吉宁讲师观点 / 企业培训师观点 / 企业培训师观点:再谈时间管理

企业培训师观点:再谈时间管理

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

时间是最有伸缩性的,它可以稍纵即逝,也可以发挥出最大的效力。要想成为一名优秀的CIO,就必须善于平衡安排时间和优先度,充分合理地利用好每个可利用的时间,使时间价值最大化。

此案例具有很强的普遍性,在商业应用和IT创造商业机会的双重力量推动下,企业业务对IT的依赖度与日俱增,CIO的工作越来越复杂。对于一名CIO来说,应该如何更有效地安排好自己的工作,合理地利用工作时间?

  合理地利用工作时间1.事先计划

  在日常工作中,有各种各样的计划,这些计划能帮助你有效地管理好自己的工作时间。CIO要养成做计划的习惯,特别是对于周计划、日计划,要精确到小时。可以利用一些软件,比如MicrosoftOutlook,设置提醒等,避免遗忘。

  合理地利用工作时间2.分清主次

  CIO要把最佳的时间用在最重要的事情上。将自己的工作按轻重缓急进行分类,排出各项工作优先顺序,确认完成时间,分清主次,将主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪。不要总习惯于去做“救火队员”,等到工作逼在眼前再想到去做,这样就会被动,甚至会造成工作质量的下降。

  这一点,要和制订工作计划有效地结合在一起,不要让这时间被其他工作所占据,从而有效地开展工作。成功的CIO,要学会抓住重点,远离琐碎。

  合理地利用工作时间3.学会说“不”

  李永,作为一名新上任的CIO,他还没有将角色转换过来。他不再是以前的助理,他的工作重点已经发生变化。对于某些事务,比如案例中提及的一些会议、培训、经验交流、参观学习等,必须有所取舍。当然,笔者并不是说这类活动没有益处,而是要学会平衡,根据自己的工作时间管理合理规划。

  另外,很多时候,计划安排得好好的,领导突然又加派了新的任务,或者上级主管部门又有什么重要的活动要参加。这时候如果接受的话,不单会超负荷地工作,甚至会影响到原来工作的完成情况。在这种情况下,要学会恰当地拒绝,学会说“不”。这样的话,领导会考虑其他的安排来解决这个问题。

  合理地利用工作时间4.培养助理

  案例中,李永原是信息办主任王保国的助理,并且他参与并承担了很多工作。可以想象,他协助王保国做了很多的工作。同样,在李永成为CIO后,他也该考虑物色一个这样的人选,有意识地培养他。

  如果一项工作,部下就能做好,应该将这工作及时转交给他们。要尝试从具体的、事务性的IT工作中脱离出来。

  一个团队的力量肯定要比一个人的强,要想成为一名优秀的CIO,其中很重要的一点就是管理好团队,发挥他们最大的优势,朝着共同的目标努力。根据笔者的经验,这些部下都会很乐意接受一些新的工作,新的挑战,因为这对他们来说是一次学习的机会。

  合理地利用工作时间5.提升工作效率

  在此案例中,李永在开会期间,那些电话的干扰,不单浪费了自己的,也浪费了部下的时间,并且最终什么事都没做好。参加的集团公司会议,冗长而没有结果,这种会议不参加也罢。

  要学会集中自己的时间,由零星而集中,成为连续性的时间段。生活中有许多零碎的时间不为人注意,其实这些时间虽短,但如果充分利用起来,也能做很多事情。比如在无聊的会议中,可以用来整理上午开会时关于系统升级方案的讨论情况,或者用来制定下一阶段的工作计划等。哪怕是用来休息,让自己保持较好的工作状态。
另外,要克服“办事拖延”的坏习惯,学会在限定的时间内完成特定的工作。对于一时解决不了的问题,可以记下来,利用零星的时间去考虑,也许就会有新的解决方案。如果你一味地“钻牛角尖”,那么就会浪费大量的时间,到头来什么问题也解决不了,甚至影响了其他的工作计划。

  合理地利用工作时间6.考虑预期外的事务

  在实际的工作中,很多CIO会抱怨,计划安排得好好的,可是计划却赶不上变化,经常会有一些意外事件发生。对于这类事件,要为每项计划适当地留有多余的时间。当然,这时间太多太少都不行,这就取决于CIO自身的实际情况和工作经验来确定了。

