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企业培训师观点:选择管理咨询公司“六步曲”

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

企业管理咨询公司认为,管理改进(或变革)是一项长期的、耗神费时的繁重工作,而无论是经理层还是基层员工每天还有很多其他的工作要做,如何才能协调好这二者之间的关系呢?企业往往有两种常见的办法:一是招聘或者从企业内部选拔专门负责这项工作的人员,二是聘请企业管理咨询公司。对大型企业,前者也许可行,但是对中小企业,这些人员一来不易获得,二来在项目完成之后,这些人员的安置也是很大的问题。因此,对中小企业,后者可能是更理想的选择。企业管理咨询公司拥有丰富的经验和渊博的知识,也能够掌握最新管理技术的发展,同时也了解类似企业的各种解决方案的优点和缺陷。

  聘请企业管理咨询公司最大的好处是:这不但可以节省企业使用自己的员工所带来的长期费用,而且由于变革集中,效果显著,也大幅度地降低了机会成本。

  然而,企业在选择企业管理咨询公司时却经常面临困惑:

  竞标的咨询公司有本地的也有外地的,有的还是全国知名的公司,但,项目建议书都做的比较漂亮,人员介绍也各有特点,除了价格上有比较大的差异,实在看不出什么差别。

  怎样才能选择一家合适的企业管理咨询公司呢?企业管理咨询公司提出了选择企业管理咨询公司的“六步曲”:

  【第一步:组织――确定专门工作小组】

  企业管理咨询公司认,企业贯彻任何管理决策都需要组织上的保证,要有专门的人、专门的团队协同工作。所以,企业开始选择企业管理咨询公司时,也应成立专门的工作小组。

  一般情况下,专门工作小组由三至五人组成,由公司负责人(董事长或总经理)任组长,分管或临时主抓常务工作的高层管理人员任副组长,组员一至三人,应是相关的部门经理或管理骨干。

  需要注意的是,不要把专门工作小组弄成“扩大会议”,降低管理效率,浪费管理资源。

  专门小组成员

  成员分工

  责任

  董事长或总经理

  组长

  传达决策层意图

  组织选择企业管理咨询公司的会议

  组织评审企业管理咨询公司

  分管或临时主抓常务工作的高层管理人员

  副组长

  组织搜集企业管理咨询公司资料

  与企业管理咨询公司进行初步协商

  相关的部门经理或管理骨干

  组员

  参与企业管理咨询项目前期分析、讨论;

  参与确定项目四要素

  参与海选企业管理咨询公司

  参与项目介绍

  参与评价企业管理咨询公司与《项目建议书》

  参与审议《咨询合同》
【第二步:聚焦――定义项目的四要素】

  企业管理咨询公司认为,企业管理咨询项目,要想获得成功,在企业聘请企业管理咨询公司之前,必须首先明确项目的四个要素:目标、范围、成本和进度。

  首先是定义项目的目标,即想要解决什么样的问题,达到什么样的状态。当然,项目的目标开始时不一定就十分明确,企业往往在与企业管理咨询公司接触的过程中会更进一步地明确项目的基本目标。

  项目的目标回答了“企业为什么要进行企业管理咨询”的问题。根据项目的目标,可以进一步确定其他三个要素的内容:

  ?项目范围:项目涉及范围包括哪些部门(财务、生产、人力资源等等)?每一部分需要实现到何种程度?

  ?项目成本:项目的预算有多少?预算如何分配?

  ?项目进度:项目进度如何安排(时间表)?有多少人专门从事这个项目的工作?各个部门需要提供什么样的人员?需要投入多少时间来参与和配合项目的工作?

  很多企业聘请企业管理咨询公司的效果不理想,甚至最后大家不欢而散,一个主要的原因就是企业自己没有事先明确的定义自己的需求,而是请来了企业管理咨询公司之后,由企业管理咨询公司来告诉企业该如何做,等项目进行完了,发现并不是自己需要的结果。

  【第三步:海选――寻找候选企业管理咨询公司】

  企业管理咨询公司大致上分为两种类型:大型综合性企业管理咨询公司和小型专业化企业管理咨询公司。大型企业管理咨询公司业务范围比较宽广,但是通常价格不菲。小型专业企业管理咨询公司的业务比较集中,可以提供更专业化的服务。

