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企业培训师观点:浅谈物业管理中的设备运行管理

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

在物业管理中,设备运行管理是管理过程中的重要一环,它关系到物业的使用价值的体现,是支撑物业管理活动的基础。设备运行不好,不但会直接影响业主的生活质量和生活秩序,而且会严重影响管管企业的社会声誉,它的重要性和原因就在于:

  其一,物业内部环境是一个相对封闭的人造小环境,小区和大厦建造标准越高,居住办公条件越高尚,与外部环境相对隔离的程度就越大。供电、供水、电梯、空调、通风、排污、照明、消防、安全、监控等楼宇环境要素对系统设备运行的依赖性就越强;

  其二,设备运行成本在物业管理运作中占有相当大的比重,尤其是大厦的设备运行管理。设备运行管理的好坏,直接关系到业主和租户的利益,同时也关系到物业管理企业的效益;

  其三,用户(业主、租户)满意程度是评价物业管理企业服务质量和管理水平的综合尺度,用户满意程度的第一直觉几乎都与设备运行的优劣有关。

  因此,从物业管理活动的功能、效益和质量三个方面,都反映出设备运行管理在物业管理活动中的重要地位。

  那么,如何搞好物业设备的运行管理工作呢?本文从以下三个方面提出一些粗浅的看法:

  一、要了解和熟悉物业设备运行特点

  支撑物业设备运转的硬件一般由以下几个部分构成:

  1、各类管、线结构。包括空调管路,给排水管路,消防管路;各类电力母线、干支线;电话、电视、监视线缆;各类通风、排风管路等。管线结构的特点是纵横交错,以隐蔽或半隐蔽的工程结构形式布置。各类管线通过阀门,插接箱,接线架框等结点,构成网络形式,分布在小区内和楼宇的各个层面。如果将物业比喻成一个生命体,这些网络就是维持生命的供血、呼吸、神经、消化等系统的管线。各类设备的运行都依赖这些管线网络的联系。因此,熟悉物业设备运行的首要一点,就是花大力气去认识、熟悉、把握这些管线网络,从各类结点入手,顺藤摸瓜,逐步展开、深入。

  2、各类驱动转换设备。如发电机组、变压器;锅炉、冷水机组、热水器;各类水泵、送、排风机等。由于物业机电设备封闭运行的特点,主要设备不可间断,连续工作,任何一台运转中的设备出现故障,都有可能对整个系统造成重大影响。因而,设备配置一般采用主备方式,但由于各种原因,往往会出现原设计配置不能满足需求,出现备用裕量不足的情况,使设备负荷加重,给运行管理造成较大的压力。针对设备不同的备用裕量,当备用裕量充足时,使主、备设备都保持随时能投入运转的状态,适时调整主、备设备投运时间,是运行管理的要点;当备用裕量不足时,充分挖掘每一台设备的潜力。合理调度机组配置,见缝插针地搞好设备保养,严格控制设备负荷,是设备运行管理的重点。熟悉设备,不仅要熟悉设备的结构、原理、工作方式,更应根据物业运作需求负载的变化,了解各类设备负载能力和调配特点,做到物尽其用。

  3、终端设备。终端设备是指直接作用于服务对象的各类器具。如空调风机盘管,用户配电箱,各类照明器具,电视、电话插座,卫生洁具等等。这些设施数量多,分布面广,易损。单台设施的停用,不会影响到系统的工作,易使运行管理人员疏忽。但由于这些设施直接为用户使用,是设备运行管理与用户对话的界面,直接反映工作质量和服务效果。运行管理中不能掉以轻心,因”小”失”大”,失去用户的信赖。
4、环境。环境是设备运行管理水平的综合表现。由于楼宇内小环境是靠各类设备运行来保证的,它在”制造”环境、提供服务的同时,又受其影响和制约。没有一个满足物业各类设备运行的环境条件,如电力、温度、通风、卫生等,是不能够使设备发挥最大效率,甚至不能保证其正常运行的。同样,没有一个完善的管理机制,也不可能创造良好的设备运行环境。因此,环境既是设备运行体系的组成部分,又是设备运行体系运行的结果。

