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如何有效开展年度培训计划工作

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

年度培训计划工作对于培训管理工作者并不陌生,但实践中,又往往会有三无的感觉:启动无从下手,制订无章法,计划无可控性。整个年度培训计划制订过程显得出奇平淡,输出结果也是年年岁岁花相似。笔者根据多年实践,从问题描述、原因分析入手,并提出解决建议。

年度培训计划书存在的几个常见问题

1、年度培训计划书格式不清晰

计划书本身缺乏沟通基础。一个科学、系统的年度培训计划的背后,有大量数据、信息和资料支持。这有必要让高层通过这些来了解计划书的内容和整个过程。为了便于沟通,应该把计划书内容以关键词来描述,这样节省高层主管之时间并加深对计划之印象及争取支持。同时重要数字及行动予以列出,最好只要一页为好。

2、年度培训计划书主体内容结构不完整

很多培训管理者在提交年度计划书时,会面临一个尴尬,由于缺乏系统性,报告提交上去的只有几页项目组合作业计划和资源需求统计数字。高层看完后,很难认同,眼前只有费用和投入,却无法清晰描述投入方向,只有项目组合,却不清楚为什么,一年的培训工作北京是什么?目标是什么?最后预期效益是什么?无分析,无归纳,无统计。核心的问题是:为什么要提出此培训计划?有没有充分结合年度企业培训规划?例如,有没有环境分析(市场与竞争者)?有无考虑公司远景、经营目标方向?有无对过去一年及现状做深度分析?

3、各个单元缺乏深度分析

训练计划之目的与目标不明确,缺乏量化分解与描述。目标其实体现培训策略,也是作业计划的根本。如果是维持性目标,就保留在确保员工具备公司要求之能力、知识、技能、态度,确保员工能符合公司企业文化及纪律要求等,如果是改善性目标,就可能要考虑提高效率要求下,学习新技能,提升解决问题能力。如果是创新性目标,则必须从业人员心态及思维转变,增进主管的管理创新能力等。

培训项目运作计划未考虑到公司具体运作。如事前与各单位之沟通?争取到主管支持?是否考虑到培训规划的一致性及发展持续性?可能遇到的问题与阻力?分析潜在问题发生原因?思考潜在问题之对策?替代方案之提出?

无组织改善的具体行动方案。在培训规划中可能已经充分考虑了组织保证,包括组织、流程、制度以及管理工具的改善等问题,但缺乏具体的作业计划。例如是否有必要成立培训委员会?其分工及权责?培训推动单位之任务即各级单位对训练之分工权责?相关支持单位之协助?另外,培训训练预算编拟很多不科学,不仅不考虑实际状况,而且缺乏编拟培训预算之依据及原则,且缺乏以往训练经费运用之分析和训练预算的具体分配方式等。

问题的关键原因

总体来说,缺乏年度培训计划制订过程控制。具体说:年度培训计划制订直接参与人员的专业技能薄弱,多数培训工作者,缺乏系统性培训管理训练。正如中国一句老话:卖鞋子的光脚。许多培训管理者犯了“灯下黑”的自我认识意识不足错误,忽略了对自身技能的提升。很多工作都经常落于俗套,受制于一贯的思路或前期工作模式,缺乏管理创新和提升意识实践中,培训需求调查、培训规划制订、年度培训计划、项目计划、教学计划的几个概念关系很难理清楚。单一对年度培训计划中的培训组织建设、项目运作计划、资源管理计划、年度预算、机制建设等很难进行科学的分析或策划。

过程组织缺乏有效管理。笔者所在公司的总部培训部门担负公司年度培训计划的整合,在过程中我们发现,各机构或部门的培训专员缺乏对年度培训计划的基本认识,对基本任务、制订基本策略以及制订基本流程等只是一知半解。在此情形下,总部培训部门又无具体的对策。在年度培训计划过程中缺乏有效管理,体现在前期无引导、推进无策略、指导无方法、监督无效果、控制无手段。

有效推动年度培训计划制订的策略

为了有效推进年度培训计划的制订,最终保证全年培训效果,应该针对实践存在的不足,给出改善措施。加强培训员培训管理培训。建议开发培训管理专题教材,尤其是加强年度培训计划的专题培训。从年度计划培训概念、任务、流程等,甚至到年度培训计划书的书写格式。

加强年度培训计划制订过程管理。一方面,做到三个“明确”:通过会议等形式,明确职能管理部门和业务部门,培训管理部门和分支机构在年度培训计划制订中的职责,明确各主办人员的角色,明确本年度培训计划制定的目标或要求、规范。另一方面,必须加强过程管理,包括前期宣传引导,召开动员会等,同时,培训管理部门一定要制订相应的管理工具,并实时进行指导。

加强流程完善和策略。由于多方面原因,公司各个系统的培训业务开展能力不一。相应地,各个系统培训专员的业务技能有强有弱,且对培训管理工作总持有自己的看法和相应的工作方法。实践中,笔者所在公司的分支机构培训专员提交的作业计划,不说结构,光格式就是千差万别,各有各的风格,各有各的路数。

总部培训管理部门由于主办人员或主管人员的频繁变动,也是每年都有新变化、新要求、新想法,下属机构相应地也是被动乱跑,疲于奔命。因此,很有必要形成一套相对固定的工作流程。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。