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企业培训师观点:做好时间管理,不如改正工作习惯

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

语境做好时间管理,不如改正工作习惯    

  要做好时间管理,与其花时间烦恼如何拟定规划,把最多的工作塞进有限的时间表里,还不如彻底检讨、修正你的工作习惯或方式,减少时间的浪费。  

  时间管理的第一守则,就是“Dotherightthingright.”(用对的方法做对的事情)。  

  但是多数人只做到前半段,却忘了后半段。翻开许多谈论时间管理的书籍或文章,内容一定是告诉你,如何依据事情的轻重缓急,设定优先顺序。  

  但事实上,如何用对的方法做对的事情,其实更重要。    

  做事有方法,时间自然变多    

  台湾交通大学资讯管理研究所教授黎汉林就曾要求高级工商管理学生一年要看完100本书,当场引起大老板们的激烈抗议。工作的事情都处理不完,怎么可能还有时间读这么多书?  

  直到学期最后,大家才恍然大悟是怎么一回事。“我想测试看看,有几个人可以找到最有效的读书方法,”黎汉林说。事后他才向高级工商管理学生解释什么是有效的阅读方法,从目录、内文标题、前言以及关键章节的内容当中,抓住整本书的核心概念,再用简短的字数描述这个概念,就能吸收到一本书的精华。  

  改善时间管理,不只是讨论哪些事情该做、哪些事情不该做,你还得更进一步改变做事方法,多注意平常忽略掉的小细节,让工作流程达到“最佳化”,大幅减少时间浪费。  

  该如何开始?美国卡内基训练公司(DaleCarnegie&Associates)前首席执行官、目前担任史都华李文顾问公司(StuartLevine&Associates)首席执行官的史都华·李文(StuartR.Levine),在《关键时刻》(CuttotheChase)这本新书中提供了有用解答。    

  减少时间浪费方法1、思考要慢,执行要快。  

  有些事情一旦你决定了,就无法再回头,或者事后得花双倍的力气去调整。  

  如果你真的想要节省时间,“第一次就要做对”是很重要的原则,宁可事前多花点时间,仔细讨论,想清楚再动手,即使事后仍需要调整,但也不至于会太过离谱。    

  减少时间浪费方法2、再三确认,知道你该做什么。  

  如果你一开始就会错意,不清楚对方要的是什么,就是在浪费时间做白工。很多时候,甚至你觉得很清楚对方的意思,最后却发现相差十万八千里。到底是对方没说清楚,还是你的理解能力有问题?  

  假设你的主管要求你下星期报告最近的重大经济趋势,你可以自己先设想,哪些内容会是主管想要的,然后立即和主管讨论,确定你们彼此之间的认知是一致的,就可以开始工作。  

  但是如果主管交代完,你就直接问比较细节的问题,例如是哪些经济趋势,一时之间他可能也很难说清楚,不如先做大略的研究,提出你初步的构想,再和主管确认最后内容的走向,会更有效率。    
减少时间浪费方法3、时间压力越大,工作效率越高。  

  规划工作行程表时,不要只是列出该做的工作项目,还要在旁边写上预计完成的时间。一旦有了时间限制,就有了限期完成的压力,工作时就会比较专注,而不会毫无限制的拖延。  

  李文在规划每天的工作行程之前,除了列出工作项目之外,还会写上预计要花费的时间,等到一天的工作结束之后,再把实际花费的时间写出来,包括中途被打断的时间,相互比较,这样就可以清楚知道自己是否预估正确,下次预估的精准度就会提升。    