  另外,努力使自己不留余地,尽量完成预期的工作。对于当天没能完成的工作,适当地加班,不要因为明天的计划安排中还有空余时间就留待明天。事实上,迫使自己在规定的时间内完成工作,这种压力反而会让你提升工作效率,正确迅速地完成工作。这样,会增强自信心,还会有成就感。对此,笔者是深有体会的。

  时间是最有伸缩性的。它可以稍纵即逝,也可以发挥出最大的效力。要想成为一名优秀的CIO,就必须善于平衡安排时间和优先度,充分合理地利用好每个可利用的时间,使时间价值最大化。当然,在实际工作中,还会有很多合理安排时间的诀窍,让李永在成长的过程中逐渐领会吧。

  合理地利用工作时间7.权衡利弊、分清缓急

  尹传东

  哈尔滨医科大学附属第二医院远程医学中心总工程师

  安排好时间主要是培养和养成安排时间、处理事情的观念及原则。当然,要配合前面所述的一些好的方法,通过长期的实践和提升,有意识的控制才能真正自如的安排时间。

  随着所担职务或工作任务的升迁及变化,每天工作所发生的事情也会增加,一天只要处理三、四个以上的事物,就会搅得你晕头转向,回过头来想一想,结果发现很多该做的事没有做,昨天计划好的事情也被打乱,甚至造成一些关系上的误解……

  李永所遇到的困惑对于任何新任的CIO或提升职务的人而言,确实大量的存在。遇到问题和困惑,得到的经验、办法的途径确实很多,如果有心经过一段或更长的时间总结和实践,确实会有很大的改善和提升,从方法论的角度分析,一般都需要或得到一些间接的方法。但是,你仔细琢磨后就会发现,其实还是一个观念上的问题,并如何认真的养成习惯的素质和观念。

  20多年以前,由于工作的需要,我从机关提任一个国营计算机公司的经理,开始的几个月总是一天忙忙乎乎的,上级领导和部门的同志来了得前去迎接。交代了任务要开会研究、布置,领导和上级部门的同志走了还得去送。公司每年都有销售任务,完不成销售任务,你得开会、出主意、找关系、研究办法。客户来了你得接待、做工作,新的技术知识还得紧跟学习,有关部门来检查,你得全程陪同。

  每天计划好的任务和要处理的事务,有时被一些事务打乱,事先答应要去的客户单位,被临时的事情所推掉,结果客户说我们做事不守时,没信誉。

  记得有一次,我和部门经理及技术人员约定下午去某银行信息处,见面介绍新机型。不巧审计局工作组临时通知,来审计公司财务,要求我在单位先接待他们。只好派部门经理和技术人员去了,下午一直等到4点钟,审计工作组的同志才来。银行信息处也没有去成,结果30台计算机的合同没有签成。后来得知,说我这个公司经理的架子大看不起他们,真是悔之晚矣。

  一天到晚忙得不亦乐乎,时间总是觉得不够用。更多的教训让我感到需要找一些好的办法,来解决时间冲突的矛盾,怎样处理同时发生的几个问题。
我当时想出了这么一个做事的原则,即每当你遇到需要同时处理几个事情时,就应该分清轻重缓急,这就像现在你还没有吃饭,又想去听下午的曲艺评书,可是偏偏这时,停在外面的汽车上的汽油桶着了火,先做什么呢?不用说谁都明白,应该先去报警、救火,救灭了火后再去吃饭,吃饱了饭后,有时间再去听评书。

  可是,在实际工作中还真没准,饿着肚子去听评书,结果火着落了架,你还没去救火。理论上讲都清楚,但是实际上一遇到事情时,你不认真想,还真分不清。

  例如案例中所描述的几个事情,一个集团信息化的研讨会,一个是参加协会信息化推进论坛介绍经验,一个是邀参加“如何利用知识管理提升企业决策的论坛会”,假如这三个事情同时发生,那就要分析哪个更重要,邀请参加“论坛会”没有“集团信息化”会议重要,“集团信息化”会议要比“介绍经验”重要,集团老总的事情能不去吗?

