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闲谈员工的个人任务管理-转载

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

最近在做个项目,所以想到了员工的个人任务。其实对于一个项目来说,会拆分成很多任务,然后分配给相应的员工,而员工个人的任务管理则对项目管理来说,显的尤为重要了。那对于个人的任务管理,已经有很多专业书籍来介绍,我只是谈一些自己在实际工作中的感受,以供阅读。在个人的任务管理中,可以参考以下步骤:

1.充分了解任务的要求(输出不可验证结果的任务的完成是无意义的),如果有疑问,就和项目负责人及时沟通,这个是非常重要的,如果方向错了,那到头来只能白忙活。

2.预览下任务的情况,估计下自己所需的资源,对任务有个初步的了解和概念。这为之后的制定时间表,PBC等打好基础。(个人任务拿到了还需要进一步细粒度分解)

3.根据任务的情况和自己的实际能力制定个人的时间表,注意,制定时间表的时候一定要预留出一部分的时间做为机动,这个是很重要的(要有风险意识),因为谁都无法保证在任务的完成过程中不会发生意外。时间表的制定是对自己的一个约束和鞭策,非常有用。

4.根据对任务的了解,编写所需资料清单(PBC list),PBC编写的时候要注意信息量要合适,不能过于简单,要保证看的人能知道你要什么。随着任务的进行,员工会对任务有更深的了解,同时有些PBC或许已经拿到,这时要注意_update PBC,让PBC成为你工作的一个小帮手。(即自我分解后的工作任务单list)

5.在多任务完成过程中,注意合理的分配时间。如果这些任务是可以并行的话,可以在索取一个任务的PBC时,对另一个任务进行描述,测试等工作。不要想着一个任务一个任务来,这样很耗时间。

6.阶段性的对自己的工作情况进行小结,对照自己的时间表,看哪些已经完成了,哪些还落后着,是什么原因落后的,个人有没有能力处理,是否需要向负责人汇报,需不需要加班处理。(自我监控,了解自我任务的状态和偏差,并进行纠正和调整)

7.在任务过程中注意和项目负责人的沟通。这点也很重要,一来负责人一般最怕的是last minute surprise,不要在最后一分钟再告诉负责人有什么问题,这样都没时间去解决,所以及时的沟通很重要。二来及时的沟通也能接受指导,知道自己下一步应该怎么做,怎样才能达到负责人的要求。但是要注意的一点是,一名好的员工,发现问题只是第一步,发现问题以后要想到解决的方法,在前一篇文章中我也说到,员工要成为各自负责方面的专家,即使是经验不足的,也应该试着去找出解决的方法,这个不但是说给项目负责人节约时间,对自己也是一种长足的进步。对处理问题的方法,可以试着用这样的步骤:

发现了什么问题

这个问题的背景情况是怎样的

这个问题带来的影响有多大

有哪几种解决方案,每个方案的优缺点又是如何。

写memo的时候也可以参考这样的步骤。

8.在任务完成过程中,如果有文字描述的作业,切记一定要把阅读者当作什么都不懂的人来写,不要以为自己很清楚了写明白了就好,表达一定要清楚,重点一定要突出,这个能力需要慢慢在过程中学习和磨练的。

9.在项目节点的时候,将已完成或未完成的任务递交项目负责人,并遵照项目负责人修改。这样才能保证项目的完成是按照负责人的要求进行的。不至于到时还要修改。(及早的交付产物给他人验证)

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About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。