8小时来算,要按工作量来算也就是今天要做多少事情,必须做完,做不完就不是工作。这2种都是极端的看法。

工作中时间问题一直是学习时间管理层一个头疼的事情,8小时,你怎么看,如果你认真地做8小时,肯定绰绰有余;如果混日子则刚刚好;如果拖延、玩耍则远远不够。那么怎么看待这个问题?

个人觉得,8小时是按照法律规定,员工有权利在8小时之外不参与工作,但在8小时之内必须做好自己的本质工作。这些工作分为常规工作和临时工作,关键在于如何分配。那么,在这个8小时内,每个员工的工作能力、工作习惯和工作任务不同,所以造成了每个人完成工作的情况不一样。

我们要清楚一点:工作任务的完成跟动机、注意力和情绪有极大的关系。大家应该知道耶克斯多德森定律(不赘述了),高中低三种动机带来的效果;注意力的分配,合理的分配起到事半功倍的效果;还有就是情绪,一个良好的情绪是一个工作好的开端,个人不赞同把自己情绪在工作中收敛起来,这样只会恶性循环,有情绪是正常的,过一整子就好了,但强制收敛带来的后果很严重。前提是自己的情绪不伤害到别人,至于工作影响只是暂时的。

我们的时间和精力都是有限资源。一旦我们的职业生涯进入到某个阶段,我们所担负的责任让我们永远无法满足所有要求,不管我们加多久班,干得多卖力。所以,我们得学会学习时间管理自己的时间。

当我们没有足够时间完成要求的任务时,我们常常被建议说要“分个优先级”,关键点在于,排优先级是必要但不充分的。重点在下一步上,鉴别归类。对我们基层员工来说,鉴别归类意味着不要只关注最重要的事项,而把不那么重要的事情放到“以后”来做,而是主动忽略占大比例的那些未及重要性门槛的事情。

这个说的一种工作风格和习惯问题,主要是一种拖延。拖延症一定是极大生产效率的杀手。所以,如果你掌控了内心那个拖拉的自己,在必要的时候,能让这种想法停止,你就会成为一个富有成效的人。内心的拖延和完美主义是好朋友。完美主义会不断提醒你,你现在做的不够好,所以先别做。所以,拖延和完美主义必须想法弱化。

情绪会产生对于目标事实的偏见,甚至干扰做决策的支持机制(比如工作记忆),从而影响有效决策的制定。所以,你必须理解自己的情绪,并努力让情绪缓和下来,恢复平静。

工作性质不一样,内容不同,自己的能力和工作方式不一样,就决定了要灵活对待工作时间。个人经验,有效地完成工作的2个技术:多次短暂的高度集中注意力和“时间矩阵”技术。

什么意思呢?8小时实质用到工作上的最多也只有7小时,还有那1小时去哪里呢?玩?没错,你猜的不错。玩,关键是怎么玩?这个1小时不是连续的,而是断开的,也就是调整自己注意力集中的缓冲时间。

例如,专心编辑一篇文章要40分钟解决,但接下来就要用50分钟甚至一小时。为什么?除了不同文章的编辑难度不一样还有就是需要缓冲时间,因为之前在集中注意力,大脑是有疲劳的。

史蒂芬·柯维的时间矩阵是个人比较喜欢的一个学习时间管理的技术。

将自己一天内要工作的内容写下来,按照紧急-重要的原则来处理。最有效的学习时间管理的方式就是专注于“重要不紧急”的事情。

我们小时候常常听老师说,“不是要我学,而是我要学”,其实工作也是一样。我们要摒弃打工者的心态,你所做的不要有“我是为老板干活”,应该是“现在我为别人做事,但学到的是自己的,自己的努力一方面换来应得的报酬,另一方面可以积累经验和技能”。只有当你放弃打工者职业心态,有了为自己工作的时候,你的学习时间管理才是最有成效的!

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。