  所以两、三件以上事情的处理,应权衡利弊,两利之间取其重,先做更有利的事,两弊之间取其轻,不做最没利的事。

  合理地利用工作时间8.让管理进入良性循环

  徐志宏

  杭州联华华商集团有限公司信息部主任

  一个部门领导如何安排自己的时间,实质是如何进行有效管理的问题,即紧急又重要的事情应该是不多的,当经理人能花较多的时间处理重要但不紧急的事情,能未雨绸缪的时候,说明管理进入了良性循环。

  作为一个经理人,其工作时间基本是不能“自主”安排了。案例中的公司信息办主任李永,一个企业中层干部,是部门中的“一把手”,上级领导、横向部门与信息办联系的神经中枢,其工作的时间安排会经常被一些“意外事件”打断,总觉得时间不够用。

  看到这个案例,我想起了在前年去世的德鲁克的一本书《有效的经理人》,这本书中有章节专门叙述经理人如何对时间进行管理。在书中他提出了经理人管理时间的方法:记录自己的时间,管理自己的时间,集中自己的时间。

  记录自己的时间,就是在事情发生时,“实时”记录处理某件事情花费的时间,实在不行,也需要在下班时回顾记录当天发生的事情和处理的情况以及所耗用的时间。每隔一段时间进行分析统计,就可以知道自己的时间都消耗在哪些方面了。

  对消耗时间较多的事情,可以自己问一下自己这样的问题:这件事如果不做,会出现什么情况?这件事是否可以让别人去处理?我是否浪费了别人的时间?公司工作的事务,一般可以分为有计划的和临时发生的两大类,按照重要紧急程度可以分为重要并且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急四大类。
根据记录的时间耗用数据以及事务的重要紧急程度,分析哪些事是需要自己处理的,哪些事是可以交给部门中的其他人员进行处理的,哪些事是可以先放一放的。作为一个部门的领导者,一般开会是占用工作时间的大户,可以根据会议内容的情况,将会议分派给部门的中的有关人员参加。

  凡事抓住重要的、紧急的事情,分配好工作任务,调配好处理问题的资源,充分发挥本部门人员的积极性和能动性,关注目标的完成情况。

  对于目前李永手里的几件事:系统升级、新项目规划、IT固定资产整理。按照重要紧急分类,系统升级是重要并紧急的事情,因为“系统升级方案不赶紧定下来,很可能会对业务造成影响了”,所以要放在首位进行处理。

  新项目的规划是一件重要的事情,并且一般还需要与公司相关部门进行多次的沟通,可以与相关部门约定时间,列入工作计划中。IT固定资产整理相对于前面两件事情,其重要性和紧急程度都要弱些。李永可以制定出IT固定资产整理的要求及需要达到的目标。分配给部门中的某一个人具体负责,在碰到困难时给予协调即可。

  去协会的信息化推进论坛介绍公司在信息化的经验,需要准备的材料,可以交给部门内的人员进行整理和撰写,李永可以总体上把一下关,到时候出席论坛进行介绍就行。

  至于去杭州参观某制衣厂用户的信息化建设,李永只能根据情况,“忍痛割爱”或安排部门中的相关人员去了。

  一个部门领导如何安排自己的时间,实质是如何进行有效管理的问题。即紧急又重要的事情应该是不多的,如果每天都有即紧急又重要的事情发生,说明前期的重要工作没有处理好,没有做到防患于未然。当经理人能花较多的时间处理重要但不紧急的事情,能未雨绸缪的时候,说明管理进入了良性循环。

  读者俱乐部会员评论

  合理地利用工作时间9.规划和标准很重要

  可以从业务细分,责任到人,战略到位几点去开展工作。业务到位就是,根据公司业务的实际去有效分配各个人员,实行责任到人。IT部门的业务无非两大块:

  1、基础建设保障服务,根据实际情况分配不同的人去管理相关联的事务,Clientservice、datacenter、connectivity每一块也要专人去负责,互为备份。IT经理要做的是制定这些相关服务的标准,做部门的战略规划。

  2、跟公司业务相关联的IT应用,有的公司需要跟据公司业务做系统定制开发,维护。

  IT经理要做的是去跟业务部门做协调、沟通,了解业务特点提出框架性的意见和实施方法。关键是要责任到人,IT经理才会有自己的时间去思考IT经理应该去做的事情。(马修伟)

  合理地利用工作时间10.调节好心态

  社会发展越来越快,许多人透支了能量,甚至是透支了生命!据华夏心理网最新针对25岁~55岁职场人士的调查显示,超过半数以上的人表示,“经常连续熬夜数晚工作”和“工作太累,常没有时间睡觉”的分别达4.61%和7.94%,而有37.23%表示遭受失眠之苦。同时,职场人士主动参加健身锻炼的积极性也差强人意,比例仅为16.73%。有相当一部分人长期处于生理和心理的亚健康状态。(杜丹)