  上述四个部分,构成了设备运行体系的基本框架。要把握物业设备运行的脉搏,必须从这四个部分入手,去了解它,认识它,掌握它。

  物业设备运行体系是一个庞大的系统,了解熟悉是一个由表及里,由浅入深,由静到动,由知其然进而知其所以然的长期过程。作为物业管理公司保障设备运行管理和操作的每一位员工,都应当把熟悉认识过程当作本职工作的必需部分。对熟悉程度不同的员工,要求是:生疏者勤,由生到熟;熟悉者精,由熟及巧。员工之间,包括管理层和操作层,提倡”能者为师,不耻下问”,要求”互教互学,共同提升”。这样,逐渐使从事设备运行管理的全体员工,对管理对象的认识做到”心中有数,有案可查,有据可依”,使设备运行管理工作建立在扎实的基础上。

  二、要有明确的运行目标

  物业设备运行目标从物业管理行业角度来看,应包括安全性、可靠性、舒适性、经济性四个方面。

  1、安全性

  安全是设备运行管理的第一要求,没有安全,就没有一切。设备运行管理的安全目标,一是设备体系运行安全,包括本体、管线、终端、环境的运行安全;二是用户的使用安全,如热水器热水温度的控制,用电器的接地保护等;三是操作者的生产安全。保证安全的主要措施有:

  1)思想上高度重视,行动上处处小心。对于经理人,要有一个”婆婆嘴”,不厌其烦,时时提醒;对于操作者,要多一个”小心眼”,步步谨慎。

  2)严格按章办事。规章制度是保证安全的长堤,决不能开口子。违章指挥,违章操作是发生安全事故的主要因素。发现违章的苗头,任何人都有权制止。

  3)定期检测、试验,进行预防性检修、维护。设备运行有自己的规律,应当纳入周期安检的器材或设备,决不能以任何理由拖延或停止周检。对一些未规定周期安检的设备,当运行时间较长时,为防止疲劳损伤形成的安全隐患,应安排进行检验或试验。

  2、可靠性

  物业设备运行的可靠性表现在两个方面:一是对服务需求的保障能力;二是应付突发事件的及时性。提升设备运行的可靠性,取决于两基本条件:

  第一,设备保障能力。包括设备容量、备用设备裕量;设备运行参数的稳定性、可调节性;管线布置的合理程度,以及终端设施的完好率等等。

  第二,管理能力。良好的管理往往可以弥补设备配置的一些先天缺陷。反之,混乱的管理就可能抑制设备能力,使原本可以满足需求的设备配备感到不足,形成浪费。在设备运行体系已经配置完成,且不易更改的情况下,使设备保障能力得到充分发挥,必须做到”三严”:严格的管理制度;严密的运行计划(包括突发事件应对计划);严肃的工作作风。

  3、舒适性

  从物业管理行业服务性的特点看,舒适性目标是物业设备运行管理必备的目标之一。舒适性是最能体现物业管理行业服务特点的一项目标,也是反映物业管理员工工作细腻性一面的一项指标。舒适性指标包括两个方面:一是指标满足性,即功能满足程度。这是一项硬性指标,靠设备参数的调节来实现。设备参数的调节可以通过自动化仪表和自控系统来实现精确控制,但给定参数的高、低,要靠操作者和管理人员长期探索,认真总结分析才可以得到,这必须要有细腻严实的工作作风方可实现。另一项是感官满足性,即感觉满足程度。这一要求除了考虑服务对象的共性之外,还要考虑服务对象之间的差异,尽可能创造条件下,”因人而异”,提供高质量的服务。
4、经济性