  减少时间浪费方法4、工作之前,先把办公桌清理干净。  

  如果你去知名餐厅或饭店的厨房就可以发现,厨师在开始烹饪之前,必定会把需要用到的食材和工具依照先后顺序整齐地排列好。  

  同样的,工作时不要把时间浪费在找东西上。开始工作之前,请先空出一个干净的桌面出来,再把可能需要用到的资料或物品,放在方便拿取的地方。    

  减少时间浪费方法5、向外求助,别闭门造车。  

  如果你新接某个工作或项目,应该先询问有经验的同事或主管,什么样的工作方式最有效率,不要浪费时间自己去摸索,以免走错方向。  

  平常,也应该多观察他人不错的工作习惯,自己多加学习,例如如何整理档案文件、管理客户等,这些都是伸手可及、立即可用的方法,应多加利用。    

  减少时间浪费方法6、凡事主动,等待只是浪费时间。  

  每次当有人说“我再打给你”这句话时,就当他没说过。请别浪费时间等待对方的回音,直接拿起电话打给对方,才是明智之举。  

  或是,你的朋友或同事帮你介绍新的客户或是某个人,先询问他,你是否可以直接联络那个人,一方面表示尊重,另—方面又可以节省等待的时间。    

  减少时间浪费方法7、改变自己,适应其他人的工作习惯。  

  工作的完成需要有很多人的共同参与,但是每个人习惯的工作方式都不一样,往往容易引起不必要的时间浪费。  

  要改变别人,不如先改变自己,顺应别人的工作方式,让流程的进行可以更有效率。平常互动时,多观察对方的工作习惯,或是他最讨厌别人有哪些坏习惯,避免自己踩到地雷。    
减少时间浪费方法8、成功也要花时间分析。  

  我们常要求自己了解犯错背后的原因,避免下次再犯。  

  但是,你也应该知道自己哪些部分做得很好、原因是什么。下次再遇到类似情况时,你才知道如何达到成果。当你知道成功的原因,又能避免可能的错误,才会有绝对的把握。    

  避开浪费时间的4大元凶    

  提升工作效率的同时,也要避免浪费时间的活动。邓肯集团顾问公司(TheDuncanGroup)负责人及畅销书作家陶德·邓肯(ToddDuncan)列举出一般人最常见的4种浪费时间的原因。    

  1、多做没有必要的工作。  

  你之所以觉得时间不够用,主要原因在于把时间浪费在没有必要的干扰上。  

  当然,干扰是无法避免的,总是有紧急事情需要处理,但是你还是可以做一些防范工作。  

  例如,你可以申请2个移动电话号码,一是工作上使用,另外则是与家人或朋友联络时使用,就可以避免在上班时间接到朋友打来、但不是很重要或紧急的电话,减少无谓的干扰。  

  电子邮件的使用也是一样。美国圣路易斯大学传播学教授佩吉·透纳(PaaigeTurner)建议,你可以依据不同类别的寄信人,设立不同的帐号,让自己可以更有效管理。  

  另外也可以使用自动回复的功能,告诉对方你在哪个时段才会回信,这样就可以安心地只在某个时段回信,又不会让对方觉得你工作效率不佳,没有即时给对方回音。  

  最后,每天傍晚可以留大约半小时到1小时的时间,用来回复内容较为复杂、或需要详细解说的信件,一次就沟通清楚,而不是急着回复对方,结果来来回回好几次才搞定,这也是在浪费时间。    

  2、当滥好人。  

  这种人不论别人有什么要求,都照单全收。特别是做业务的,为了抢生意,客户各种无理的要求都忍气吞声的答应,做了太多超出业务范围以外的事情,其实大可不必这样做。  

  你自己应该要设定界线,哪些可以为客户做、哪些不可以,只要有清楚的原则,客户也会接受。如果你自己没有原则,只会让对方得寸进尺,最后吃亏的还是自己。    

  3、迷信科技产品。  

  科技产品确实能帮助我们增加效率,但是如果做得太过,也可能让工作没效率。  

  如果你已经有习惯的工作方式,例如你习惯用手写笔记的方式排定行程表,而且效果也很好,就不一定非得特地去买PDA。身上有太多科技产品,只会让你疲于应付。    

  4、重量不重质。  

  工作效率的衡量标准不是看你做完了几件事情,而是看这些事情的价值。
  
  以业务来说,你的工作效率不在于完成多少笔生意,而是应该就你的投入与可得报酬来看。也许今天你只拿到一笔生意,但是带来的收益可能是过去半年的业绩总和。  

  不妨现在就开始,重新检讨你的做事方法,改变浪费时间的工作坏习惯。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。