  选择企业管理咨询公司,不应该简单的迷信“越有名越好”,关键要看企业管理咨询公司对企业的项目所涉及的内容的知识和经验。寻找有经验的、适合企业的企业管理咨询公司的一个最好的办法是同行调查。企业可以与自身规模相似,业务相似的其他企业接触,了解他们聘请的企业管理咨询公司,听听他们对这些企业管理咨询公司工作质量的评价,服务情况等。除了同行业企业之外,行业组织或者行业协会也是比较好的信息来源。

  选择候选企业管理咨询公司可以参考下面的标准:

  企业管理咨询公司过去的业绩记录;

  企业管理咨询公司的咨询顾问的资质,他们教育背景、经验、行业知识等;

  企业管理咨询公司的资费标准、性能价格比、付款方式;

  企业管理咨询公司根据企业的需要进行个性定制的能力和水平;

  参考客户。

  根据项目的大小,一般来说可以选择3~5家企业管理咨询公司作为候选。不能太少了,也不能太多。
【第四步:沟通――项目介绍】

  在确定了候选的企业管理咨询公司之后,企业就可以开始着手与企业管理咨询公司进一步接触。在这一步注意两点:

  企业向企业管理咨询公司介绍项目的基本需求;

  企业不能只是单方面地宣讲,要与企业管理咨询公司展开讨论,在讨论过程中确定项目目标、了解企业管理咨询公司的能力、思路;

  在与各个企业管理咨询公司接触后,要求每个企业管理咨询公司提出《项目建议书》,阐述他们对项目的理解、咨询思路、咨询成果、进度安排、项目预算等。

  在这一阶段,切忌只简单介绍公司情况和基本目标就要求企业管理咨询公司提供《项目建议书》,反过来,如果企业管理咨询公司没有对公司的基本问题进行初步的把握就提供《项目建议书》,这种企业管理咨询公司要么是能力强得不得了(目前这种咨询公司还没出现过,什么“五大”、“四大”,也是枉然),要么就是极不可信赖的。

  【第五步:评价――评价企业管理咨询公司】

  在收到候选企业管理咨询公司的《项目建议书》之后,企业可以组织评估各个企业管理咨询公司了。在评估过程中,有以下几个方面是需要企业格外留意的:

  首先,根据企业管理咨询公司对企业面临的问题的解决思路,企业可以大致获得他们将如何实施这个项目。要注意两类企业管理咨询公司是不可取的:一类是将过多的责任和工作推给了企业,另一类则是“大包大揽”。

  其次,企业应注意企业管理咨询公司是否真正听取了企业的要求,他们的《项目建议书》中是否清楚地告诉了企业将解决什么问题了吗?很多《项目建议书》仅是这些企业管理咨询公司以前方案的简单复制,缺乏对企业的项目的针对性。这种方案是不可取的。

  第三,要看企业管理咨询公司是否提供了性能价格比最高的方案。有的企业管理咨询公司会将一些服务的范围扩大,标准提升,以便获得更高的收入。

  最后,企业不宜要求企业管理咨询公司在《项目建议书》中为企业的问题提出创新的解决方案,企业需要明白,企业管理咨询公司的创新性是需要在咨询过程中体现的,那么如何识别他们的创新能力呢,那就看《项目建议书》中他们在处理以前案例中的成功之处。过分强调创新性对企业将是危险的,因为那些创新的,没有经过实践的方法或方案,往往是存在巨大风险的。

  当企业评估建议书时,要注意平衡质量、经验的重要性和项目预算之间的关系。企业应该在能支付得起的范围内选择最好的方案。如果在项目预算范围之内,不能找到合适的,企业就需要重新定义项目的范围或者增加预算。

  为方便企业评选企业管理咨询公司,企业管理咨询公司提供了BPIP项目中的工具《选择咨询公司备忘录》,里面给出了评价企业管理咨询公司的工具。

  同时,企业还可以参考企业管理咨询公司的中一篇文章《如何评估企业管理咨询公司》。

  【第六步:合作――签订合同】

  第六步就是签订合同了。大多数企业管理咨询公司有标准的合同范文,不管有没有,企业要保证项目合同中要包括以下内容:

  一份可交付文件清单

  项目完成日期

  费用和支付计划

  企业和企业管理咨询公司评估项目进展和解决任何出现问题的检查点(或者叫里程碑)

  在项目完成之前,任何一方可以终止合同的机制

  解决争议的方法

  严格按以上六个步骤选择企业管理咨询公司,企业的企业管理咨询项目已经成功了一半了,剩下的一半就需要双方的通力合作了。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。