  物业管理企业在提供服务的同时,必须讲效益。那么,经济性目标必然是设备运行管理的目标之一。经济性目标与以上三个目标相比,是一个收敛性或限制性的目标。经济性对物业设备运行的要求是:

  5、必须在满足安全、可靠、适度舒适的前提下实现经济性目标;

  6、省能是实现经济性目标的主要途径。能源费用是物业设备运行费用的主要部分,节省能源费有两种方式:一是利用能源的可替代性,采用适用的经济的能源;二是省能。采用第一种方式一般需要进行一些工程和设备改造。在物业管理中,工程和设备改造是比较困难的。那么,降低能源费用基本上靠省能方式实现。省能有两个途径:第一,减少使用量,这在某些场合和时间是可行的。例如降低照度过高的照明功率;降低过高的供暖温度等。但减少使用量与用户需求往往是矛盾的。因此,这个途径有较大的限制。第二,提升能源利用率。其方法有三:改造设备,提升能源利用效率;合理调节运行方式和运行参数,最大限度的利用能源;减少能源损失。总之,采取一切可行的方法,努力提升能源利用率,是楼宇省能、节省能源费的主要方式。

  7、易损零配件和耗材的耐用性。楼宇设备运行时,需要消耗大量的消耗性器材,如灯管、洁具配件、设备易损零配件等。在选择品牌时,耐用性是重要因素。与耐用性相冲突的是价格,从运行总体经济性角度考虑,应对常用易损消耗件的耐用性,价格比进行统计分析,择优采用,减少运行消耗。

  8、维保方便。新建、改造设备等工程项目,必须考虑维保方便,以减少维修开支。

  三、搞好物业设备运行管理的主要方法

  1、建立和完善标准体系。

  由于各种物业之间的差异,各类物业的结构、运行和服务对象都有各自不同的特点。那么,不可能有一种放之物业而皆准的设备运行标准。即使是同样类型的设备,在不同的物业,运行方式、要求和参数指标都有所不同。因此,根据设备所在物业的特点和服务对象,结合设备本身的技术要求,制定与之相适应的运行标准,是搞好物业设备运行的首要工作。标准的制定是一个动态的,不断完善的过程。随着设备运行时间的推移,物业服务对象的变动等种种因素的改变,设备运行标准的补充和完善、变动和修订将伴随着设备运行管理的全过程。因此,设备运行管理标准的制订,是以”变”求”不变”。所谓”变”,指标准修订、完善的动态过程;”不变”,是通过完善标准,贯彻的执行标准,实现设备运行管理的目标,使物业设备始终在良好运行的最佳状态不变。

  2、预防性措施。

  由于物业管理设备运行的连续性特点,各种预防性措施在物业设备运行管理中处于特别重要的地位,包括:

  1)预防性试验;

  2)预防性检修;

  3)突发事件应变方案;

  4)巡检、点检、定检。

  实现预防性措施的基础是收集整理、归纳和分析各类资料,有针对性的建立各类设备和管线系统的台帐,运行、保养、检修记录档案等。对于重要的设备,如冷水机组、锅炉、电梯等,应按单台设备建立运行和检修档案,建立易损零配件资料库,制定更换周期。档案建立后,对于收集的资料应定期进行分析,特别是反映设备状况的运行参数,应建立分析报表制度,以便从设备状态趋势,找出故障隐患,有计划的进行维护检修,避免因故障突发造成停机事故。

  对于管、线等系统,预防性措施的重点是巡检和点检,定期保养。特别是楼宇管井多,管路器件多,容易疏漏。对于管件或电路分支节点等易发生故障的节点,可逐步建立完善的节点台帐,实行”位式”管理,主要内容是:

  1)逐件建立台帐,一一对应,有据可查,防止疏漏;

  2)合理制订巡检路线和巡检项目,抓住重点,明确主次;

  3)制定保养周期,分批轮检,不疏不漏;