  合理地利用工作时间11.梳理时间

  李永走上领导岗位以后,要学会授权与放权,要给下级机会。合理的授权会使事情起到事倍功半的效果,而最关键的是能解放自己,从细节的事情中解脱出来,节约大量的时间。当然,授权与放权也是一个领导的重要技能,这也是需要学习和实践的。

  对工作做好规划,分清重要而不紧急和紧急但不重要的事情。最关键的是每天的时间安排非常重要,要形成规律,一定要安排出单独的时间来考虑那些非常重要而又不是十分紧急的事情,这些事情基本就是本部门或者公司的阶段性目标之类的事情。有了这些规划还不够,还要执行,要坚持执行下去。

  要提升开会的质量,节省时间。会议是我们最大的时间杀手,如果会议没有质量,那就更加浪费时间。开会一定要有目的,在开会前要告知参会者会议的议题,准备达成的结果等等,要围绕目的开会,这样的会议才会高效,节省时间。(周真志)

  合理地利用工作时间12.学会“有的放矢”

  从员工到CIO,不仅意味着称谓的变化,更意味着责任的变化。对于一名普通员工,所需面对的责任只是整个部门整体责任中的一个局部之一。而对于CIO而言,承担的不仅仅是IT部门的整体职责,而且还承载整个集团的信息化责任,所以日常工作中需要面对的各种“公关”活动(如:会议、交流等)。活动是无限的,但时间是有限的。
李永应该学会“有的放矢”,应该适当放权。作为一名CIO,不必“事必躬亲”,可以对自己部门的所有工作进行重新整理,对于重要的、原则性问题由自己掌握,而对于一些基础的问题可以适当地放权给手下员工,给他们以压力,以压力激励他们,激发他们的工作活力。(吴昱)

  合理地利用工作时间13.时间管理重在“谋划”

  王保国临别前对李永说的确实是肺腑之言,也是金石良言,只是因为李永最初的局限,他未能理解其中深意。其实每个从事具体工作的人走上领导岗位,所遇到的最大的困惑莫过于工作上的千头万绪、时间上的捉襟见肘。所以,时间管理已成了各项管理课程中最重要的内容之一。其实在时间管理上没什么技巧,只在于“谋划”。

  找上门来的事情千千万,都是自己该应付处理的吗?不一定!所谓谋定而后动,一定要制订几条规则,什么样的事情该亲自处理,什么样的事情听一听即可,什么样的事情连听都不必听要心里有数,不能做到时刻心里有数,就在心里有数的时候把它罗列出来,放到视线所及的地方时时提醒自己。

  总之,坚持原则,只处理在自己的角色上必要的事、重要的事!其它事怎么办?前面的朋友说得不少了,比如:分派给下级,你认为是负担的事,对于他来说未尝不是个机会呢!比如,委婉拒绝,有些事情或会议未必有我们想像的那样离了我们就不行或我们的面子就真那么重要;再比如,“随他去吧”,许多事情我们不必费什么心,就自然过渡了,世界不会因为我们没处理某一件具体事有什么改变。这就是谋划的第一重意义,可以概括为“确定原则,过滤杂事,处理要事”。

  谋划的第二重意义是“制订计划,遵循进度,避免随意”。工作的随意性是时间利用的大敌。能够做出计划和时间表的事情一定要制订计划,严格按照时间进度完成,只在极其必要或理由充分的情况下才改变进度。

  谋划的第三种意义就是“化零为整,化整为零”。比如处理邮件的时间、接电话的时间、不速之客来访的时间、心血来潮想起的要干的某件事的时间,尽可能地把它们放到一个整时间的规划里。也就是尽可能地把临时事件变成计划事件,这是化零为整。化整为零是什么?善于利用各种零碎时间,比如上厕所、等待、散布等等时间预进行原本打算用某个整时间来完成的事情,比如某个方案的设计思路、某篇文章的腹稿等等。总之,我们要想利用有限的时间完成尽可能多的有意义的事,就必须进行谋划。(安宇)

