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企业培训师观点:时间管理CIO们应该关注的新命题

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

子在川上曰:“逝者如斯夫!”时间管理的流逝,对个人而言意味着生命逐渐逝去,对企业而言,也有等同生命般的重要意义。

  时间管理CIO们应该关注的新命题,从某种意义上来说其实就是价值和利润的代名词。而在一个企业的时间构成中,经理人的时间固然重要,但员工的时间显然占有更高的权重——员工的执行力直接影响业绩和利润。员工的工作随意无序、办事拖沓,将影响到整个公司业务的运转状态。因此,作为企业的经理人,要考虑的常常不是自己一个人或者某个人的时间,而是所有员工的时间。

  显然,要求所有的员工拥有与经理人同等的时间管理能力是不现实的,而若要所有的部门经理去帮助他的每个员工做一份工作日志,更是天方夜谭。企业的时间管理说到底要借助多方面的力量,比如人力资源的监管、办公软件的辅助,并最终形成习惯,这样才能将企业的时间管理带入良性循环。

  这无疑给企业的CIO们提出了一个新的命题:如何借助信息化工具去优化企业的时间管理?近几年,时间管理理念不断被刷新,更是对企业的信息化部署提出了挑战。时间管理CIO们应该关注的新命题,针对企业时间管理的现状,专家们建议时间管理部署要从理念开始,并选择有效的管理工具。

  关于时间价值的衡量

  时间管理CIO们应该关注的新命题,时间本身的价值是难以衡量的,只有在赋予了事件的意义之后,才能够被定性或定量。因此,时间管理的实质就是行动管理,就是执行和协作。认识到这一点,时间管理理念才能实现落地。什么是行动?我们每天吃饭、睡觉、走路、逛街买东西等等这些都可以称之为行动;在公司,参加公司会议、拜访客户是行动,上网聊天也是行动。但很显然,并不是所有的行动都是有价值的行动。这也正是企业时间管理的核心所在。

  说到这里,我们先来看一个故事:

  美国伯利恒钢铁公司董事长舒瓦普向一位管理专家利请教效率提升之法:“如何更好地执行计划的方法?”

  利声称可以给舒瓦普一样东西,在10分钟内能把他公司业绩提升50%。接着,利递给舒瓦普一张白纸说道:“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了约5分钟时间写完。

  利:“现在用数字标明每件事情对于你和公司的重要性次序。”舒瓦普又花了约5分钟做完。“好了,现在这张纸就是我要给你的。明天早上第一件事是把纸条拿出来,做第一项最重要的。不看其它的,只做第一项,直到完成为止。然后用同样办法对待第2项、第3项……直到下班为止。即使只做完一件事,那也不要紧,因为你总在做最重要的事。你可以试着每天这样做,直到你相信这个方法有价值时,请将你认为的价值给我寄支票。”

  一个月后,舒瓦普给利寄去一张2.5万美元的支票,并在他的员工中普及这种方法。5年后,当年这个不为人知的小钢铁公司成为世界最大钢铁公司之一。

  在这个故事中,利所提供的提升效率的方法,就是我们这里要讲的时间/行动管理——首先要有这种意识,然后才产生方法和行动。接下来,我们要讲的就是利要求舒瓦普在第2个5分钟里所做的事情,即划分事件的轻重缓急,也就是要区分“西瓜”和“芝麻”。

  区分“西瓜”和“芝麻”

  生活中,大多数人可能不会留意,当事件在时间上发生冲突的时候,人们通常会按照自己的价值取向来进行取舍或调整。对企业而言,也是一样,只不过,在企业中,价值是由企业建立的,而取舍、调整则多是由个人操作的。这种不一致性,在很多时候直接导致“西瓜”和“芝麻”混淆情况的发生。因此,在企业/部门内建立起员工广泛认同的价值观/集体目标,是非常重要的。这种价值观将被作为员工时间管理/行动管理的依据。

  有效的时间管理/行动管理应该是目标驱动的行动安排,而这种目标是构建在企业/部门的统一价值观之上的。

  软件工具支持时间管理理念落地

  弄清楚了时间管理的实质及价值衡量方法,企业还需要有效的工具去实现时间管理理念的落地,这样才能真正从时间管理理念中受益。前面提到,“时间管理的实质就是行动管理,就是执行、协作”。当企业员工有了区分“西瓜”与“芝麻”的意愿和能力的时候,便是时候上一套管理系统来实现落地了。目前的管理软件市场,专门针对时间管理设计的软件凤毛麟角,但已经有不少厂商在产品中嵌入了时间管理功能,比如风语者。

  风语者是中通网络有限公司于09年最新推出的一款企业管理软件产品,在同一平台内实现了时间管理与“统一通信”、“CRM”的融合应用,致力于为企业实现“三管”功能,即“管通信、管时间、管客户”。风语者市场总监JOE介绍,“风语者三管功能其实一种相辅相成的关系,通过这种互动,要最大程度地帮助企业拿下订单并完成订单。这其中,管客户,应该比较好理解,就是管理客户信息;管通信的目的之一是客户信息的来电弹屏、客户主动关怀,另一个重要的功能就是要搭建一个行动管理的沟通平台,促进执行和协作;时间管理,就是要管理员工的日程安排,并且经理人可以随时查看员工的行动记录进行监督。这样一来,风语者在业务信息收集、传递及有效转化成订单整个业务过程中就起到了一个贯穿全局的作用。”值得一提的是,风语者自动化的呼入、呼出电话记录和通话录音功能,也为经理人对员工进行时间管理提供了便利。

  当然,企业在选择软件工具的时候还是要考虑自身的业务实际,甚至有些企业只需要Excel表格就能满足行动管理的需求了。不过,这不是重点。软件工具不是万能的,如果没有理念上的部署和指导,软件工具也只相当于没有灵性的机械而已,功能的发挥也会大打折扣。时间管理要真正成功应用于企业,首先要把前两步(即时间管理的实质及确定事件价值衡量方法)走好。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。