  4)采用保养合格及期限标贴方法,便于检查。
预防性试验制度是设备可靠运行的保障线。预防性试验的对象是涉及安全、重要参数检测的仪表、仪器和器具,对于季节性运行,在运行季节不可停机的连续运行设备,在停运季节维保后,运行季节到来前,应提前进行试运行。楼宇自救设备,如发电机组、送排风机、消防水泵、报警系统等一直处于一级战备状态的设备,必须定期试机。

  在突发事件应变方案中,最重要的是组织方案。由于物业运行后,用于突发事情应变的设备一般来说变动不大,其应对能力受设计限制。突发事件发生时,通讯、组织及时是处理好突发事件的最重要保证。在组织措施中,人员培训是基本保证。由于人力是一个可变的资源,同样数量的人力资源,训练有素和毫无准备,产生的作用有天壤之别。所以,物业设备运行管理中,有效地处理好突发事件应变是员工考核中最基本的一个项目。

  3、技改。

  由于受物业结构和运行条件限制,技改在物业运行管理中的地位不十分突出。但随着科技产品的发展和应用,局部技改是弥补一些物业先天不足的重要方法。特别是控制和监测方式的技改,对于提升物业管理整体运行水平将起主要的作用。因此,在物业设备管理中,应大力提倡小改小革,大力提倡”三新”推广应用,滴水成泉、聚沙成塔,克服物业条件限制,发挥科技进步的作用。

  4、保险。

  物业管理作为新兴的产业,管理寓服务之中,而物管企业又受聘于人,物业管理企业接收物业并实施管理服务后,产业非受聘人之有,受聘之后责任重于泰山,物业设备运行管理会随着物业使用年限的增长而增加损坏机率,降低正常安全使用概率,无形之中增加了管理的难度,加大了管理风险责任,影响物管企业效率和广大业主的利益,出现这种情况是自然规律,任何企业和物业不可回避的问题。为此,解决这一难题的最好办法是树立风险意识,用业主的钱帮业主买财产险、机损险。一旦发生物业设备损坏,可立即通知保险公司索赔。以减轻物管企业的经济压力,确实保障设备正常运行。

 5、组织措施。

  所有类型的设备运行管理一样,设备离不开人,人是各项因素中最活跃的因素。在现代自动化程度、智能化程度较高,硬件设施配备完善的物业中,重视人的数量、讲究人数比例已大大降低。强调人的素质,重视人的技术技能,放到管理工作的首位,武器再先进,没有人会使用,先进的武器只能作为摆设,但由于人的素质高、能够掌握先进的武器,他可以成为物的因素发挥的”催化剂”,量小作用大。因此,无论物业设备现代化水平如何,都决不可以忽视员工思想、技术、技能技巧,重视技术能力,思想建设和组织建设,其中主要的方法是加强员工培训。在现代管理方法中,培训和工作是统一的,工作的过程也是培训的过程,培训是工作中不可分割和缺少的一部分。其中的关键是组织和方式。培训的意义和方式用两句话可概括为:只有经过培训的才是可以上岗的;只有在岗上继续培训的才是合格的。其次是班会。班会是基层管理的最基本、最主要,也是最重要的方式。班会形式可以不拘,内容可以不拘,但不可不开。通过班会可以使潜在矛盾浮现,可以通过交流使其消解。不开班会的班长不是一个合格的班长,不听班会的基层经理人更是一个不合格的经理人。再次是加强协调。协调是组织措施中经理人发挥其管理艺术的舞台,是组织措施中的润滑剂、凝结剂,是实现1+1>2的催化剂。协调的方法千变万化,其根本是因时、因地、因人,因各种可以对协调目标产生影响的种种因素而变。

  四、结束语

  随着现代社会科技的发展和物业的迅猛增长,将推进物业管理行业的成熟与发展,物业管理活动中的设备管理将成为物业管理学科中的一个重要组成部分。愿与各位同行一起,”知无不言”,为物业管理行业的成熟发展添枝加叶,贡献微薄之力。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。