  合理地利用工作时间14.完成角色转换

  涉及管理的问题才是最重要的。现在开始重点去学习与体会如何管理好各种资源与机会,对于本部门重大的事情是重点解决。毕竟现在是领导都在看你如何把这个部门做好,而不是去如何提升自己的理论,现在是如何提升自己的实际能力。  

  以前深入解决的技术问题可以听取下级是如何去做的,再结合自己的经验去指导。是管理如何让资源发挥最大及下级配合工作。(丁承伦)

  合理地利用工作时间15.分解目标团队协作

  从信息部门的主任助理到主持工作的负责人存在一个角色转换过程,同时也为个人事业发展拓展出更大的空间、身上的责任、目标也随之发生很大变化,当助理时可以跟着主任意图走,你只是个参谋角色,主任不一样,部门里大事小事都得自己做主。

  如何安排好时间,存在个人时间与团队成员时间的调度问题,分清楚哪些问题需要亲自处理,哪些问题由别人去做,如果什么都管,就什么都管不好。

  寻找企业信息化战略与现实的结合点、调动员工智慧延长信息系统的生命周期、提升信息系统运行效率的办法是第一位的。尽管如此,对于主任而言,只需要思考出思路与做法,实践的过程可交与团队成员完成。

  信息化长期规划与短期规划的策划及实施是主任的头等大事。学习也好、社会关系也好其实都是以它为核心展开,摆正了这些事情的关系,也就找到了自己的定位、团队成员的定位,剩下的问题就是分解企业目标、调动团队中其他人员的事情。(赵元旭)

  合理地利用工作时间16.你最想要什么?

  如果是讲学习,那么,先看一看,哪些是最重要的,就先做哪些。如果有些东西是重要的可是又是你不喜欢的,那么就在做的过程当中加一些你喜欢的。如果是自己的工作和生活,那就更好安排了。假如你没有一个长远一点的目标,那么自然的,你就不知道一天应该怎么来安排了。
所以,首先,你应该先制定一个比较长远的计划,然后按着这个计划再制定一些比较小的计划。但是不要让自己太累,以前的时候,我就是有这个毛病,就是特别希望在一天之类把所有的事情都给做完。

  可是时间就那么点儿,怎么可能呢?还不如就选一些自己喜欢的来做。希望先制定计划,再去安排时间。(李庆波)

  合理地利用工作时间18.有时要说“不”

  对于案例中出现的情况,有以下几条解决途径可供参考。

  标定任务优先级,急事特办。领导面临的事情很多,有些是当下必须完成,不解决就会耽误正常工作进行的;有些属于公司的长远规划,可以放一下。标定任务优先级可以确保自己不被事情牵着走,工作安排了然于胸。

  适当放手,培养下级。从员工成长为领导,绝不仅仅是工作岗位的提升,也是工作重点的转换。以前做员工时需要事无巨细,躬身亲为。现在当了领导,大可不必事事亲历,应当学会乐得放权,而只在事情的关键时刻予以辅导帮助,这样既给予了员工信任感,帮助员工成长,又减轻了自己的负担,何乐不为?

  提升效率,主动管理领导。开会没有目的,会议结束拿不出有效解决方案,这样的会议在企业里比比皆是。作为中层领导,从企业角度着想,不妨选在适当的时机向高层领导进言,改变会议形式,减少会议次数,这样既节约了企业的会议成本,又节约了个人和他人的时间。

  中层经理人是两个角色的结合体,一是底层员工的经理人,二是高层经理人的被经理人,因此不仅要学习管理的技巧,也要学习“反管理”的方法。

  学会说不,适当拒绝各种广告、会务、论坛和邀请,在一段时间内,将某些与业务关联性不大的人或公司的联系方式,列入来电黑名单或者电子邮件黑名单。

  合理地利用工作时间19.分身有术

  当了领导,电话多、会议多、应酬多、文件多,的确够烦人的了。首先要集中精力干急需的份内的事情,需要干的份内的事不妨先排一下轻重缓急,哪些可以让属下干,自己只需交代方法,检查督促,前提是要相信属下。

  只有那些非自己出面干不可的事情,才集中精力去。千万不要事事不放手,都来亲自过问处理,那要忙死自己,也不会有效果;千万不要搞疲劳战,该休息时还勉强大家加班,疲劳状态下是不出活的;要提升自己处理问题的能力,不要自以为是,多听听属下的意见,要善于归纳,才能使工作不走弯路,提升效率。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。